Urlop uzupełniający został wyróżniony jako odrębny rodzaj urlopu wypoczynkowego, obok urlopu podstawowego, który przysługuje wszystkim pracownikom po spełnieniu ustawowych wymogów. Urlop ten jest związany z nabyciem prawa do kolejnego urlopu wypoczynkowego w wyższym wymiarze.
Podwyższenie wymiaru urlopu w danym roku kalendarzowym może być konsekwencją:
• upływu odpowiedniego okresu pracy (10 lat) - art. 154 k.p.,
• ukończenia szkoły w czasie zatrudnienia i zaliczenia okresu nauki do stażu pracy - art. 155 k.p.,
• przejścia pracownika w trakcie roku kalendarzowego do kolejnego pracodawcy, u którego obowiązują korzystniejsze wymiary urlopu niż ustalone w Kodeksie pracy.
PRZYKŁAD
Pracownik po ukończeniu studiów wyższych został zatrudniony na podstawie umowy o pracę. W dniu 30 września 2007 r. upłynął 2-letni okres jego pracy. W tym też dniu nabył prawo do urlopu w wymiarze 26 dni, ponieważ osiągnął 10-letni staż pracy (8 lat z tytułu ukończenia studiów wyższych i 2 lata stażu pracy). Pracownik do 30 września 2007 r. wykorzystał cały przysługujący mu urlop w wymiarze 20 dni. W takim przypadku 30 września 2007 r. nabył prawo do 6 dni urlopu uzupełniającego.
Nabycie prawa do urlopu
Prawo do urlopu w zwiększonym wymiarze w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabywa prawo do wyższego wymiaru urlopu, powstaje nie z początkiem tego roku, a w terminie zaistnienia okoliczności powodującej podwyższenie wymiaru. Wynika z tego, że w sytuacji gdy pracownik wykorzystał cały urlop wypoczynkowy za dany rok kalendarzowy, a następnie w trakcie tego roku nabył prawo do urlopu wypoczynkowego w wyższym wymiarze, to przysługuje mu urlop uzupełniający w wymiarze różnicy między nabytym wymiarem a wymiarem poprzednio przysługującym. Momentem nabycia prawa do urlopu uzupełniającego jest ostatni dzień okresu uprawniającego do urlopu w niższym wymiarze.
PRZYKŁAD
W dniu 1 stycznia 2008 r. staż pracy pracownika wynosił 9 lat i 10 miesięcy. Tego dnia pracownik był więc uprawniony do 20 dni urlopu wypoczynkowego. Jednak z końcem lutego br. osiągnie 10-letni okres zatrudnienia i automatycznie uzyska prawo do 26 dni urlopu, gdyż do tego czasu nie korzystał jeszcze z urlopu. Wobec tego pracodawca udzieli mu urlopu w zwiększonym wymiarze.
Jak udzielić urlopu
Do urlopu uzupełniającego (jako części urlopu wypoczynkowego za dany rok kalendarzowy) odnosi się zasada urlopu corocznego, tzn. powinien on być udzielony w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo. W praktyce może się zdarzyć, że pracownik nabędzie prawo do urlopu uzupełniającego pod koniec roku kalendarzowego i wówczas nie będzie możliwości udzielenia go w tym roku. W takiej sytuacji urlop powinien zostać udzielony w pierwszym kwartale następnego roku kalendarzowego i jako urlop zaległy powinien wyprzedzać urlop przysługujący za rok bieżący.
PRZYKŁAD
Pracownikowi zatrudnionemu w firmie „BETA” 10-letni okres zatrudnienia, uprawniający do urlopu w wymiarze 26 dni, upłynął 31 grudnia 2007 r. W takim przypadku urlop uzupełniający przysługuje z upływem ostatniego dnia roku kalendarzowego. Jest to urlop za rok 2007. Wobec tego 1 stycznia 2008 r. pracownik nabywa prawo do kolejnego urlopu w wymiarze 26 dni (za 2008 rok) oraz do 6 dni urlopu zaległego (uzupełniającego) za 2007 rok.
