Prawo do tworzenia notatek służbowych na temat pracowników nie wynika wprost z obowiązujących przepisów prawa. Kodeks pracy oraz jedno z rozporządzeń wykonawczych do niego przewidują jedynie obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, nie precyzując jednak, co należy rozumieć przez pojęcie „dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy”.
Nie ulega wątpliwości, że dokumentację taką mogą stanowić właśnie różnego rodzaju notatki na temat pracowników. Możliwość taką dopuścił również Sąd Najwyższy.
Przedmiot notatek dotyczących pracowników
Dokumentacji notatkami podlegają przede wszystkim różnego rodzaju zachowania pracownika i zdarzenia związane ze stosunkiem zatrudnienia. Jak wskazuje się w literaturze prawa pracy, przedmiotem notatki powinny być tylko zdarzenia mające doniosłość ze względu na wykonywane w ramach stosunku pracy obowiązki, istotne z punktu widzenia przebiegu stosunku pracy pracownika.
WAŻNE!
Za bezprawne może być uznane przygotowywanie pisemnych materiałów wychodzących poza aspekty związane z przebiegiem zatrudnienia czy też zawierających nieprawdziwe informacje bądź obraźliwe sformułowania.
Notatki tworzone są z reguły do opisania jakiegoś faktu, który ma wpływ na wykonywaną pracę. Późniejsze powołanie się na nie bywa jednak skrajnie różne – takie notatki mogą być wykorzystane zarówno w celach pozytywnych, jak i negatywnych, tzn. mogą być użyte zarówno przy ocenie zasadności awansu pracownika, jak i jego ukarania. W praktyce częściej tworzy się notatki właśnie w tym drugim celu.
Przykład
Pracownica zatrudniona w zakładzie szwalniczym zabrała do domu bez zgody pracodawcy maszynę do szycia. Aby nikt tego nie zauważył, została w pracy po godzinach, nie informując o tym pracodawcy. Wychodząc spostrzegł ją jednak portier. Sporządził notatkę i przedłożył ją następnego dnia przełożonej pracownicy. Notatka posłużyła do nałożenia na pracownika kary upomnienia.
W jednym z orzeczeń Sąd Najwyższy stwierdził, że sporządzenie i złożenie do akt osobowych pracownika notatki o jego zachowaniu, będące wynikiem działania pracodawcy w celu wyjaśnienia przyczyn powstałego w grupie pracowniczej konfliktu, nie może być ocenione jako naruszenie dóbr osobistych pracownika ani też uznane za działanie bezprawne zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego (wyrok SN z 4 czerwca 2002 r.).
Konsekwencją zapatrywania Sądu Najwyższego jest uznanie notatki służbowej za jeden z kluczowych dowodów w postępowaniu zmierzającym do ukarania pracownika. Pracodawca, którego stanowisko co do zasadności wypowiedzenia umowy o pracę okazało się słuszne, nie może być pozbawiony możliwości przeprowadzenia przed podjęciem decyzji o wypowiedzeniu, stosownego postępowania wyjaśniającego i sporządzania w jego toku właśnie różnego rodzaju notatek na temat pracownika.
Notatka może mieć także różny charakter. Z reguły notatki przybierają formę informacyjną. Niejednokrotnie służą jednak różnego rodzaju donosom czy skargom na pracowników.
Przykład
Jeden z pracowników zauważył, że inny pracownik zajmujący w firmie stanowisko dyrektora marketingu po przyjściu do pracy spożywa alkohol. Mimo że była to bardzo niewielka ilość oraz nie wpływała w żaden sposób negatywnie na wykonywaną pracę, z uwagi na okoliczność, iż pracownik ten podczas dnia pracy często odbywa spotkania, na które udaje się samochodem służbowym, postanowił poinformować o tym pracodawcę.
Autorem notatek może być w zasadzie każdy. Z reguły będzie to bezpośredni przełożony danego pracownika. W praktyce notatki dość często są przygotowywane także przez pracowników działu kadr i innych pracowników bezpośrednio współpracujących z pracownikiem, którego zachowanie jest opisane w notatce.
Miejsce przechowywania notatek
Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie zakresu prowadzenia dokumentacji pracowniczej oraz przepisami Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej oraz akt osobowych pracownika. Dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia gromadzi się w części B akt osobowych. Przepis § 6 ust. 2 pkt 2 ww. rozporządzenia przed wymienieniem poszczególnych dokumentów używa sformułowania „w tym”, co wskazuje, że jest to wyliczenie przykładowe. Takie stanowisko nie tylko prezentuje sądownictwo, ale i literatura przedmiotu – część B akt osobowych jest właściwym miejscem do przechowywania notatek służbowych dotyczących danego pracownika. Tworzenie i przechowywanie tego typu dokumentów w innym miejscu należałoby uznać za naruszenie przepisów dotyczących prowadzenia dokumentacji.
To, że akta osobowe są właściwym miejscem do umieszczania tego typu dokumentów, znajduje także uzasadnienie w generalnym prawie pracodawcy do dokumentowania niewywiązywania się przez pracownika z jego obowiązków. Pracownik nie może zatem żądać zniszczenia i zaprzestania gromadzenia takiej dokumentacji jako dotyczącej przebiegu jego zatrudnienia (wyrok SN z 10 października 2003 r.).
Odpowiedzialność za treść notatek
Notatki służbowe powinny być niezwłocznie zniszczone, jeżeli cel, dla którego zostały stworzone, przestał być aktualny. Uznaje się w szczególności, że skoro Kodeks pracy przewiduje, że po roku nienagannej pracy karę porządkową uważa się za niebyłą, w aktach osobowych nie powinny znajdować się jakiekolwiek dokumenty potwierdzające fakt jej nałożenia. W związku z tym pracodawca powinien usunąć z akt osobowych pracownika zarówno odpis zawiadomienia o ukaraniu, jak i inne ślady ukarania pracownika. W przeciwnym razie pracodawca naraża się na odpowiedzialność z tytułu naruszenia przepisów dotyczących prowadzenia dokumentacji pracowniczej, ale również ustawy o ochronie danych osobowych, jak i Kodeksu cywilnego w związku z naruszeniem dóbr osobistych pracownika.
Sprawy dotyczące sporządzania notatek służbowych należą do sporów rozstrzyganych przez sądy pracy (wyrok SN z 16 marca 2000 r.).
Podstawa prawna:
- art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy,
- § 6 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.).
Orzecznictwo:
- wyrok SN z 4 czerwca 2002 r. (I PKN 249/01, OSNP 2004/7/118),
- wyrok SN z 10 października 2003 r. (I PK 295/02, OSNP 2004/19/332),
- wyrok SN z 16 marca 2000 r. (I PKN 672/99, OSNP 2001/15/490).