Za nieprowadzenie akt osobowych grozi kara grzywny

Obowiązek dokumentowania stosunku pracy istnieje już na etapie rekrutacji pracownika. Pracodawca może od kandydata żądać złożenia:

• wypełnionego kwestionariusza osobowego i zdjęcia,
• świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
• dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania pracy,
• świadectwa ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
• orzeczenia lekarskiego o braku przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
• innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Pracownik ma prawo także z własnej inicjatywy dołączyć dodatkowe dokumenty, np. rekomendacje, świadectwa pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy, np. że jest honorowym krwiodawcą, co uprawnia go do dodatkowych dni wolnych od pracy. Żadnych innych dokumentów pracodawca nie ma prawa domagać się, chyba że w określonej sytuacji wymagają tego przepisy.

Pracodawca może żądać przedłożenia oryginałów dokumentów tylko do wglądu lub w celu ich skopiowania. Także po przyjęciu kandydata do pracy może on przechowywać w jego aktach odpisy lub kopie składanych dokumentów.

Po nawiązaniu stosunku pracy

Po zawarciu umowy o pracę, ale jeszcze przed rozpoczęciem jej wykonywania przez pracownika, pracodawca musi udokumentować na piśmie, że przekazał pracownikowi informację o warunkach zatrudnienia, zapoznał go z treścią regulaminu pracy, a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia tego regulaminu, przekazał pracownikowi informacje o pracy w porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności. W aktach pracownika muszą się ponadto znaleźć dokumenty potwierdzające, że został zaznajomiony z:

• przepisami i zasadami bhp,
• zakresem informacji objętych tajemnicą określoną dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy,
• obwieszczeniem ustalającym systemy i rozkłady czasu pracy,
• przyjętymi okresami rozliczeniowymi, jeżeli nie zostały ustalone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy.

---

Akta osobowe

Każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia akt osobowych dla wszystkich pracowników.

Akta osobowe każdego pracownika składają się z trzech części:

• A – obejmuje wspomniane dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
• B – zawiera dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,
• C – zawiera dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia – są to przede wszystkim oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę wraz z kopią wydanego pracownikowi świadectwa pracy, ponadto potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym wobec pracownika postępowaniem egzekucyjnym.

Wszystkie dokumenty powinny być ułożone w poszczególnych częściach w porządku chronologicznym. Należy je także ponumerować. Każda z części akt osobowych powinna zawierać wykaz znajdujących się w nich dokumentów. Gromadzenie wszystkich dokumentów pracownika w nieponumerowanej i niepodzielonej na części teczce lub skoroszycie, co zdarza się w mniejszych firmach, może zostać uznane za tożsame z brakiem prowadzenia akt osobowych.

PRZYKŁAD 1: Żądanie zaświadczenia o niekaralności

Pracodawca, który miał negatywne doświadczenia z karanymi pracownikami zatrudnianymi w magazynie, zażądał od kandydatów na stanowisko magazyniera zaświadczeń o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego. Jest to działanie bezprawne, ponieważ dokumentu tego można żądać (i przechowywać go w aktach) wyłącznie od tych pracowników, w stosunku do których z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności (np. gdy zatrudniony ma mieć dostęp do informacji niejawnych), korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej.

PRZYKŁAD 2: Umowa o zakazie konkurencji

Pracodawca zawarł umowę o zakazie konkurencji przy zawarciu umowy o pracę z pracownikiem. Obie umowy powinny się znaleźć w części B akt osobowych. Gdyby pracownik i pracodawca zawarli umowę o zakazie konkurencji dopiero po rozwiązaniu stosunku pracy, powinna się ona znaleźć w części C akt osobowych.

PRZYKŁAD 3: Niepochlebne wycinki z gazet

Kadrowa włączyła do akt osobowych nielubianego współpracownika artykuły z lokalnej gazety na temat jego osobistych zatargów z sąsiadem. Pracownik dowiedział się o tym od zaprzyjaźnionej koleżanki, która również pracuje w dziale personalnym. Pracownik ma prawo żądać usunięcia z akt tych wycinków prasowych, gdyż nie mają one jakiegokolwiek związku z jego zatrudnieniem. Poinformował o tym kadrową, zastrzegając, że jeśli jego żądania nie zostaną spełnione, złoży w tej sprawie pozew przeciwko pracodawcy.

PRZYKŁAD 4: Notatka o niewywiązaniu się z powierzonych obowiązków

Pracownik po raz trzeci nie wywiązał się z zadań zleconych mu przez przełożonego. Nie miał na to żadnego usprawiedliwienia. Poinformowany o tym pracodawca postanowił sporządzić na ten temat notatkę i dołączył ją do akt osobowych niesolidnego pracownika. Zatrudniony został o tym poinformowany i zażądał usunięcia notatki oraz jej zniszczenia. Pracodawca nie musi spełniać tego żądania. Ten rodzaj notatki dotyczy przebiegu zatrudnienia pracownika. Uznał tak m.in. Sąd Najwyższy (wyrok z 10 października 2003 r., sygn. akt I PK 295/02, OSNP 2004/19/332). Dokumenty te mogą być np. powołane jako dowód na istnienie przyczyny wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę.

