W przepisach prawa pracy nie ma unormowań, które określałyby zasady korzystania przez pracownika z komputera. Dlatego należy z pracownikiem zawrzeć umowę o korzystanie z komputera.
W umowie powinno się określić:
- rodzaj komputera,
- zasady korzystania,
- zasady ponoszenia kosztów jego użytkowania,
- zasady zwrotu komputera jako mienia powierzonego.
Należy również sporządzić dokładny spis akcesoriów dołączanych do komputera, które również są powierzane pieczy pracownika, a bez których często nie da się z takiego sprzętu korzystać (np. zasilacz, karta sieciowa do połączeń bezprzewodowych, oprogramowania).
Umowa z pracownikiem będzie podlegała zasadom zawartym w Kodeksie cywilnym dotyczącym umowy użyczenia.
Oto najważniejsze z zasad:
- jeżeli rzecz użyczona ma wady, użyczający pracodawca jest zobowiązany do naprawienia szkody na swój koszt, którą wyrządził biorącemu, przez to, że wiedząc o wadach, nie zawiadomił go o nich, chyba że o wadach pracownik został poinformowany albo mógł wadę z łatwością zauważyć,
- jeżeli umowa nie określa sposobu używania rzeczy, pracownik może rzeczy używać tylko w sposób odpowiadający jej właściwościom i przeznaczeniu,
- obowiązuje bezwzględny zakaz oddawania powierzonego komputera osobie trzeciej do używania bez zgody pracodawcy,
- pracownik ponosi zwykłe koszty utrzymania rzeczy użyczonej, co w przypadku komputera może oznaczać praktycznie tylko wydatki na prąd, jeżeli pracuje w domu, ewentualne koszty środków do konserwacji i czyszczenia takiego sprzętu; do zwykłych kosztów nie należy zaliczać wydatków na pamięć zewnętrzną USB czy drobne urządzenia peryferyjne lub akcesoria itp. (podkładki, dodatkowe baterie i inne), są to bowiem elementy, które nie stanowią integralnej części komputera i są własnością pracownika, chyba że co innego wynika z umowy z pracodawcą,
- jeżeli pracownik poczynił inne wydatki lub nakłady na rzecz sprzętu, wówczas stosuje się przepisy o prowadzeniu cudzych spraw bez zlecenia; w takim wypadku pracownik, który ulepszył sprzęt lub dokonał napraw w powierzonym już uszkodzonym sprzęcie, powinien przedstawić pracodawcy rachunki; jeżeli działał zgodnie z umową, wówczas może żądać zwrotu uzasadnionych wydatków i nakładów na sprzęt,
- pracownik jest odpowiedzialny za szkodę, gdy – nie będąc do tego upoważniony przez pracodawcę ani zmuszony przez okoliczności – powierza rzecz innej osobie,
- pracownik po zakończeniu umowy jest zobowiązany zwrócić pracodawcy komputer w stanie niepogorszonym,
- pracownik nie ponosi odpowiedzialności za zużycie sprzętu będące następstwem prawidłowego używania (np. za pogorszenie parametrów obrazu w monitorze lub za osłabienie baterii lub zasilacza).
Jeżeli jeden komputer został powierzony kilku pracownikom, wszyscy odpowiadają solidarnie przed pracodawcą za powierzony sprzęt.