Przepisy nie regulują kwestii terminu, w jakim były pracodawca powinien wydać odpis świadectwa pracy. Powinni zatem Państwo wydać pracownikowi duplikat najszybciej, jak to możliwe, bez zbędnej zwłoki. Nie ma też przeszkód, aby posłużyć się terminami odnoszącymi się do wydawania świadectwa pracy, ale nie jest to wymóg bezwzględny.
Sytuacje losowe mogą spowodować, że były pracownik utraci oryginał świadectwa pracy. Wówczas ma prawo zwrócić się do byłego pracodawcy z wnioskiem, aby ten wydał jego odpis. Przepisy dotyczące wydawania odpisu świadectwa pracy nie regulują precyzyjnie wielu kwestii związanych z tą czynnością. Podstawą do wydania odpisu świadectwa pracy jest zwrócenie się do byłego pracodawcy z umotywowanym żądaniem wydania takiego dokumentu. Taki wniosek może złożyć były pracownik, osoba przez niego upoważniona lub – w przypadku śmierci pracownika – członek rodziny albo inna osoba będąca jego spadkobiercą. Można to uczynić w dowolnej formie, ponieważ przepisy prawa pracy nie zawierają w tym zakresie szczególnych wymagań. Żądanie to może mieć więc zarówno formę ustną, jak i pisemną. Do celów dowodowych warto jednak zadbać, aby żądanie wydania duplikatu świadectwa miało formę pisemną.
Polecamy: Kodeks pracy 2018. Praktyczny komentarz z przykładami.
Były pracownik może wystąpić w dowolnej formie o wydanie duplikatu świadectwa pracy.
Termin wydania duplikatu
Jeśli chodzi o termin wydania odpisu świadectwa pracy, to przepisy nie określają precyzyjnie, kiedy powinno to nastąpić. Z całą pewnością nie mają Państwo obowiązku sporządzenia odpisu na tzw. poczekaniu, czyli w dniu, w którym były pracownik zgłosił swoje żądanie. Nie ma również bezpośrednich podstaw, aby musieli Państwo stosować w opisanej sytuacji 7-dniowy termin, w jakim pracodawcy doręczają pracownikowi świadectwo pracy. Termin ten odnosi się bowiem do przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, czyli wydania oryginału świadectwa pracy, a nie jego duplikatu. Można więc przyjąć, że odpis świadectwa powinni Państwo przekazać byłemu pracownikowi jak najszybciej to będzie możliwe, bez zbędnej zwłoki. Nie ma przeszkód prawnych, aby duplikat świadectwa wydać w terminie 7 dni od zgłoszenia żądania przez byłego pracownika – tak jak pierwotnie wydane świadectwo. Jednak uzasadnione obiektywnymi okolicznościami przypadki wydania odpisu w późniejszym terminie nie powinny spowodować dla Państwa ujemnych konsekwencji.
Niewydanie duplikatu
Mimo że przepisy nie precyzują terminu wydania duplikatu świadectwa pracy, warto pamiętać, że zbyt długie, nieuzasadnione odwlekanie tego obowiązku może powodować negatywne skutki prawne po stronie byłego pracownika i byłego pracodawcy.
W praktyce może powstać pytanie, jakie konsekwencje dla pracodawcy wiążą się z niewydaniem lub z wydaniem odpisu świadectwa w czasie znacząco odległym od dnia zgłoszenia żądania w tej sprawie. Przepisy bezpośrednio nie regulują tych zagadnień. Roszczenia z Kodeksu pracy o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania wadliwego świadectwa oraz określające wysokość odszkodowania mają zastosowanie wobec oryginału świadectwa, wydawanego w związku z rozwiązaniem lub ustaniem stosunku pracy. Nie ma więc bezpośrednich podstaw do stosowania powyższych regulacji w stosunku do odpisu świadectwa – tym bardziej że prawo nic nie mówi o terminie jego wydania. Ponieważ jednak wydanie odpisu jest obowiązkiem byłego pracodawcy, brak jego realizacji lub zawiniona realizacja ze znacznym opóźnieniem w stosunku do terminu złożenia wniosku mogą wiązać się z odpowiedzialnością, na zasadach ogólnych na podstawie Kodeksu cywilnego, za szkodę poniesioną przez byłego pracownika.
