Ma Pan prawo żądać od pracowników tych danych, jeżeli ich podanie jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracowników ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Kserokopii tych dokumentów nie musi Pan przechowywać w aktach osobowych pracowników. Nie ma jednak przeszkód, żeby je tam zamieścić.
UZASADNIENIE
Prawo pracodawcy do żądania od danej osoby podania jej danych osobowych jest uzależnione od tego, czy dotyczy ono osoby ubiegającej się o zatrudnienie czy osoby już zatrudnionej. W przypadku kandydata do pracy pracodawca ma prawo żądać danych obejmujących: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia (art. 221 § 1 Kodeksu pracy).
Jeśli chodzi o osoby już zatrudnione, uprawnienie pracodawcy do żądania danych osobowych jest szersze, ponieważ dotyczy osób będących w stosunku pracy z tym pracodawcą. Wówczas odmowa ujawnienia przez pracownika danych, których może żądać pracodawca, stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych. Pracownik może zostać z tego powodu ukarany karą porządkową lub w szczególnych przypadkach, np. kiedy odmawia podania podstawowych danych osobowych, jak miejsce zamieszkania, wykształcenie itp., może zostać zwolniony z pracy (za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia).
WAŻNE!
Odmowa przez pracownika podania danych osobowych, których ma prawo żądać od niego pracodawca, jest naruszeniem obowiązków pracowniczych i może być podstawą do ukarania pracownika.
Od pracownika pracodawca, oprócz danych, których może żądać od kandydata do pracy, dodatkowo ma prawo wymagać podania numeru PESEL oraz innych danych osobowych, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez niego ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy (art. 221 § 2 Kodeksu pracy). Zasadą jest, że zarówno osoba ubiegająca się o zatrudnienie, jak i pracownik przekazują pracodawcy dane w formie oświadczenia. Pracodawca ma jednak prawo żądać udokumentowania tych danych (art. 221 § 3 Kodeksu pracy).
PRZYKŁAD
Pracodawca zażądał od pracownika podania wszystkich miejsc dotychczasowego zamieszkania. Pracownik odmówił. Pracodawca uznał, że jest to naruszenie obowiązków pracowniczych i rozwiązał z pracownikiem umowę bez wypowiedzenia. Pracodawca nie miał prawa uznać tego faktu za podstawę do rozwiązania stosunku pracy. Pracownik nie musi bowiem podawać wszystkich miejsc dotychczasowego zamieszkania, tylko aktualne. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 5 sierpnia 2008 r. (I PK 37/2008, OSNP 2010/1-2/4) polecenie pracodawcy nakładające na pracownika obowiązek udzielenia informacji (danych osobowych) niewynikających z przepisów prawa pracy jest niezgodne z prawem i dlatego odmowa jego wykonania nie może stanowić podstawy rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia.
Pracownik może wyrazić zgodę i udostępnić pracodawcy jeszcze inne niż ww. dane osobowe, np. odcisk palca. Zgodnie z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 27 listopada 2008 r. (II SA/Wa 903/2008), pracodawcy mają prawo użyć odcisku palca pracownika w systemie elektronicznej kontroli obecności, jeśli zainteresowany wyrazi na to zgodę.
Ze względu na obowiązki wynikające ze stosunków pracy, pracodawca musi uzyskiwać i gromadzić określone informacje na temat pracownika. Może również żądać od pracownika udokumentowania uprawnień pracowniczych, które mu przysługują, np. prawa do zwolnienia od pracy z tytułu ślubu lub śmierci rodzica.
Jeżeli chodzi o umieszczenie w dokumentacji pracowniczej aktów stanu cywilnego w postaci kserokopii, np. odpisu aktu małżeństwa, odpisu aktu zgonu rodziców pracownika pracodawca nie ma obowiązku umieszczania tych dokumentów w aktach osobowych. Pracodawca może je zastąpić oświadczeniem pracownika potwierdzającym zaistnienie pewnych okoliczności, które uprawniają pracownika do zwolnienia od pracy. Nie ma jednak przeszkód, żeby kserokopie dokumentów potwierdzające prawo pracownika do uprawnień pracowniczych przechowywać w części B akt osobowych.
Podstawa prawna
- art. 221 § 1–3, art. 52 § 1 Kodeksu pracy,
- § 6 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.).