Przejęcie zakładu pracy przez innego pracodawcę

Możliwość zmiany pracodawcy określa art. 23¹ kodeksu pracy oraz odrębne przepisy przewidujące następstwo prawne nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawiązanych przez poprzedniego pracodawcę. Gdy dojdzie do takiej zmiany, dotychczasowy pracodawca ma obowiązek przekazać akta osobowe pracowników oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkami pracy pracodawcy przejmującemu pracowników.

Przebieg zatrudnienia

Najobszerniejsza jest część B. Powinny się znaleźć w niej dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia. Przepisy wymieniają je jedynie przykładowo i nie wyczerpują możliwej ich listy. Oznacza to, że pracodawca ma prawo przechowywać w tej części również inne pisma, które jego zdaniem dokumentują przebieg zatrudnienia. Natomiast obowiązkowo w aktach osobowych musi być przechowywana umowa o pracę lub inny dokument potwierdzający nawiązanie zatrudnienia.

Ponadto powinna być w niej gromadzona dokumentacja dotycząca:

• dokonywanych zmian warunków zatrudnienia, czyli porozumienia, wypowiedzenia zmieniające,
• wykonania przez pracodawcę obowiązków informacyjnych wobec pracownika, dotyczących warunków zatrudnienia, bhp czy uprawnień pracowniczych – jeśli pracownik jest rodzicem, pracodawca zamieszcza tam dane o jego dzieciach, oświadczenie o korzystaniu z dwóch dni opieki nad dzieckiem, dokumentację urlopu wychowawczego i macierzyńskiego lub obniżenia wymiaru etatu pracownikowi uprawnionemu do urlopu wychowawczego.

W części B powinny się znaleźć ponadto informacje o karach porządkowych lub dyscyplinarnych, wyróżnieniach, nagrodach, ukończonych podczas zatrudnienia szkoleniach czy innych formach podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracownika oraz zaświadczenia o zdolności bądź niezdolności pracownika do pracy ze względu na stan zdrowia

(w tym wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi). Wreszcie tutaj jest miejsce na dane o powierzeniu pracownikowi mienia z obowiązkiem wyliczenia się, za które ponosi on odpowiedzialność materialną.

Niektóre dokumenty mogą być przechowywane w aktach osobowych tylko przez pewien czas, po którym powinny zostać usunięte. Dotyczy to przede wszystkim orzeczeń o zastosowaniu wobec pracowników kar dyscyplinarnych czy informacji o wymierzonej pracownikowi karze porządkowej, którą należy usunąć z akt po zatarciu kary (art. 113 § 1 k.p.).

Ponadto część dokumentów związanych z relacjami pracodawcy i pracownika powinna być w określonej sytuacji przechowywana w części B, a w innej – w części C. Zależy to przede wszystkim od tego, jakiego etapu tych relacji dotyczą – rekrutacji, okresu zatrudnienia czy po ustaniu stosunku pracy.

Niedopuszczalne informacje

Akta osobowe służą wyłącznie dokumentowaniu przebiegu zatrudnienia pracownika, a nie innych sfer jego aktywności. Niedopuszczalne jest włączanie do akt osobowych wszelkich informacji na temat pracownika, w których posiadanie wszedł pracodawca. W szczególności nie może on gromadzić dokumentów dotyczących życia rodzinnego pracownika, jego hobby, działalności społecznej, kulturalnej, politycznej, sportowej itp. W orzecznictwie sądowym utrwalony jest pogląd, że umieszczenie takich zakazanych dokumentów w aktach osobowych uprawnia pracownika do domagania się ich usunięcia, w tym także przed sądem. Muszą tam być dokumenty związane z zatrudnieniem. Sąd Najwyższy zalicza do nich m.in. notatki służbowe pracodawcy na temat zachowania pracowników (wyrok z 4 czerwca 2002 r., sygn. akt I PKN 249/01, OSNP 2004/7/118). Ponadto w jego ocenie, jeśli notatki takie w sposób rzetelny dokumentują zachowanie pracownika związane z jego zatrudnieniem, to nie można uznać, że ich dołączenie do akt osobowych pracownika narusza jego dobra osobiste. Warto przy tym pamiętać, że jakiekolwiek notatki o pracowniku muszą być gromadzone wyłącznie w jego aktach osobowych.

Rejestry, ewidencje

Pracodawca ma też obowiązek prowadzenia:

• rejestru wypadków przy pracy oraz przechowywanie protokołów ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową przez 10 lat,
• rejestru chorób zawodowych,
• dokumentacji przeprowadzanych szkoleń BHP,
• ewidencji młodocianych.

