Pracodawca nie musi podawać przyczyny wypowiedzenia przy wypowiadaniu umów terminowych, czyli w przypadku umów na okres próbny, umów na czas określony (w tym umów na zastępstwo) i umów na czas wykonania określonej pracy. Rozwiązanie takie uznane zostało za zgodne z konstytucją (wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 2 grudnia 2008 r., P 48/07, OTK-A 2008/10/173).
Korzyści
Wypowiedzeń terminowych umów o pracę nie trzeba uzasadniać.
W przypadku rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia pracodawca ma obowiązek podania przyczyny wypowiedzenia bez względu na to, jaką umowę rozwiązuje. Jeśli pracodawca ma zamiar rozstać się z pracownikiem w tym trybie, zawsze jest zobowiązany do podania przyczyny, która była podstawą jego decyzji (art. 30 § 4 Kodeksu pracy).
Kodeks pracy nie wskazuje warunków, jakim powinna odpowiadać przyczyna wypowiedzenia umowy o pracę lub przyczyna rozwiązania umowy bez wypowiedzenia. Można je jednak określić opierając się na orzecznictwie Sądu Najwyższego.
Wymagania formalne, jakie powinna spełniać przyczyna zwolnienia z pracy podana pracownikowi przez pracodawcę, są identyczne w przypadku wypowiedzenia umowy o pracę i rozwiązania umowy bez wypowiedzenia. Inny jest tylko katalog przyczyn uzasadniających taką decyzję pracodawcy. Wypowiedzenie jest bowiem zwykłym sposobem rozwiązania umowy o pracę z pracownikiem. Z tego powodu przyczyna wypowiedzenia umowy o pracę nie musi charakteryzować się znacznym naruszeniem obowiązków pracowniczych ani powodować szkód po stronie pracodawcy. Nie jest też wymagane udowodnienie zawinionego działania pracownika, co potwierdza wyrok Sądu Najwyższego z 3 sierpnia 2007 r. (I PK 79/07, M.P.Pr. 2007/12/651).
Poważnym naruszeniem obowiązków pracowniczych musi być natomiast przyczyna uzasadniająca rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu naruszenia przez pracownika jego podstawowych obowiązków (art. 52 § 1 Kodeksu pracy). To, jaka konkretna przyczyna zostanie wskazana przez pracodawcę, zależy więc od okoliczności faktycznych danej sprawy. Często może się jednak zdarzyć, że przyczyna, która nie uzasadniałaby rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia, mogłaby zostać uznana przez sąd za wystarczającą, gdyby była podstawą wypowiedzenia umowy o pracę. W opinii Sądu Najwyższego przyczyna, która okazała się niewystarczająca do uzasadnienia niezwłocznego rozwiązania umowy o pracę z winy pracownika (art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy), może być uzasadnioną przyczyną wypowiedzenia umowy o pracę – nawet po prawomocnym przywróceniu do pracy pracownika – jeżeli jest nadal aktualna (wyrok z 13 kwietnia 2005 r., II PK 230/04, OSNP 2006/1-2/5).
PRZYKŁAD
Pracodawca rozwiązał umowę o pracę z pracownikiem bez wypowiedzenia, wskazując jako przyczynę swojej decyzji częste spóźnienia pracownika, które w opinii pracodawcy stanowiły ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. Sąd pracy, po odwołaniu pracownika, przywrócił go do pracy stwierdzając, że tylko jedno spóźnienie miało miejsce w terminie pozwalającym podjąć pracodawcy decyzję o dyscyplinarnym rozwiązaniu umowy i nie można uznać go za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków. Po przywróceniu do pracy pracownik dalej się spóźniał. Pracodawca może wypowiedzieć mu umowę o pracę wskazując jako przyczynę wypowiedzenia jego częste spóźnienia.
