Kiedy pracodawca może korzystać z rzeczy pracownika

Pracodawcy dość często zawierają z pracownikami umowy, na mocy których pracownik wykorzystuje do celów służbowych prywatny samochód, telefon lub inne narzędzia pracy. Dość częstą praktyką jest również zapewnianie sobie przez pracowników odzieży roboczej.

Odzież własna pracownika

Przepisy prawa pracy dopuszczają możliwość używania własnej odzieży lub obuwia przez pracownika. Jest jednak kilka warunków, które muszą być spełnione. Po pierwsze pracodawca musi ustalić wykaz stanowisk, na których jest to dopuszczalne. Po drugie, konieczne jest uzyskanie na powyższe zgody pracownika. Ostatnim wymogiem jest to, aby własna odzież i obuwie pracowników spełniały wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy.

Możliwość korzystania z własnej odzieży roboczej pracownika jest wyłączona w przypadku:

• stanowisk pracy, na których są wykonywane prace związane z bezpośrednią obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych,
• prac powodujących intensywne brudzenie lub skażenie odzieży i obuwia roboczego środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi.

Przykład

Pracodawca zatrudnia pracowników przy produkcji farb i rozpuszczalników. Pracownicy nie mogą korzystać z własnej odzieży roboczej, ponieważ praca ta jest związana z możliwością skażenia odzieży i obuwia roboczego środkami chemicznymi.

Korzystanie z własnej odzieży i obuwia roboczego rodzi po stronie pracodawcy obowiązek wypłaty ekwiwalentu. Ekwiwalent taki powinien być wypłacany w wysokości uwzględniającej aktualne ceny.

Wyposażenie stanowiska pracy telepracownika

Do obowiązków pracodawcy chcącego zatrudnić telepracownika należy zorganizowanie właściwego, odpowiadającego rodzajowi pracy, spełniającego wymagania bhp stanowiska pracy. Pracodawca i np. telepracownik mogą w odrębnej umowie ustalić, że telepracownik będzie świadczył pracę na prywatnym sprzęcie w zamian za ekwiwalent z tego tytułu.

Jednak fakt wykorzystywania przez telepracownika do zadań służbowych własnych urządzeń nie stanowi okoliczności zwalniającej pracodawcę z obowiązku zapewnienia, aby stanowisko pracy było zgodne z wymogami bhp.

Prywatny samochód i telefon komórkowy

Używanie samochodów prywatnych do celów służbowych zostało uregulowane w rozporządzeniu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Zwrot kosztów używania przez pracownika własnego pojazdu w celach służbowych następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem. Zwrot kosztów używania takich pojazdów dotyczy tylko jazd lokalnych. Jeżeli bowiem na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na to, aby odbył on podróż służbową swoim prywatnym samochodem osobowym, przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu z tego tytułu zgodnie z przepisami o podróżach służbowych.

Pracodawcy dość często zgadzają się, aby pracownik wykorzystywał swój własny telefon do celów służbowych, później zwracając część lub całość poniesionych na ten cel kosztów.

Istnieją dwie możliwości zwrotu przez pracodawcę kosztów używania prywatnego telefonu do celów służbowych:

• ekwiwalent pieniężny,
• ryczałt pieniężny.

Wypłata ekwiwalentu pieniężnego powinna stanowić równowartość faktycznie poniesionych wydatków na używanie narzędzi, sprzętu i materiałów przez pracownika podczas wykonywania pracy, będących jego własnością. Podstawą określenia tych wydatków powinny być faktury VAT lub bilingi. Taka forma wypłaty ekwiwalentu pieniężnego, która nie przekracza kwoty poniesionych kosztów, stanowi przychód ze stosunku pracy, ale jest wolna od składek ZUS, jednak należy pamiętać o dokładnym udokumentowaniu tych wydatków. W przypadku wypłacania ryczałtu pieniężnego za użytkowanie prywatnego telefonu do celów służbowych, wypłacona kwota będzie stanowić przychód pracownika ze stosunku pracy i będzie wchodzić do podstawy obliczenia składek ZUS.

Przykład

Na podstawie zawartej z pracodawcą umowy, pracownik – wykonując zadania służbowe – będzie korzystał z prywatnego telefonu. Po zakończeniu każdego okresu rozliczeniowego pracownik przedstawia pracodawcy otrzymany od operatora rachunek wraz z bilingiem rozmów, a pracodawca zwraca mu połowę opłacanego abonamentu oraz koszt rozmów.

Zwolnienie z podatku i składek ZUS

Wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Zwolnienie podatkowe ma zastosowanie wówczas, gdy są spełnione łącznie następujące warunki:

• ekwiwalent ma formę pieniężną,
• narzędzia, materiały lub sprzęt stanowią własność pracownika,
• fakt używania przez pracownika własnych narzędzi, materiałów lub sprzętu na potrzeby pracodawcy ma związek z wykonywaną przez niego pracą,
• kwota ekwiwalentu odpowiada poniesionym przez pracownika wydatkom, co znaczy, że musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanego dla celów pracodawcy sprzętu oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, z pewnymi wyłączeniami. Zatem po spełnieniu wyżej określonych warunków, ekwiwalent pieniężny za korzystanie w pracy przez pracownika z własnego komputera jest również zwolniony ze składek ZUS.

Podstawa prawna:

• art. 67¹¹ § 2 pkt 1, art. 237⁷ Kodeksu pracy,
• rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271, ze zm.),
• art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2012 r. poz. 361, ze zm.),
• § 1 i § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia MPiPS z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106, ze zm.).