Praca zdalna - pracodawco, co musisz wiedzieć?
Od wejścia w życie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych w wielu zakładach pracy zapanował organizacyjny chaos. Z jednej strony chęć zastosowania się do rekomendacji rządu i obawa przed zarażaniem, a z drugiej realna obawa o dalsze, efektywne funkcjonowanie zakładu pracy. Wielu z pracodawców umożliwiło swoim pracownikom pracę zdalną. Dla tych, którzy dotychczas jej nie wykorzystywali, nowa sytuacja okazuje się być nie lada wyzwaniem. Czym praca zdalna tak właściwie jest i co każdy pracodawca wiedzieć powinien, aby przejść ten ciężki czas odpowiedzialnie?
Polecamy: INFORLEX Twój Biznes Jak w praktyce korzystać z tarczy antykryzysowej Zamów już od 98 zł
Praca zdalna – czym właściwie jest?
Żadne z obecnie obowiązujących przepisów nie definiują pojęcia pracy zdalnej. Nie należy jej utożsamiać z tzw. telepracą, szczegółowo uregulowaną w kodeksie pracy, polegającą na wykonywaniu pracy regularnie poza zakładem pracy i przekazywaniu jej wyników pracodawcy w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (art. 675 i n. KP).
Praca zdalna to pojęcie szersze. Najkrócej rzecz ujmując, pracownik wykonuje wszystkie dotychczasowe obowiązki z taką różnicą, że robi to w miejscu innym niż zakład pracy. Tzw. home office może więc przebiegać w różnoraki sposób, w tym także bez użycia środków komunikacji elektronicznej (komputera, internetu) i bez bieżącego raportowania. Jego przebieg uzależniony jest od charakteru pracy i indywidualnych obowiązków pracowniczych. Przykładowo pracownik na odległość analizuje, sporządza dokumenty, projekty, zadania a pracodawcy przekazywane są wyłącznie efekty jego pracy.
Odpowiedzi i wskazówek nie daje również sama ustawa, z której pracodawca może jedynie wywnioskować, że praca zdalna to praca określona w umowie o pracę, wykonywana poza miejscem stałego jej wykonywania w celu przeciwdziałania COVID-19. Nie bez znaczenia jest fakt, że niekoniecznie jest to praca wykonywana z domu – przepisy ustawy nie odwołują się do warunków mieszkaniowych lub rodzinnych pracownika przy polecaniu pracy zdalnej. Za w pełni uzasadnione zatem można uznać obawy i wątpliwości pracodawców – brak ewidencji, faktycznej kontroli nad pracownikami może przełożyć się na jakość pracy wykonywanej zdalnie. Szereg wątpliwości budzi również bezpieczeństwo powierzanych pracownikom danych czy sprzętów.
Co na pewno wiadomo?
1. To pracodawca, a nie pracownik decyduje o pracy zdalnej
Decyzja o poleceniu pracy zdalnej leży wyłącznie w gestii pracodawcy. Pracownik może oczywiście zawnioskować o pracę w takim trybie, jednak nie może on na pracodawcy niczego wymusić, powołując się np. na obawy przed zarażeniem. Zgodnie z treścią art. 100 § 1 k.p. obowiązkiem pracownika jest stosowanie się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. Odmowa wykonania polecenia pracodawcy, o ile nie jest ono sprzeczne z prawem lub umową o pracę, może skutkować nałożeniem na pracownika kary porządkowej. Pracodawca może stosować karę upomnienia lub nagany za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, jak również przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 108 § 1 k.p.).
2. Forma polecenia pracy zdalnej
Zważywszy, że ustawa nie reguluje formy polecenia pracy zdalnej, uznać należy, że może ono zostać wydane w dowolnej formie, również ustnie. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem będzie jednak z pewnością wydanie polecenia w formie pisemnej, ewentualnie przesłanie drogą mailową na służbowy adres e-mail. Należy też pamiętać, że zgodnie z art. 3 ustawy, praca zdalna może być polecona pracownikowi, a zatem preferowanym jest, aby polecenie było skierowane indywidualnie do każdego z pracowników. Ustawa nie nakłada na pracodawcę obowiązku zawarcia w poleceniu uzasadnienia, określa natomiast, że pracodawca może polecić pracownikowi pracę zdalną tylko w celu przeciwdziałania COVID-19. Zgodnie z treścią art. 2 ust. 2 ustawy, przez przeciwdziałanie COVID-19 rozumie się wszelkie czynności związane ze zwalczaniem zakażenia, zapobieganiem rozprzestrzenianiu się, profilaktyką oraz zwalczaniem skutków choroby wywołanej zakażeniem wirusem SARS-CoV-2. Polecając pracownikowi pracę zdalną, pracodawca powinien więc działać w takim celu.
