Pracodawca jest zobowiązany udzielić urlopu okolicznościowego w terminie zaproponowanym przez pracownika. Warunkiem wyrażenia zgody na jego wykorzystanie jest związek terminu urlopu i wydarzenia, z którego powodu jest udzielany. Ważne jest również to, że pracownik powinien złożyć wniosek o udzielenie urlopu.
Uprawnienia pracownika
Z urlopu okolicznościowego może skorzystać każdy pracownik, który spełni przesłanki określone w rozporządzeniu w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy.
Pracownikowi przysługuje urlop okolicznościowy w wymiarze:
- 2 dni – w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy,
- 1 dzień – w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.
Aby uzyskać urlop, pracownik musi wystąpić do pracodawcy z odpowiednim wnioskiem. W praktyce pracodawca udziela urlopu w terminie wskazanym przez pracownika. Należy pamiętać, że pracodawca nie może samodzielnie udzielić pracownikowi urlopu nawet w sytuacji, gdy powziął wiadomość o istnieniu przyczyny usprawiedliwiającej nieobecność danego pracownika w zakładzie pracy. Natomiast po złożeniu wniosku urlopowego przez pracownika pracodawca nie może odmówić udzielenia urlopu w terminie wskazanym we wniosku.
Przykład
Pracownik nie pojawił się w pracy, nie informując wcześniej pracodawcy o przyczynach swojej nieobecności. Pracodawca dowiedział się od innego pracownika, że przyczyną nieobecności było urodzenie się dziecka pracownika. W takiej sytuacji pracodawca nie może samodzielnie udzielić pracownikowi urlopu okolicznościowego, musi poczekać na wniosek pracownika.
Z uwagi na cel zwolnienia termin wykorzystania zwolnienia powinien w zasadzie pokrywać się z datą zdarzenia, które jest jego przyczyną. Jeżeli tak nie jest, wówczas pracodawca może udzielić pracownikowi zwolnienia od pracy w dniach poprzedzających lub następujących po dniu wolnym od pracy (np. z uwagi na konieczność załatwienia formalności związanych ze ślubem). Podobnie jest w sytuacji urodzenia się dziecka pracownika. Wykorzystanie tego zwolnienia powinno więc nastąpić w dniach następujących bezpośrednio po urodzeniu się dziecka, zwłaszcza w dniu powrotu matki z dzieckiem ze szpitala i następnym. Pracodawca może również udzielić tego urlopu w terminie późniejszym. Jednak jest to dopuszczalne jedynie w sytuacji, gdy pracownik udowodni, że w tym właśnie czasie ma załatwić sprawy związane z urodzeniem dziecka (np. w urzędzie stanu cywilnego).
W przypadku gdy zdarzenie, które usprawiedliwiałoby nieobecność w pracy miało miejsce podczas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika, dni wolne nie przysługują. Tak będzie np. wtedy, gdy pracownik bierze ślub w czasie urlopu wypoczynkowego.
Dni urlopu okolicznościowego nie wlicza się zatem do wymiaru urlopu wypoczynkowego, co oznacza, że w przypadku niewykorzystania dni wolnych pracodawca nie musi wypłacać ekwiwalentu pieniężnego z tego tytułu.
Należy jednak pamiętać, że za czas tego zwolnienia od pracy pracownikowi przysługuje wynagrodzenie.
Sposób wykorzystania
W przypadku gdy pracownikowi przysługują 2 dni zwolnienia od pracy, nie ma on obowiązku wykorzystania tych dni łącznie. Jednak warunkiem skorzystania przez pracownika z pojedynczych dni jest utrzymanie racjonalnej przerwy czasowej między jednym a drugim wolnym dniem, tak aby z punktu widzenia pracodawcy nie budziło wątpliwości, że przynależne pracownikowi zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy wykorzystywane jest przez niego rzeczywiście tylko i wyłącznie w związku z konkretnym zdarzeniem, uzasadniającym przyznanie urlopu okolicznościowego.
Przykład
Pracownik złożył wniosek, aby udzielić mu urlopu okolicznościowego z powodu urodzenia się dziecka. We wniosku zaznaczył, że z urlopu chce skorzystać 6 lutego, gdyż wtedy odbiera żonę ze szpitala, drugi dzień chce wykorzystać 13 lutego, aby móc załatwić w urzędzie sprawy związane z urodzeniem się dziecka.
Należy pamiętać, że ustawodawca nie określił żadnych limitów w liczbie udzielanych urlopów okolicznościowych. Dlatego pracodawca musi udzielić np. kolejnych 2 dni urlopu okolicznościowego za każdym razem, gdy pracownik będzie chciał zawrzeć związek małżeński. Taka sytuacja będzie miała miejsce, np. gdy pracownik po rozwodzie lub owdowieniu zawiera kolejny związek małżeński, także późniejsze unieważnienie związku małżeńskiego nie zmienia faktu, że ślub był zawarty, a w związku z tym zwolnienie zostało udzielone pracownikowi prawidłowo.
Przepisy prawa pracy nie regulują również, który ze ślubów – cywilny czy wyznaniowy uprawnia pracownika do urlopu okolicznościowego. W związku z tym należy uznać, że chodzi o ten ślub, który wywołuje skutki prawne w zakresie stanu cywilnego. W polskim porządku prawnym wspomniane skutki wywołuje ślub cywilny, co oznacza, że późniejsze zawarcie ślubu kościelnego nie daje prawa do kolejnego urlopu okolicznościowego.
Dowody
Dowodami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są wszelkie dokumenty wydane przez właściwe organy administracyjne, z których bezsprzecznie wynika, że miało miejsce zdarzenie, które upoważnia danego pracownika do wystąpienia z wnioskiem o przyznanie dni wolnych. Tak też jest w przypadku urlopów okolicznościowych, a dowodem może być np. akt urodzenia dziecka, akt zgonu.
Pracodawca ma prawo zażądać, aby pracownik przedłożył właściwy dokument uzasadniający przyznanie zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy. Jednak w praktyce tego typu dokumenty są wydawane na ogół po danym wydarzeniu. A zatem pracownik, który składa wniosek o udzielenie urlopu okolicznościowego, może się zobowiązać względem pracodawcy, że wymagane zaświadczenie przedłoży w terminie późniejszym.
Podstawa prawna:
- § 2, 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (DzU nr 60, poz. 281 ze zm.).