Przyczyna zwolnienia nie może budzić wątpliwości pracownika
Uchybienia pracodawcy przy wskazywaniu pracownikowi przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę lub rozwiązania jej bez wypowiedzenia można oceniać w dwóch aspektach. Po pierwsze, w kontekście zgodności w zakresie formalnym czynności pracodawcy, a po drugie, jej zasadności (wyrok SN z 18 kwietnia 2001 r., I PKN 370/00, OSNP 3/2003/65). Są to niezależne od siebie przesłanki oceny żądania pracownika uznania wypowiedzenia za bezskuteczne, przywrócenia do pracy albo odszkodowania.
W zakresie zachowania wymaganej prawem formy wypowiedzenia obowiązek pracodawcy sprowadza się do podania przyczyny wypowiedzenia w piśmie zawierającym jego oświadczenie w taki sposób, by pracownik poznał motywy będące podstawą takiej decyzji pracodawcy. Sprostanie wymaganiom dotyczącym podania przyczyny wypowiedzenia polega zatem na wskazaniu przyczyny w sposób jasny, zrozumiały i dostatecznie konkretny (wyrok SN z 10 maja 2000 r., I PKN 641/99, OSNP 20/2001/618).
W przypadku aspektu zasadności przyczyny wypowiedzenia chodzi natomiast o to, aby wskazana przyczyna mogła być uznana za uzasadniającą wypowiedzenie umowy o pracę lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia. Wymóg ten spełnia wskazanie przyczyny, która po pierwsze, jest rzeczywista, a po drugie, faktycznie uzasadnia wypowiedzenie umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia.
Przed sądem nie można zgłaszać nowych przyczyn
Najczęstszą przyczyną uwzględniania przez sądy pracy pozwów pracowników, w których domagają się oni odszkodowania, uznania bezskuteczności wypowiedzenia lub przywrócenia do pracy, są błędy formalne popełniane przy wskazywaniu pracownikowi przyczyny wypowiedzenia lub rozwiązania umowy. Pracodawca, który chce uchronić się przed przegraniem procesu z pracownikiem, przyczynę rozwiązania umowy o pracę musi podać w sposób szczególnie staranny. W tym zakresie najważniejsze jest odpowiednie skonkretyzowanie przyczyny wypowiedzenia. Najlepiej, aby miało ono kilka zdań. Po pierwsze, powinno wskazywać pracownikowi, co było podstawą decyzji pracodawcy i czy w związku z takim określeniem przyczyny warto odwoływać się do sądu pracy. Po drugie, ma umożliwić pracownikowi przygotowanie argumentów przed sądem pracy na wykazanie bezzasadności decyzji pracodawcy.
Przyczyna wskazana w rozwiązaniu umowy przez pracodawcę określa zakres badania przez sąd jej zasadności w przypadku odwołania pracownika. Jeżeli zatem pracodawca niedostatecznie skonkretyzuje przyczynę lub nie wskaże wszystkich przyczyn, które jego zdaniem uzasadniały rozwiązanie stosunku pracy z pracownikiem, nie będzie miał prawa powołania się na nie przed sądem pracy.
W wyroku z 8 stycznia 2008 r. (I PK 177/07) będącym kontynuacją ustalonej linii orzecznictwa Sąd Najwyższy stwierdził, że „już z samego oświadczenia pracodawcy o wypowiedzeniu musi wynikać w sposób niebudzący wątpliwości, co jest istotą zarzutu stawianego pracownikowi i usprawiedliwiającego rozwiązanie z nim stosunku pracy. Dalsza konkretyzacja i uzupełnianie przyczyny wypowiedzenia mogą służyć pełniejszemu uzasadnieniu wypowiedzenia, nie mogą jednak usunąć wadliwości (niekonkretności) określenia jego przyczyny w oświadczeniu o wypowiedzeniu”.
Zagrożenie
Przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę nie można skonkretyzować dopiero przed sądem, bo nie zostanie uwzględniona przez sąd.
