Roszczenia z zakresu prawa pracy przedawniają się z upływem 3 lat od daty wymagalności. Jednak roszczenia pracodawcy o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracownika wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków ulegają przedawnieniu z upływem roku od dnia, w którym pracodawca powziął wiadomość o wyrządzeniu przez pracownika szkody, nie później jednak niż z upływem 3 lat od jej wyrządzenia. Jak widzimy, okresy przedawnienia przewidziane w prawie pracy są znacznie krótsze niż w prawie cywilnym, gdzie najczęściej znajduje zastosowanie termin 10-letni.
Należy pamiętać, aby instytucji przerwania biegu przedawnienia nie mylić z zawieszeniem biegu przedawnienia (skutek taki powoduje np. siła wyższa), które powoduje tylko czasowe wstrzymanie biegu okresu przedawnienia.
W sytuacji zbliżania się upływu terminu przedawnienia warto albo przyspieszyć skierowanie sprawy na drogę sądową, albo zadbać o przerwanie biegu przedawnienia, aby spowodować ponowne jego rozpoczęcie. Przerywać bieg przedawnienia można wielokrotnie, a po każdej przerwie przedawnienie zaczyna biec na nowo. Mamy tu do wyboru dwie podstawowe możliwości.
Po pierwsze, bieg przedawnienia przerywa się przez każdą czynność przed właściwym organem powołanym do rozstrzygania sporów lub egzekwowania roszczeń przedsięwziętą bezpośrednio w celu dochodzenia lub ustalenia albo zaspokojenia lub zabezpieczenia roszczenia. W praktyce będą to najczęściej przypadki wytoczenia powództwa do sądu. W tym wypadku trzeba pamiętać o objęciu pozwem całości roszczenia, ponieważ przerwanie biegu przedawnienia będzie dotyczyć tylko zgłoszonego roszczenia. Na takim stanowisku stanął Sąd Najwyższy w wyroku z 10 stycznia 2007 r. (III PK 90/06, OSNP 2008/11–12/155), w którym wskazał, że przerwanie biegu przedawnienia (art. 295 § 1 k.p.) dotyczy tej części roszczenia w znaczeniu materialnoprawnym, która została zgłoszona – w pozwie lub w piśmie rozszerzającym powództwo – zarówno co do samego żądania, jak i jego podstawy faktycznej.
Przedawnienie przerywa tylko pozew prawidłowy, tj. taki, który nie ma braków albo którego braki zostały uzupełnione w terminie. Pozew zwrócony nie wywołuje żadnych skutków prawnych.
W praktyce bardzo często przerwę biegu przedawnienia udaje się uzyskać dzięki złożeniu pozwu niezupełnego, zawierającego szczątkowe uzasadnienie roszczeń. Jest to dopuszczalne i często korzystne, bo potem w trakcie procesu można zmodyfikować powództwo i przytoczyć dodatkowe dowody. Nie będzie to jednak możliwe, jeśli sąd zobowiąże stronę do zajęcia ostatecznego stanowiska w sprawie pod rygorem pominięcia nowych okoliczności i środków dowodowych. Dlatego rozsądniej jest skorzystać z próby ugodowej, o czym poniżej.
Bieg przedawnienia przerywa złożenie wniosku do komisji pojednawczej o polubowne rozpoznanie sporu. Zawezwanie do próby ugodowej pozwala bowiem zachować przedawnienie „w bezpiecznej odległości” i dobrze rozważyć podstawę powództwa lub przeprowadzić negocjacje z dłużnikiem. Koszt takiego postępowania jest niewielki, bo opłata wynosi jedynie 40 zł, a można na dłuższy czas zażegnać perspektywę przedawnienia.
W praktyce niezbyt często dochodzi do ugody, niekiedy również z tej przyczyny, że postępowanie ugodowe jest szczątkowe – sędzia odbiera stanowiska stron, nie przeprowadza negocjacji i po prostu stwierdza, że do ugody w sprawie nie doszło. Przepisy nie przewidują w tym zakresie żadnego postępowania odwoławczego, a zatem przedawnienie biegnie na nowo od dnia zakończenia ugodowego posiedzenia sądu.
Skorzystanie z próby ugodowej nie jest proste, ponieważ system rozpoznawania sporów pracowniczych przez komisje pojednawcze jest nieefektywny, a dodatkowo występują one tylko w nielicznych zakładach państwowych.
Aby uzyskać przerwanie biegu przedawnienia, trzeba wystąpić do właściwego sądu i to bezpośrednio w celu dochodzenia, ustalenia, zaspokojenia lub zabezpieczenia roszczenia (art. 295 § 1 pkt 1 k.p.). Nie mają zatem takiego skutku czynności uboczne, dokonywane po to, aby uzyskać inne korzyści procesowe (złożenie wniosku o zwolnienie od kosztów sądowych i wyznaczenie adwokata z urzędu albo wniosku o nadanie tytułowi egzekucyjnemu klauzuli wykonalności). Jeśli sprawa jest już w sądzie pracy, to nie musimy obawiać się jej przedawnienia, mimo że proces może być długotrwały. Przerwa biegu przedawnienia, która nastąpiła wskutek jednej z przyczyn przewidzianych w art. 295 § 1 pkt 1 k.p., powoduje, że przedawnienie nie biegnie na nowo dopóki, dopóty postępowanie wszczęte w celu dochodzenia lub ustalenia albo zaspokojenia lub zabezpieczenia roszczenia nie zostanie zakończone.
Po drugie, bieg przedawnienia jest przerywany przez uznanie roszczenia przez osobę, przeciwko której roszczenie przysługuje. Uznanie roszczenia to czynność dłużnika dokonana wobec wierzyciela, z której wynika chęć zapłaty długu lub przynajmniej przyznanie istnienia obowiązku spełnienia świadczenia. Z dniem dokonania uznania zostaje zniesiony dotychczasowy bieg terminu przedawnienia i w związku z tym nowy termin przedawnienia rozpoczyna się od dnia następnego po dacie uznania.
Wyróżnia się uznanie właściwe, będące umową zawartą między wierzycielem a dłużnikiem, w której strony ustalają, że istnieje między nimi dług o określonej wysokości i terminie płatności, a także niewłaściwe – będące każdym innym zachowaniem dłużnika, z którego wynika świadomość istnienia długu oraz obowiązku jego zapłaty.
O ile możemy mieć trudności z prostym uznaniem długu przez dłużnika, który po prostu nie chce zapłacić, o tyle warto skorzystać z uznania niewłaściwego dokonanego często bez pełnej świadomości dłużnika. W tym ostatnim przypadku mogą pojawić się w sądzie trudności dowodowe, zwłaszcza gdy termin przedawnienia już upłynął. Dlatego warto mieć świadków rozmowy z dłużnikiem albo potwierdzenie innych osób faktu uznania roszczenia. Uznanie roszczenia przerywa bieg przedawnienia, jeżeli zostało złożone przed upływem określonego terminu przedawnienia. Po jego upływie można je ewentualnie ocenić jako zrzeczenie się zarzutu przedawnienia.
Roszczenie stwierdzone prawomocnym orzeczeniem organu powołanego do rozstrzygania sporów czy stwierdzone ugodą zawartą w trybie kodeksowym przed takim organem ulega przedawnieniu z upływem 10 lat od dnia uprawomocnienia się orzeczenia lub zawarcia ugody. Ten termin może również podlegać przerwaniu na ogólnych zasadach.