Zawarcie umowy o pracę przez osobę nieupoważnioną

Kodeks pracy stanowi, że za pracodawcę będącego jednostką organizacyjną czynności w sprawach z zakresu prawa pracy, w tym zawarcia umowy o pracę, dokonuje osoba lub organ zarządzający tą jednostką albo inna wyznaczona do tego osoba (art. 3¹ § 1 k.p.). Dotyczy to odpowiednio pracodawcy będącego osobą fizyczną, który nie dokonuje tych czynności osobiście (art. 3¹ § 2 k.p.). Zarówno osobę zarządzającą (np. dyrektora, likwidatora), jak i organ zarządzający (np. zarząd) wskazują przeważnie przepisy ustawy, statut danej osoby prawnej, regulamin pracy bądź decyzja.

Osoba wyznaczona do sprawowania funkcji z zakresu prawa pracy może działać zarówno w imieniu pracodawcy będącego jednostką organizacyjną (w takiej sytuacji osobą reprezentującą może być m.in. dyrektor personalny), jak i osoby fizycznej (w tym przypadku reprezentantem może być np. pełnomocnik). Wyznaczenie tej osoby następuje przez złożenie oświadczenia woli pracodawcy i wyrażenie na to zgody przez tę osobę (wyrok SN z 20 września 2005 r.). Dla oświadczenia woli nie jest wymagana żadna szczególna forma, chociaż do celów dowodowych oświadczenie powinno zostać złożone w formie pisemnej.

Upoważnienie do dokonywania czynności z zakresu prawa pracy powinno wskazywać imiennie osobę upoważnioną, a także zakres umocowania.

Problem właściwego reprezentowania pracodawcy nie występuje, gdy umowę o pracę podpisuje bezpośrednio osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, chyba że została całkowicie lub częściowo ubezwłasnowolniona. Natomiast bardzo często występują sytuacje, w których umowę o pracę, w imieniu pracodawcy będącego jednostką organizacyjną, podpisuje osoba do tego nieupoważniona. Dotyczy to szczególnie spółek handlowych, gdzie kwestia właściwej reprezentacji jest znacznie bardziej skomplikowana.

Do zawarcia umowy o pracę przez osobę nieupoważnioną może dojść albo w razie podpisania umowy w imieniu pracodawcy przez osobę nieupoważnioną, albo gdy wprawdzie osoba ta była do tego upoważniona, ale jej upoważnienie nie obejmowało zawierania umów o pracę.

Potwierdzenie zawarcia umowy

Ważność umowy zawartej przez osobę, która nie ma umocowania lub przekroczy jego zakres, zależy od potwierdzenia jej przez osobę, w imieniu której została zawarta (art. 103 k.c. w zw. z art. 300 k.p.). Czynność dokonana przez takiego rzekomego pełnomocnika jest dotknięta tzw. bezskutecznością zawieszoną (wyrok SN z 28 marca 2007 r.). Oznacza to, że umowa o pracę zawarta przez osobę działającą rzekomo w imieniu pracodawcy, która nie miała do tego umocowania lub przekroczyła jego granice, jest skuteczna dopiero po jej potwierdzeniu przez pracodawcę, tj. przez właściwie upoważnioną do tego osobę działającą w imieniu pracodawcy.

Zarówno potwierdzenie, jak i ewentualna odmowa potwierdzenia zawarcia umowy o pracę następuje w drodze stosownego oświadczenia woli, wyrażonego w sposób wyraźny lub dorozumiany (art. 60 k.c.). Odmowa potwierdzenia oznacza, że umowa o pracę staje się nieważna z mocą wsteczną, tj. od chwili jej zawarcia (wyrok SN z 28 listopada 2007 r.). Udzielenie potwierdzenia powoduje, że ustaje stan bezskuteczności zawieszonej i umowa o pracę staje się ważna i skuteczna z mocą wsteczną, tj. od daty jej zawarcia.

