Korzyści dla pracodawcy, który zdecydował się na outsourcing

Ze względu na rozmiar obszaru powierzanego przez pracodawcę wyspecjalizowanemu podmiotowi można wyróżnić outsourcing pełny, polegający na korzystaniu z kompleksowej obsługi określonej sfery działań firmy, i outsourcing selektywny, w którym są świadczone jedynie niektóre czynności z danego zakresu.

Jak znaleźć rzetelną firmę outsourcingową

W outsourcingu przedsiębiorcy najczęściej poszukują możliwości zwiększania skuteczności podejmowanych przedsięwzięć oraz obniżania kosztów, które są przeznaczane na nieprodukcyjne odcinki działalności organizacji. Do tych odcinków należy zaliczyć szeroko pojętą administrację, której część stanowi obsługa pracowników w zakresie kadrowo-płacowym. Jednym z najbardziej rozpowszechnionych jest tzw. outsourcing kadrowo-płacowy.

Wdrożenie outsourcingu kadrowo-płacowego upraszcza strukturę pionu finansowego firmy oraz zwalnia ze stałej konieczności interpretowania zawiłych przepisów i śledzenia zachodzących w nich zmian.

Decyzja o przekazaniu części spraw przedsiębiorstwa zewnętrznej firmie zawsze powinna być poprzedzona analizą ekonomiczną.

W tym celu niezbędne jest oszacowanie, który wariant będzie dla pracodawcy bardziej opłacalny i efektywny. Jeśli po dokonanej ocenie uwzględniającej nie tylko aspekty finansowe, ale także potrzeby i zamierzenia firmy, zarówno krótko, jak i długoterminowe, zapadnie decyzja o skorzystaniu z usług outsourcingowych, zasadniczą decyzją będzie wybór właściwego usługodawcy.

Wynajęcie firmy outsourcingowej

Nawiązanie współpracy z nieodpowiednim partnerem może okazać się kosztowne i niebezpieczne, a w skrajnych przypadkach – nawet skutkować zachwianiem ciągłości prowadzonej działalności.

Po dokonaniu wyboru usługodawcy należy przeanalizować umowę o współpracy przed jej podpisaniem. Na tym etapie przedsiębiorca powinien ubiegać się w umowie  o dodatkowe zabezpieczenia dla swojej firmy w postaci np. klauzuli o ewentualnych karach za zaniedbania w realizacji powierzonych zadań. Ponadto przedsiębiorca powinien zadbać o możliwie precyzyjne określenie warunków współpracy i zakres obowiązków obu stron, co pozwoli na uniknięcie niepotrzebnych sporów i niedomówień w przyszłości.

Podmioty zajmujące się outsourcingiem z zakresu kadr i płac realizują takie zadania, jak m.in.:

• dostarczanie w ustalonych terminach wymaganych dokumentów kadrowych, np. umów o pracę, świadectw pracy, zaświadczeń o zarobkach itp.,
• tworzenie regulaminów, zarządzeń, procedur, instrukcji,
• występowanie (na podstawie odrębnych upoważnień/pełnomocnictw) w imieniu klienta przed urzędami administracji publicznej oraz ich reprezentowanie przed organami kontrolnymi (ZUS, PIP, US),
• przeszkalanie pracowników w zakresie bhp,
• sporządzanie sprawozdań przewidzianych w przepisach o statystyce publicznej (do GUS),
• sporządzanie list płac, kartotek wynagrodzeń, raportów ZUS RMUA,
• przygotowywanie i przesyłanie do odpowiednich instytucji deklaracji i informacji.

Odpowiedzialność firmy outsourcingowej

Zlecenie wyspecjalizowanemu podmiotowi pewnej części działalności, mimo że zwykle jest dużym odciążeniem dla przedsiębiorcy, nie zwalnia go z odpowiedzialności związanej z prowadzeniem działalności gospodarczej i zatrudnianiem pracowników.

W praktyce często pojawia się mylne przeświadczenie, że przedsiębiorca nie odpowiada za obszary obsługiwane przez firmę outsourcingową. Powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych czy spraw kadrowo-płacowych zewnętrznemu podmiotowi (np. biuru rachunkowemu) nie zwalnia płatnika (np. pracodawcy) z odpowiedzialności za zobowiązania podatkowo-składkowe. Za powstałe błędy odpowiedzialność ponosi płatnik, który odpowiada całym swoim majątkiem za należności wynikające ze zobowiązań podatkowych (art. 26 Ordynacji podatkowej). Dotyczy to także należności z tytułu składek, za których nieprzekazanie, bez względu na okoliczności, pracodawca ponosi odpowiedzialność wobec ZUS (art. 4 pkt 2 lit. a w zw.  z art. 24 ustawy systemowej). Analogicznie jest w kwestiach związanych ze stosunkiem pracy. Pracownik swoje roszczenia kieruje do pracodawcy, a nie do firmy outsourcingowej.

W razie kontroli organów skarbowych, ZUS czy PIP za ewentualne wykroczenia przeciwko prawom pracowniczym czy błędy związane z rozliczeniami podatkowo-składkowymi odpowiada pracodawca.

Firma outsourcingowa ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą oraz odpowiedzialność wynikającą z Kodeksu karnego skarbowego (np. w razie nierzetelnego lub wadliwego prowadzenia ksiąg, nieodzwierciedlającego stanu faktycznego).

Odpowiada ona za szkodę wyrządzoną klientowi, np. pracodawcy, jeśli wystąpią łącznie wszystkie przesłanki odpowiedzialności, czyli:

• szkoda,
• zaniechanie lub zawinione działanie usługodawcy oraz
• związek przyczynowy między szkodą a zaniechaniem lub zawinionym działaniem  (art. 361, art. 415, art. 471 Kodeksu cywilnego).

Pracodawca może domagać się odszkodowania od firmy outsourcingowej na drodze postępowania cywilnego. Z tego względu podmioty działające w branży outsourcingu mają wykupione polisy OC, z których są realizowane ewentualne roszczenia usługobiorców.

Podstawa prawna:

• art. 26 Ordynacji podatkowej,
• art. 361, art. 415, art. 471 Kodeksu cywilnego,
• art. 61 Kodeksu karnego skarbowego,
• art. 4 pkt 2 lit. a, art. 24 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.).