To, w jaki sposób zostanie sformułowana przyczyna wypowiedzenia umowy o pracę, zawsze zależy od okoliczności faktycznych danej sprawy. W niektórych sytuacjach nawet ogólne ujęcie przyczyny może nie doprowadzić do jakichkolwiek wątpliwości co do tego, do jakiego konkretnie zachowania pracownika (działania lub zaniechania) przyczyna ta jest odnoszona. Jeżeli w danych okolicznościach faktycznych ogólne ujęcie przyczyny rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia nie budzi wątpliwości (w szczególności gdy nie mogło budzić żadnych wątpliwości u zwalnianego pracownika) co do tego, z jakim zachowaniem czy zachowaniami, które miały miejsce w określonym czasie, łączy się ta przyczyna, to należy uznać, że wymóg wskazania przyczyny wypowiedzenia został spełniony.
PRZYKŁAD
Pracownik magazynu został złapany na gorącym uczynku, gdy wydawał swoim pomocnikom przywłaszczone towary. W czasie postępowania karnego pracownik od razu przyznał się do winy. Pracodawca rozwiązując umowę o pracę w trybie dyscyplinarnym jako przyczynę wskazał popełnienie przestępstwa na szkodę pracodawcy. Chociaż przyczyna rozwiązania umowy została określona w sposób bardzo ogólny, to nie może ulegać wątpliwości, do jakiego zdarzenia się odnosiła.
Konkretyzacja przyczyny nigdy nie jest taka sama
Gdy dochodzi do procesu sądowego, ocena podanej w wypowiedzeniu przyczyny pod względem jej konkretyzacji zawsze jest dokonywana z punktu widzenia pracownika. To pracownik ma wiedzieć i rozumieć, z jakiego powodu pracodawca wypowiedział mu umowę o pracę. Z tego powodu zakres konkretyzacji przyczyny wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia zależy m.in. od dwóch okoliczności. Po pierwsze, od tego, jakiemu pracownikowi pracodawca składa swoje oświadczenie woli, a po drugie, od tego, czy okoliczności podawane pracownikowi jako przyczyna wypowiedzenia (rozwiązania umowy bez wypowiedzenia) były już mu wcześniej znane.
WAŻNE!
Pracodawca nie wywiązuje się z obowiązku podania przyczyny wypowiedzenia w wypowiedzeniu umowy o pracę na czas nieokreślony lub w oświadczeniu o rozwiązaniu jej bez wypowiedzenia, gdy albo nie wskazuje jej w ogóle, albo gdy wskazana przyczyna jest niejasna, niedostatecznie konkretna i niezrozumiała dla pracownika.
Pracodawca, rozwiązując z pracownikiem umowę o pracę, określenie przyczyny wypowiedzenia musi dostosować do stanowiska, które zajmuje pracownik, jego wiedzy ogólnej oraz przewidywanego zakresu zrozumienia przez pracownika intencji pracodawcy. Zasadą jest więc to, że przyczyny wypowiedzenia lub rozwiązania umowy podawane pracownikom zajmującym wyższe stanowiska i lepiej wykształconym mogą być sformułowane w sposób bardziej ogólny i mniej opisowy. Sąd Najwyższy w wyroku z 2 września 1998 r. (I PKN 271/98, OSNAP 1999/18/577) stwierdził natomiast, że konkretność wskazania przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę należy oceniać z uwzględnieniem innych, znanych pracownikowi okoliczności uściślających tę przyczynę. Podobne stanowisko Sąd Najwyższy zajmował także w orzeczeniach dotyczących rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia. Na przykład w wyroku z 26 maja 2000 r. (I PKN 670/99, OSNAP 2001/22/663) Sąd Najwyższy stwierdził, że brak konkretyzacji przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę nie stanowi podstawy roszczenia o przywrócenie do pracy albo odszkodowanie, jeżeli pracodawca w inny sposób zapoznał pracownika z tą przyczyną. Z ogólnej reguły, którą powinien kierować się pracodawca określający przyczynę zwolnienia pracownika, wynika, że konkretyzacja przyczyny zależy od zakresu wiedzy pracownika o przyczynie zwolnienia. Im mniejszym zakresem informacji na temat wskazywanych przyczyn zwolnienia dysponuje pracownik, tym bardziej szczegółowa i drobiazgowa musi być przyczyna wypowiedzenia.
