Pracodawca może wymagać takiego zaświadczenia w stosunku do niektórych kategorii pracowników. Ma prawo również żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych, takich jak imię i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia oraz numer PESEL (art. 221 k.p.). Od pracownika można także wymagać innych danych osobowych, jeżeli ich podanie jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.
Pracodawca może ponadto żądać podania innych danych osobowych, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów. Przepis określający zakres informacji, które pracownik powinien ujawnić pracodawcy, nie wspomina o zaświadczeniu o niekaralności, co oznacza, że nie można jej wymagać od każdego pracownika. Zaświadczenie o niekaralności może być wymagane w sytuacji, gdy kandydat do pracy ma być zatrudniony na stanowisku, dla którego przepisy prawa przewidują wymóg niekaralności. Wymóg taki obowiązuje w stosunku do wielu kategorii pracowników, np. pracowników i urzędników służby cywilnej, pracowników ochrony, policjantów, żołnierzy, strażaków, nauczycieli.
Pracodawca w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg:
• niekaralności,
• korzystania z pełni praw publicznych,
• ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska,
• wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej,
- ma prawo uzyskania informacji bezpośrednio z Krajowego Rejestru Karnego (art. 6 pkt 10 ustawy z 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym - DzU z 2008 r. nr 50, poz. 292).
Jeżeli więc kandydat do pracy ubiega się o pracę na stanowisku, na którym nie wymaga się niekaralności, pracodawca nie może uzależniać ewentualnego zatrudnienia od przedstawienia wypisu z Krajowego Rejestru Karnego. Takie działanie może być uznane za przejaw dyskryminacji bezpośredniej w zakresie nawiązania stosunku pracy.