Pracownikowi, który nabył prawo do urlopu uzupełniającego, np. w listopadzie, gdyż wtedy upływa 10-letni okres jego pracy, należy przyznać ten urlop w pełnym wymiarze (6 dni). W tej sytuacji brak jest podstaw do udzielenia urlopu uzupełniającego w wymiarze proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca roku kalendarzowego.
Urlop uzupełniający obejmuje liczbę dni, która stanowi różnicę między nabytym urlopem w wyższym wymiarze a wykorzystanym wcześniej urlopem w niższym wymiarze.
Jeżeli pracownik nabył prawo do urlopu uzupełniającego, a w danym roku kalendarzowym przysługuje mu urlop proporcjonalny, wówczas ustala się wymiar urlopu proporcjonalnego, uwzględniając wyższy wymiar urlopu wypoczynkowego (§ 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop, DzU nr 2, poz. 14 ze zm.).
PRZYKŁAD
Pracownik 1 września 2007 r. nabył prawo do urlopu uzupełniającego, gdyż wtedy osiągnął 10-letni staż pracy w zakresie ustalania wymiaru urlopu. Z dniem 30 listopada 2007 r. doszło do rozwiązania stosunku pracy z pracodawcą X. Ustalając uprawnienia urlopowe tego pracownika u pracodawcy X, należy brać pod uwagę wyższy wymiar urlopu, czyli 26 dni. W związku z tym pracownik będzie miał prawo do 24 dni urlopu z tytułu pracy do końca listopada 2007 r. (11/12 x 26 dni = 24 dni).
Natomiast w sytuacji gdy pracownik przed rozwiązaniem stosunku pracy nie nabył prawa do urlopu w wyższym wymiarze, dotychczasowy pracodawca ustala wymiar urlopu pracownika proporcjonalnie do przepracowanego okresu z dotychczas przysługującego pracownikowi wymiaru. Z kolei nowy pracodawca, u którego pracownik uzyska prawo do wyższego wymiaru urlopu, powinien ustalić wymiar urlopu pracownika z wyższego wymiaru urlopu proporcjonalnie.
PRZYKŁAD
Pracownik zatrudniony w firmie A. miał prawo do 20 dni urlopu wypoczynkowego. Przed odejściem z firmy 31 maja 2007 r. wykorzystał 9 dni urlopu, czyli dokładnie tyle, ile mu przysługiwało u tego pracodawcy (5/12 x 20 dni = 9 dni). Następnie pracownik ten 1 czerwca 2007 r. został zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony w firmie B. Jednocześnie w sierpniu 2007 r. uzyskał prawo do 26 dni urlopu z uwagi na 10-leni okres zatrudnienia. Pracodawca B. powinien w 2007 r. udzielić pracownikowi urlopu w wymiarze proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca roku kalendarzowego z wyższego wymiaru, tj. 16 dni (7/12 x 26 dni = 16 dni).
Urlop uzupełniający stwarza także sytuację, w której urlop wypoczynkowy przysługujący za dany rok kalendarzowy (traktowany jako całość) ulegnie podziałowi na dwie części. Przepisy Kodeksu pracy nie wymagają od pracownika, aby wyczekiwał w ciągu roku kalendarzowego na nabycie prawa do urlopu w wyższym wymiarze i dopiero wówczas wykorzystał go w całości.
Jeżeli pracodawca sporządza plan urlopów wypoczynkowych, powinien uwzględnić w nim także urlop uzupełniający, wówczas na początku roku kalendarzowego będzie wiadomo, czy pracownik będzie chciał wykorzystać go oddzielnie, czy też wykorzysta urlop w całości w podwyższonym wymiarze. Jeżeli u danego pracodawcy nie jest sporządzany plan urlopów wypoczynkowych, termin wykorzystania urlopu uzupełniającego powinien być ustalony po porozumieniu z pracownikiem.
Katarzyna Piecyk