Jednym z najpopularniejszych dokumentów, na podstawie których pracownikom nalicza i rozlicza się wynagrodzenie, jest lista płac. Na tym dokumencie są wskazywane składniki wynagrodzenia, takie jak: płaca zasadnicza, premie, nagrody itp., a także wysokość składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne czy zaliczka na podatek.
Lista płac
Przepisy nie określają, w jakiej formie należy tworzyć ten dokument. W związku z tym pracodawca ma tu pełną swobodę. Może tworzyć zarówno listy zbiorcze (dla określonej grupy pracowników czy dla zatrudnionych w całym zakładzie), jak i sporządzać listy indywidualne.
Wybierając konkretną formę, pracodawca musi brać pod uwagę sposób potwierdzania odbioru wynagrodzenia przez pracownika oraz ochronę danych osobowych.
W sytuacji gdy pensje pracowników wypłacane są w gotówce w kasie zakładu pracy, to z uwagi na dobra osobiste pracowników lepiej jest sporządzać listy indywidualne. Pracownik, potwierdzając odbiór wynagrodzenia, będzie widział jedynie składniki, na podstawie których jemu pracodawca wyliczył wynagrodzenie. Nie będzie mógł sprawdzić, ile zarabiają jego koledzy. Dostęp do informacji o wysokości wynagrodzenia innych pracowników jest bowiem naruszeniem przepisów.
Zgodnie z uchwałą Sądu Najwyższego z 16 lipca 1993 r. „ujawnienie przez pracodawcę bez zgody pracownika wysokości jego wynagrodzenia za pracę może stanowić naruszenie dobra osobistego w rozumieniu art. 23 i art. 24 Kodeksu cywilnego.”
Stanowisko takie potwierdziło również GIODO: „(...) umożliwianie wglądu pracownikom do zbiorczej listy płac zawierającej informacje o wysokości wynagrodzenia innych pracowników stanowi naruszenie ustawy o ochronie danych osobowych”.
Jeżeli więc w zakładzie pracy pracodawca wypłaca wynagrodzenie w gotówce, lepiej jest wprowadzić inny sposób potwierdzania odbioru pensji niż podpis na liście płac (np. podpisywanie innej listy z samymi imionami i nazwiskami pracowników, bez kwot i innych składników lub podpisywanie druku dowodu wypłaty, tzw. KW).
W sytuacji gdy wypłata wynagrodzenia następuje na konto, pracodawca może tworzyć zbiorcze listy płac. Niemniej jednak nawet w tym przypadku powinien brać pod uwagę, że pracownik w każdym momencie może przyjść i zażądać wglądu do dokumentów, na podstawie których wyliczono jego wynagrodzenie. W przypadku zbiorczej listy płac ciężko będzie zapewnić poufność danych o wysokości wynagrodzenia pozostałych pracowników.
Paski płacowe i druki ZUS RMUA
Pracodawca jako płatnik składek przekazuje do ZUS imienne raporty miesięczne, po upływie każdego miesiąca kalendarzowego, w terminie ustalonym dla rozliczania składek.
Imienny raport miesięczny zawiera informacje dotyczące płatnika, miesiąc i rok, których raport dotyczy, oraz:
- numery identyfikacyjne ubezpieczonego,
- imię i nazwisko,
- wymiar czasu pracy,
- zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne w podziale na ubezpieczenia: emerytalne i rentowe, ubezpieczenie chorobowe i wypadkowe, zawierające dane o:
– tytule ubezpieczenia,
– podstawie wymiaru składek,
– kwocie składki w podziale na należną od ubezpieczonego i płatnika składek oraz z innych źródeł finansowania,
– kwocie obniżenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, ubezpieczenie chorobowe i wypadkowe, wynikającego z ustawy z 22 sierpnia 1997 r. o pracowniczych programach emerytalnych,
- podstawę wymiaru i kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne, z uwzględnieniem podziału na podmioty, które finansują składkę,
- rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne,
- informacje o wypłaconym wynagrodzeniu z tytułu niezdolności do pracy oraz o wypłaconych zasiłkach finansowanych z budżetu państwa,
- oświadczenie płatnika składek, że dane zawarte w raporcie są zgodne ze stanem faktycznym, potwierdzone podpisem płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej.
Informacje zawarte w raportach płatnik składek ma obowiązek przekazać ubezpieczonemu (pracownikowi) na piśmie lub za zgodą ubezpieczonego – w formie dokumentu elektronicznego w celu ich weryfikacji.
Jak wynika z powyższego, pracodawca powinien informować pracownika o odprowadzanych od jego wynagrodzenia składkach ubezpieczeniowych. W tym celu może stosować formularze ZUS RMUA lub tzw. pasek płacowy, na którym znajdują się wszystkie niezbędne informacje z formularza opracowanego przez ZUS, jak również wysokość wynagrodzenia.
Sposób przekazywania pracownikom takich dokumentów jest istotny z punktu widzenia ochrony danych osobowych, gdyż znajdują się na nich informacje, które powinny być znane tylko pracownikowi.
Dokumentów takich nie można więc wysyłać zbiorczo drogą e-mailową czy wystawiać do odbioru w ogólnie dostępnym miejscu.
Przykład
Pracodawca poinformował pracowników, że w jednym z pokoi w biurze są do odbioru druki ZUS RMUA. Okazało się, że wszystkie dokumenty leżą w jednym pudełku, a pracownik ma przyjść i odnaleźć swoje zaświadczenie w puli wszystkich zatrudnionych. Takie działanie pracodawcy narusza dobra osobiste pracowników, gdyż każdy z podwładnych może przejrzeć dokumenty należące do innych pracowników.
Druki ZUS RMUA lub paski płacowe powinny być udostępniane pracownikom na piśmie i być zaopatrzone w datę sporządzenia informacji oraz podpis pracodawcy (płatnika) lub osoby przez niego upoważnionej. W związku z tym dokumenty te powinny być wręczone pracownikom osobiście lub za pośrednictwem poczty, lub w indywidualnych wiadomościach e-mailowych.
Przykład
Pracodawca sporządza co miesiąc dla pracowników tzw. paski płacowe. Aby nie narazić się na zarzut łamania przepisów o ochronie dóbr osobowych, powinien wręczać je pracownikom w zapieczętowanych kopertach lub wysyłać pocztą. W ten sposób pracodawca ma pewność, że nie ujawni wysokości wynagrodzenia otrzymywanego przez pracownika osobom nieupoważnionym.
WAŻNE!
Żadne przepisy nie zobowiązują pracodawcy do przedstawiania pracownikom do wglądu innych dokumentów przekazywanych do ZUS, zgodnie z obowiązkami wynikającymi z przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (np. deklaracji zbiorczej ZUS DRA).
Podstawa prawna:
- art. 85 § 5 Kodeksu pracy,
- art. 26 ust. 1, art. 36 ust. 1, art. 51 ust. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.),
- art. 23, 24 Kodeksu cywilnego,
- art. 41 ust. 1, 3, 8, 8a, 9, 9a, 11 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.).
Orzecznictwo:
- uchwała SN z 16 lipca 1993 r. (I PZP 28/93, OSNC 1994/1/2).