Jednym z najprostszych rozwiązań w takiej sytuacji jest zawarcie z pracownikiem porozumienia stron co do zmiany stanowiska pracy. W porozumieniu tym można wpisać okres, na jaki pracodawca powierza pracownikowi nowe stanowisko. Przy czym okres ten nie musi kończyć się konkretną datą. Można wpisać, że porozumienie zawiera się na okres konieczności zastępstwa nieobecnego pracownika. Jeżeli pracodawca nie określi daty lub zdarzenia, które będzie kończyło porozumienie, to po powrocie zastępowanego pracownika do pracy trzeba będzie zawrzeć kolejne porozumienie zmieniające warunki pracy pracownika.
Może się również zdarzyć, że pracownik nie będzie chciał zmiany warunków pracy. W takiej sytuacji pracodawca będzie musiał zastosować wypowiedzenie zmieniające (art. 42 k.p.). Dokument taki powinien być złożony pracownikowi na piśmie. Jeżeli pracownik jest zatrudniony na czas nieokreślony, w wypowiedzeniu zmieniającym należy wskazać przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie, wymagany dla pracownika okres wypowiedzenia, odpowiedni do okresu zatrudnienia w tym zakładzie pracy, nowe zaproponowane stanowisko pracy oraz pouczenie o terminie złożenia przez pracownika oświadczenia. Jeśli pracownik nie złoży pisma o odmowie przyjęcia nowego stanowiska pracy do czasu upływu połowy okresu wypowiedzenia, uważa się, że wyraził na nie zgodę.
W przypadku wypowiedzenia zmieniającego pracodawca powinien wskazać konkretną datę zakończenia jego obowiązywania. Jeżeli tego nie uczyni, przyjmuje się, że zmiana została dokonana na czas nieokreślony, a więc ponownie w razie powrotu zastępowanego pracownika do pracy trzeba będzie z zastępującym podwładnym zawrzeć porozumienie zmieniające bądź wystosować kolejne wypowiedzenie zmieniające. W tym przypadku w wypowiedzeniu należy wskazać konkretną datę trwania zmiany.
Wręczając pracownikowi wypowiedzenie zmieniające, pracodawca musi liczyć się z tym, że pracownik odmówi jego przyjęcia, a co za tym idzie, umowa rozwiąże się. Jeżeli pracodawca nie chce ryzykować utraty pracownika, może zatrudnić go na nowym stanowisku w ramach kolejnej umowy o pracę. Warunkiem jest, aby oba stanowiska pracy były rodzajowo inne.