Obowiązujące przepisy nie regulują kwestii związanych zarówno z częstotliwością, jak też okresem trwania wyjazdów w delegację służbową, również zagraniczną. Decydują o tym potrzeby pracodawcy. Istotne w tym przypadku będą przepisy o czasie pracy.
Podróż służbowa charakteryzuje się tym, że jest odbywana poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, na polecenie pracodawcy, w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania. Wszystkie wymienione elementy muszą wystąpić łącznie (art. 775 k.p.).
Pracownikowi, który odbywa na polecenie pracodawcy zagraniczną podróż służbową, przysługuje zwrot wydatków w postaci diety, zwrot kosztów przejazdu i noclegów oraz innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb (rozporządzenie MPiPS z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju; DzU nr 236, poz. 1991 ze zm.).
Wysokość wypłacanych pracownikowi kwot tytułem diet zależy jednak nie tylko od wartości diety za dobę, ale też przede wszystkim od czasu trwania podróży służbowej.
Dieta przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki różni się wysokością w zależności od państwa docelowego. Wysokości diet dla poszczególnych krajów znajdują się w tabeli będącej załącznikiem do ww. rozporządzenia.