Ogólniki nie stanowią prawidłowego określenia przyczyny zwolnienia
W utrwalonym orzecznictwie Sądu Najwyższego przyjmuje się, że podanie w piśmie wypowiadającym pracownikowi umowę o pracę na czas nieokreślony zarzutu „niewłaściwego wywiązywania się z obowiązków” czy użycie innego ogólnikowego bądź powielonego z tekstu ustawy zwrotu językowego nie jest wystarczającym wskazaniem przyczyny wypowiedzenia. Sąd Najwyższy uznaje ponadto, że powoływanie się przez pracodawcę dopiero w trakcie procesu na niewywiązywanie się przez pracownika z nałożonych na niego obowiązków pracowniczych należy uznać za spóźnione i niedopuszczalne, gdyż skonkretyzowana przyczyna wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę powinna być mu znana najpóźniej z chwilą otrzymania pisma wypowiadającego umowę (wyrok SN z 8 stycznia 2007 r., I PK 175/06). Sąd pracy nie może i nie powinien zastępować pracodawcy w poszukiwaniu innych przyczyn dokonanego wypowiedzenia niż wskazane w piśmie wypowiadającym umowę o pracę.
W postępowaniu sądowym dopuszcza się natomiast precyzowanie lub wskazywanie okoliczności mieszczących się we wskazanej pracownikowi przyczynie wypowiedzenia pod warunkiem, że okoliczności te są znane pracownikowi i zarazem mieszczą się w pojęciu (kategorii) wskazanej przyczyny wypowiedzenia.
PRZYKŁAD
Pracownik jest zatrudniony w spółce od 10 lat. Nigdy nie otrzymywał kar dyscyplinarnych. Przełożeni nie wnosili żadnych zastrzeżeń co do sposobu wykonywania przez niego pracy. W kwietniu 2010 r. pracownik otrzymał wypowiedzenie, w którym jako przyczynę wskazano niezadowolenie pracodawcy ze sposobu wykonywania obowiązków pracowniczych. Pracownik może łatwo podważyć wypowiedzenie, wskazując na jego niezgodność z prawem z uwagi na zbyt mało skonkretyzowaną przyczynę wypowiedzenia. Ogólnikowe określenie przyczyny wypowiedzenia praktycznie uniemożliwia mu odniesienie się przed sądem do zarzutu pracodawcy. Przyczynę określoną w taki sposób można by natomiast uznać za dostatecznie szczegółową, gdyby we wcześniejszym okresie pracodawca zgłaszał uwagi co do pracy pracownika i był to w stanie udowodnić (za pomocą dokumentów czy zeznań świadków). W takiej sytuacji spór mógłby się przenieść najwyżej na ocenę zasadności wypowiedzenia, tj. na ocenę, czy pracownik faktycznie pracował w sposób nieodpowiedni. Jednak nawet w tym przypadku pracodawca określając przyczynę wypowiedzenia ogólnikowo powinien powołać się na zgłaszane wcześniej ustnie lub pisemnie zastrzeżenia. Jeśli pracodawca wcześniej nie zgłaszał uwag do sposobu wykonywania pracy przez pracownika, to konkretyzując przyczynę wypowiedzenia w sposób prawidłowy powinien wymienić wprost te działania lub zaniechania pracownika, które były podstawą podjęcia decyzji o wypowiedzeniu umowy o pracę.
Wymagania co do odpowiedniej konkretyzacji przyczyny wypowiedzenia dotyczą również tych wypowiedzeń, których podstawą są przyczyny ekonomiczne lub zmiany organizacyjne. W wyroku z 16 grudnia 2008 r. (I PK 86/08) Sąd Najwyższy stwierdził, że pracodawca, który przy dokonywaniu redukcji zatrudnienia z przyczyn organizacyjnych lub ekonomicznych stosuje określone zasady doboru pracowników do zwolnienia z pracy, powinien wskazując przyczynę wypowiedzenia nawiązać do zastosowanego kryterium doboru pracownika do zwolnienia z pracy. Nie jest więc wystarczające wskazanie jako przyczyny wypowiedzenia sformułowania „z powodu przyczyn ekonomicznych lub organizacyjnych”.