Przykład

Reprezentujący pracodawcę w sprawach z zakresu prawa pracy dyrektor generalny wyłonił w trakcie procesu rekrutacyjnego 3 osoby na wakujące stanowiska. Następnie polecił dyrektorce działu kadr przygotowanie dla nich stosownej dokumentacji. Dyrektorka mimo braku stosownego upoważnienia podpisała umowy o pracę z tymi osobami. Umowy te są ważne. Należy przyjąć, że dyrektor generalny w sposób dorozumiany potwierdził nawiązanie stosunku pracy z tymi osobami, ponieważ to on dokonał wyboru tych konkretnych osób spośród wielu kandydatów i sam zlecił ich zatrudnienie, określając warunki poszczególnych umów.

Dopuszczenie do pracy

Potwierdzenie umowy o pracę zawartej przez osobę nieupoważnioną może nastąpić także przez dopuszczenie do pracy. Do nawiązania stosunku pracy może dojść bowiem także na podstawie czynności faktycznych, jeżeli wynika z nich, że jedna strona wyraża zobowiązanie do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz drugiej strony, a druga do zatrudniania jej za wynagrodzeniem (wyrok SN z 8 czerwca 2010 r.). Przez dopuszczenie do pracy może dojść do nawiązania stosunku pracy, nawet gdy umowa o pracę podpisana przez nieupoważnioną osobę jest bezwzględnie nieważna i nie podlega konwalidacji.

Przykład

Z członkiem zarządu w imieniu spółki z o.o. umowę o pracę podpisał członek rady nadzorczej, który nie miał umocowania do zawierania umów o pracę z członkami zarządu (umowę o pracę z członkiem zarządu spółki z o.o. może zawrzeć wyłącznie rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany przez zgromadzenie wspólników – art. 210 § 1 k.s.h.). Przez 3 lata osoba ta codziennie wykonywała pracę w godzinach urzędowania firmy. Gdy zachorowała, ZUS odmówił jej wypłaty wynagrodzenia chorobowego, twierdząc, że umowa o pracę była nieważna, gdyż spółka nie była należycie reprezentowana. Mimo bezwzględnej nieważności umowy do nawiązania stosunku pracy doszło przez dopuszczenie członka zarządu do pracy, a taki stan rzeczy akceptowała osoba właściwa do reprezentowania pracodawcy. ZUS powinien więc wypłacić świadczenie chorobowe.

Po stronie pracownika

Umowę o pracę samodzielnie mogą zawrzeć osoby o ograniczonej zdolności do czynności prawnych, tj. osoby ubezwłasnowolnione częściowo i małoletnie, które ukończyły 13 lat. Dodatkowo przepisy Kodeksu pracy zawierają zakaz zatrudniania osób, które nie ukończyły 16 lat (art. 190 § 2 k.p.).

A zatem do zawarcia umowy o pracę przez osobę nieuprawnioną po stronie pracownika może dojść, gdy podpisze ją osoba, która nie ukończyła lat 16 lub jest całkowicie ubezwłasnowolniona. W pierwszym przypadku wprawdzie umowa jest ważna, ale pracodawca ma obowiązek jej wypowiedzenia, niezwłocznego odsunięcia takiej osoby od wykonywania pracy i zapłaty wynagrodzenia za okres wypowiedzenia. W drugim, wobec całkowitego pozbawienia prawa do samodzielnego podejmowania jakichkolwiek czynności prawnych należy przyjąć, że zawarta przez osobę całkowicie ubezwłasnowolnioną umowa jest nieważna. Brak jest jednak przepisów jednoznacznie stwierdzających, czy osoba całkowicie ubezwłasnowolnia może być pracownikiem.

Podstawa prawna:

• art. 3¹, art. 22 § 3, art. 190 § 2, art. 300 Kodeksu pracy,
• art. 60, art. 103 Kodeksu cywilnego.

Orzecznictwo:

• wyrok SN z 20 września 2005 r. (II PK 412/04, OSNP 2006/13–14/210)
• wyrok SN z 28 marca 2007 r. (II CSK 530/06, niepubl.),
• wyrok SN z 28 listopada 2007 r. (V CSK 288/07, niepubl.),
• wyrok SN z 8 czerwca 2010 r. (I PK 16/10, niepubl.).