Ponadto odrębnie dla każdego pracownika należy prowadzić:

• karty ewidencji czasu pracy,
• imienne karty (listy) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,
• kart ewidencyjnych przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Ewidencja czasu pracy powinna obejmować pracę w poszczególnych dobach, w tym w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. W stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego. Obowiązek ewidencjonowania czasu pracy nie dotyczy pracowników:

• objętych systemem zadaniowego czasu pracy,
• zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy,
• otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

Forma prowadzenia ewidencji czasu pracy jest dowolna. Każdy pracodawca na swoje wewnętrzne potrzeby może też sporządzać listy obecności, rejestry wyjść w czasie pracy lub zwolnień od pracy.

Sąd Najwyższy zwraca uwagę, że na pracodawcy, który wbrew obowiązkowi nie prowadzi list obecności, list płac ani innej ewidencji czasu pracy pracownika i wypłacanego mu wynagrodzenia, spoczywa ciężar udowodnienia nieobecności pracownika, jej rozmiaru oraz wypłaconego wynagrodzenia (wyrok SN z 14 maja 1999 r., sygn. akt I PKN 62/99, OSNAPiUS 2000/15/579). Oznacza to, że pracodawca musi udowodnić rzeczywisty czas pracy pracownika z uwzględnieniem pracy w godzinach nadliczbowych (wyrok z 4 października 2000 r., sygn. akt I PKN 71/00, OSNAPiUS 2002/10/231). SN stwierdził też, że pracodawca, który nie ewidencjonuje w sposób prawidłowy czasu pracy, musi się liczyć z tym, że dla uwzględnienia roszczenia pracownika o zapłatę wynagrodzenia za nadgodziny wystarczy dowód na to, że wykonywał on taką pracę, bez konieczności ścisłego udowodnienia liczby przepracowanych godzin, a sąd będzie mógł zasądzić odpowiednią sumę według swej oceny, opartej na rozważeniu wszystkich okoliczności sprawy (wyrok z 5 lipca 2002 r., sygn. akt I PKN 314/01, niepublikowany).

Odpowiedzialność za złą dokumentację

Naruszanie obowiązków dokumentacyjnych jest wykroczeniem. Karę za to może ponieść pracodawca będący osobą fizyczną, członek organu zarządzającego jednostką organizacyjną lub osobą prawną, osoba, której powierzono wykonywanie wszystkich czynności z zakresu prawa pracy lub tylko tych czynności, które dotyczą ściśle akt osobowych i dokumentacji pracowniczej – najczęściej pracownik kadr. Karą zagrożone jest nieprowadzenie dokumentacji. Dominuje pogląd, że dotyczy to głównie sytuacji, gdy akta osobowe lub inne związane ze stosunkiem pracy nie są prowadzone. Pracodawca lub osoba przez niego wyznaczona poniesie jednak odpowiedzialność, gdy okaże się, że braki w dokumentacji są na tyle poważne, że można uznać, jakby jej nie prowadzono.

Pracodawca odpowiada ponadto za pozostawienie dokumentacji dotyczącej pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, np. gdy jest przechowywana w pomieszczeniach zagrzybionych, zawilgoconych lub zagrożonych pożarem.

Za wykroczenia te grozi grzywna w wysokości od 1000 zł do 30 tys. zł. Wymierzyć ją może sąd na podstawie wniosku złożonego przez inspektora pracy, który w tego typu sprawach jest oskarżycielem publicznym. W sprawach tych również inspektor pracy może nałożyć mandat. Maksymalna jego wysokość wynosi 2000 zł, a w przypadku powtórnego ukarania w ciągu dwóch lat – 5000 zł.

Pracodawca może także ponieść odpowiedzialność odszkodowawczą za złe prowadzenie dokumentacji pracowniczej. Sąd Najwyższy stwierdził np., że w razie niezwrócenia pracownikowi świadectwa szkolnego lub innych dokumentów łączących się ze stosunkiem pracy, pracownik może – jeżeli w związku z tym poniósł szkodę – domagać się odszkodowania na podstawie art. 471 kodeksu cywilnego (wyrok z 6 października 1976 r., sygn. akt I PR 130/76, OSNC 1977/4/82).

Podstawa prawna

• Art. 22¹, 85 ust. 5, art. 94 pkt 9a i b, art. 149 ust. 1, art. 234, 235, 281 pkt 6 i 7 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94; ost. zm. Dz.U. z 2010 r. nr 254, poz. 1700.
• Art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy z 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym – t.j. Dz.U. z 2008 r. nr 50, poz. 292; ost. zm. Dz.U. z 2010 r. nr 229, poz. 1497.
• § 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika – Dz.U. nr 62, poz. 286; ost. zm. Dz.U. z 2009 r. nr 115, poz. 971