PRZYKŁAD
Były pracownik wystąpił do byłego pracodawcy z pisemnym, umotywowanym wnioskiem o wydanie świadectwa pracy. Mimo upływu miesiąca pracownik nie otrzymał duplikatu świadectwa, tracąc możliwość zatrudnienia u nowego pracodawcy. Ponieważ niewydanie duplikatu świadectwa pracy spowodowało dla byłego pracownika szkodę, może on dochodzić odszkodowania od byłego pracodawcy w wysokości wyrządzonej szkody.
Obowiązkiem pracodawcy jest wydanie odpisu świadectwa pracy na każde umotywowane żądanie byłego pracownika.
PRZYKŁAD
Pracownik na skutek zalania mieszkania utracił świadectwo pracy. W związku z tym wystąpił z pisemnym wnioskiem do byłego pracodawcy o wydanie odpisu świadectwa. Ponieważ teczka z uzyskanym odpisem została skradziona, były pracownik ponownie zwrócił się do pracodawcy z wnioskiem o sporządzenie odpisu świadectwa. Pracodawca odmówił uzasadniając, że wydał już pracownikowi odpis świadectwa pracy. Postępowanie pracodawcy jest nieprawidłowe. Przepisy nie określają liczby odpisów świadectwa pracy, zatem pracodawca powinien wydawać byłemu pracownikowi duplikat takiego dokumentu za każdym razem, kiedy pracownik wystąpi o to z umotywowanym wnioskiem.
Pracodawca nie ma prawa pobierać jakichkolwiek opłat z tytułu wydania takiego odpisu.
Sporządzenie odpisu świadectwa
Przepisy nie regulują również technicznej strony sporządzenia odpisu świadectwa pracy. Z całą pewnością postępowanie pracodawcy będzie nieprawidłowe, jeżeli zostanie sporządzone od podstaw całkowicie nowe świadectwo pracy, z obecną datą czy z uwzględnieniem nowych danych wynikających np. z przekształceń firmy, ponieważ w przepisach występuje pojęcie „odpis”, a nie kopia. Zgodnie z przeważającym poglądem panującym w literaturze prawa pracy przyjmuje się, że skserowanie czy sporządzenie fotokopii przez pracodawcę egzemplarza świadectwa pracy przechowywanego w dokumentacji pracowniczej nie spełni wymogu sporządzenia odpisu.
Należy zatem uznać, że sporządzenie duplikatu świadectwa polega na przygotowaniu identycznego jak oryginał odpisu tego świadectwa, który powinien zawierać wszystkie informacje zawarte w kopii świadectwa pracy, będącej w posiadaniu pracodawcy, konieczne do ustalenia uprawnień pracowniczych. Wątpliwości budzi kwestia, kto powinien podpisać sporządzony odpis świadectwa – czy zawsze musi to być ta sama osoba, która podpisała wcześniej wydane pracownikowi świadectwo. W praktyce może to być utrudnione – wówczas nie ma przeszkód, aby odpis został opatrzony podpisem obecnego pracodawcy lub osoby występującej w imieniu pracodawcy w sprawach pracowniczych. Dopuszczalne jest też podanie na kopii informacji, że świadectwo pracy podpisał np. dryrektor X.
Z wydaniem pracownikowi świadectwa pracy wiąże się obowiązek przechowywania jego kopii w dokumentacji pracowniczej. Przepisy nie wprowadzają takiego obowiązku w przypadku wydania pracownikowi odpisu kopii świadectwa. Z praktycznych względów wskazane jest umieszczenie w części C akt osobowych informacji o fakcie sporządzenia i wydania pracownikowi takiego odpisu. Dobrym rozwiązaniem może być sporządzenie odpisu w 2 egzemplarzach – jednego dla byłego pracownika, a drugi można przechowywać w dokumentacji pracowniczej wraz z wnioskiem byłego pracownika w sprawie wydania odpisu.
Korekta odpisu świadectwa
W praktyce może się zdarzyć, że odpis świadectwa pracy zawiera błędy. Przepisy prawa pracy nie regulują trybu postępowania w takiej sytuacji. Należy jednak przyjąć, że były pracownik może wówczas wystąpić do byłego pracodawcy z wnioskiem o wydanie nowego, poprawnie sporządzonego odpisu. Może to uczynić w każdym czasie, a nie tylko w 7-dniowym terminie zastrzeżonym do wystąpienia z wnioskiem o sprostowanie oryginału świadectwa, które pracodawca wydał w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Pracodawca nie ma prawa odmówić sporządzenia nowego, poprawionego odpisu świadectwa pracy.
Podstawa prawna:
- art. 97 § 1, § 4 Kodeksu pracy,
- § 2, § 3, § 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz.U. Nr 60, poz. 282 ze zm.),
- § 6 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.).