Również wypowiedzenie umowy o pracę z powodu likwidacji stanowiska bez wskazania tego stanowiska w sposób niebudzący jakichkolwiek wątpliwości uniemożliwia stwierdzenie prawdziwości przyczyny wypowiedzenia w toku postępowania dowodowego, co będzie skutkowało przegraniem procesu z pracownikiem (wyrok z 13 grudnia 2005 r., II PK 103/05).
PRZYKŁAD
Pracodawca zwalniał z przyczyn ekonomicznych w pierwszej kolejności pracowników o najniższych kwalifikacjach i najkrótszym stażu zatrudnienia. Jako przyczynę rozwiązania umowy w każdym z wypowiedzeń wpisywał „przyczyny ekonomiczne”. Pracownik może wykazać przed sądem, że wypowiedzenie naruszało przepisy z uwagi na ogólnikowość, co uniemożliwi pracodawcy powołanie się na przyjęte przez siebie kryterium zakwalifikowania pracownika do zwolnienia. Pracodawca, oprócz wskazania przyczyn ekonomicznych, powinien więc podać, że przyczyną wypowiedzenia są, zgodnie z przyjętym kryterium, najniższe kwalifikacje zawodowe pracownika i najkrótszy staż jego pracy.
Bezpieczniej wskazać wszystkie istniejące przyczyny
Często zdarza się, że na przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę (rzadziej rozwiązania umowy bez wypowiedzenia) składa się kilka powodów. Warto w takiej sytuacji wskazać je wszystkie jako przyczynę wypowiedzenia. Przyjmuje się bowiem, że nie narusza przepisów o wypowiadaniu umów o pracę uzasadnienie wypowiedzenia umowy o pracę, w którym wskazano dwie przyczyny wypowiedzenia, gdy jedna z nich okaże się nieuzasadniona (wyrok SN z 5 października 2005 r., I PK 65/05). Wskazanie dwóch lub więcej niezależnych od siebie przyczyn wypowiedzenia umowy o pracę może więc zabezpieczyć pracodawcę przed ryzykiem przegrania procesu z pracownikiem. Jeżeli bowiem choćby jedna z podanych przyczyn wypowiedzenia okaże się uzasadniona, wówczas wypowiedzenie umowy o pracę jest uzasadnione.
PRZYKŁAD
Pracodawca ma zamiar wypowiedzieć pracownicy umowę o pracę przede wszystkim z powodu konfliktów, jakie wywołuje ona z innymi pracownikami. Oprócz tego pracownica ta jako jedyna nie opanowała zasad obsługi nowego oprogramowania, ignorując kursy opłacone przez pracodawcę. Pracodawca powinien wskazać jako przyczynę wypowiedzenia obie niezależnie istniejące podstawy, ponieważ gdyby nie udało się przed sądem udowodnić, że wypowiedzenie uzasadniał konfliktowy charakter pracownicy, o jego skuteczności przesądzi druga przyczyna.
Wskazując przyczynę zwolnienia pracownika pracodawca powinien pamiętać, że w ewentualnym procesie z pracownikiem o uznanie wypowiedzenia za bezskuteczne (odszkodowanie lub przywrócenie do pracy) do wygrania sprawy nie będzie wystarczające wykazanie prawidłowości określenia przyczyny wypowiedzenia (rozwiązania umowy bez wypowiedzenia). Oprócz zgodności z prawem wskazania przyczyny, które sprowadza się do zachowania opisanych wcześniej wymagań formalnych, na pracodawcy ciąży obowiązek wykazania zasadności wypowiedzenia. Pracodawca będzie musiał zatem w sposób prawidłowy przedstawić dowody potwierdzające prawdziwość i zasadność wskazanej przez siebie przyczyny.
Podstawa prawna
- art. 30 § 4, art. 52 Kodeksu pracy.