Pracodawca może nie zgodzić się na cofnięcie wniosku o urlop na żądanie. Skuteczne wycofanie przez pracownika wniosku o udzielenie tego urlopu może nastąpić jedynie za zgodą pracodawcy. Nieobecność pracownika w pracy należy potraktować jako skorzystanie z urlopu na żądanie.
Złożenie przez pracownika wniosku o urlop na żądanie jest oświadczeniem woli pracownika. Przepisy Kodeksu pracy nie precyzują, kiedy jedna ze stron stosunku pracy może skutecznie cofnąć złożone przez siebie oświadczenie woli. W takim przypadku zastosowanie znajdują przepisy Kodeksu cywilnego, które stosujemy posiłkowo w sprawach nieuregulowanych w Kodeksie pracy. Zgodnie z nimi odwołanie oświadczenia woli jest skuteczne (czyli nie wymaga zgody drugiej strony), jeżeli doszło do drugiej osoby jednocześnie z tym oświadczeniem lub wcześniej (art. 61 § 1 k.c.).
W przedstawionej sytuacji mogli zatem Państwo odmówić pracownikowi cofnięcia urlopu i nie dopuścić go do pracy. Skoro bowiem pracownik przebywał na urlopie na żądanie, nie mógł wykonywać pracy. Za ten dzień przysługuje mu wynagrodzenie urlopowe.
Urlop na żądanie jest częścią urlopu wypoczynkowego pracownika. Dlatego ma identyczny charakter prawny z urlopem wypoczynkowym i poza wyjątkami przewidzianymi wprost w Kodeksie pracy, jak również wynikającymi z istoty tego uprawienia, stosuje się do niego ogólne regulacje urlopowe wynikające z przepisów prawa pracy.
Urlop na żądanie ulegnie zatem z mocy prawa przesunięciu na inny termin żądany przez pracownika, jeżeli zaistnieją okoliczności wskazane w art. 165 k.p., tj. jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a w szczególności z powodu:
- czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
- odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
- powołania na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy,
- urlopu macierzyńskiego.
W takiej sytuacji pracodawca ma obowiązek przesunąć urlop na termin późniejszy.