3. Tylko na czas określony
Zgodnie z treścią wskazanego przepisu polecenie pracy zdalnej może zostać nałożone na czas określony. Pracodawca zobowiązany jest więc z góry oznaczyć czas pracy zdalnej pracownika. Nie ma możliwości, aby pracodawca wydał polecenie pracy zdalnej na czas nieokreślony. Jednocześnie ustawodawca nie wskazał maksymalnego okresu wykonywania pracy zdalnej – należy jednak pamiętać, że to, jak długo praca wykonywana będzie w tym trybie uzależnione jest od celu, w jakim pracownik został na nią skierowany, tzn. przeciwdziałania COVID-19. Pewną wskazówkę stanowi art. 36 ust. 1 ustawy, zgodnie z którym część z przepisów, w tym przepisów regulujący pracę zdalną, traci swą moc po upływie 180 dni od dnia wejścia w życie. Uzasadnionym jest więc, aby czas pracy zdalnej pracownika nie przekraczał okresu, liczonego od 8 marca 2020 r., tzn. dnia, w którym ustawa weszła w życie. Ustawa nie zawiera żadnych ograniczeń w zakresie ewentualnego skracania lub wydłużania okresu wykonywania pracy zdalnej, należy zatem uznać, że dopuszczalne jest zarówno jego skrócenie jak i wydłużenie na czas oznaczony i uzasadniony przeciwdziałaniem COVID-19.
Z treści art. 3 ustawy wynika ponadto, że regulacja w zakresie polecenia pracy zdalnej dotyczy wyłącznie pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Nie jest jednak wykluczone, aby zdecydował się on skierować do wykonywania pracy zdalnej także osoby nieobjęte umowami o pracę.
4. Regulamin pracy zdalnej
Praca zdalna rodzi wiele potencjalnych niebezpieczeństw zarówno po stronie pracodawcy, jak i pracowników. Po pierwsze pojawia się wiele wątpliwości co do kwestii ochrony danych, powierzonych sprzętów i odpowiedzialności za niego, a także bezpieczeństwa i higieny pracy. Niełatwo jest również wydawać wiążące polecenia, w tym zlecań zadania na odległość. Wszystko w tym zakresie zależy od dobrej woli i zrozumienia obu stron stosunku pracy. Nie ułatwia również sygnalizowany brak rozwiązań prawnych, które narzuciłyby odgórnie określony tryb i zasady, według których praca zdalna mogłaby funkcjonować.
Dlatego też każdy z pracodawców, który zdecydował się na powierzenie pracownikom pracy zdalnej powinien rozważyć przyjęcie wewnątrzzakładowego aktu prawa pracy jakim jest regulamin wykonywania pracy zdalnej. W interesie każdego przedsiębiorcy jest, aby praca, w tym zdalna, świadczona była w sposób efektywny i zorganizowany oraz aby mógł on wyegzekwować od pracowników stosowanie się do jasno ustalonych reguł. W treści regulaminu warto więc zawrzeć ogólne zasady organizacji pracy zdalnej, w tym m.in. zasady kontaktowania się pracodawcy z pracownikami, sposoby ewidencjonowania faktycznego czasu spędzanego na pracy (np. przed komputerem), prawa i obowiązki obu stron, w tym w szczególności instrukcje bezpiecznej i higienicznej pracy. Należy mieć bowiem na uwadze, że zakres obowiązków pracodawcy względem pracowników w tym zakresie zasadniczo się nie zmienia.
Największym wyzwaniem wydaje się jednak zabezpieczenie szeroko pojętych danych, w tym danych osobowych. Te kwestie, zważywszy, że brak jest jakichkolwiek wymagań dotyczących warunków, w jakich pracownik pracuje zdalnie, powinny być uregulowane szczególnie pieczołowicie. Odpowiednio sporządzony i zredagowany regulamin powinien zobowiązać pracownika do stosowania adekwatnych zabezpieczeń przy świadczeniu pracy, w tym w zakresie korzystania ze sprzętu komputerowego i telefonów służbowych, używania mobilnych nośników danych oraz obsługiwania poczty elektronicznej. Należy także zwrócić uwagę na zasady odpowiedzialności za powierzony pracownikowi sprzęt elektroniczny. Dzięki kompleksowo przygotowanej regulacji, pracodawca może zabezpieczyć się i ograniczyć ryzyko wystąpienia wielu potencjalnych problemów mogących ujawnić się podczas okresu obowiązkowej izolacji. Nie należy też zapominać, że taki dokument może być także wykorzystany w przyszłości, w każdym innym przypadku, w którym zajdzie potrzeba zastosowania pracy zdalnej – która ma przecież sama w sobie wiele zalet.
Polecamy serwis: Prawa i obowiązki