Kodeks pracy w rozdziale VI wskazuje zarówno grupy przewinień, jak i kary nakładane w związku z nimi.
Kara upomnienia lub nagany może być stosowana wobec pracownika, który nie przestrzega:
- ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy,
- przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy,
- przepisów przeciwpożarowych,
- przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy,
- przyjętego sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Karę pieniężną można stosować w przypadkach niżej wskazanych, czyli za:
- nieprzestrzeganie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy,
- nieprzestrzeganie przepisów przeciwpożarowych,
- opuszczanie pracy bez usprawiedliwienia,
- stawianie się w pracy w stanie nietrzeźwości,
- spożywanie alkoholu w czasie pracy.
Pracodawca może stosować tylko ww. kary, a zastosowanie innych naraża go na sankcje karno-administracyjne (art. 281 pkt 4 k.p.). Kara pieniężna za jedno przewinienie oraz za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności nie może być wyższa od wynagrodzenia pracownika przysługującego mu za jeden dzień pracy. Natomiast wszystkie kary porządkowe nałożone na jednego pracownika nie mogą przekroczyć dziesiątej części jego wynagrodzenia, jakie otrzymałby już po potrąceniu należności określonych w art. 87 § 1 pkt 1–3 k.p.
Co ważne, pracodawca nie może przeznaczać wpływów z kar porządkowych na dowolny cel. Należy wykorzystać te środki zgodnie z art. 108 § 4 k.p. na poprawę warunków bezpieczeństwa i higieny pracy.
Udzielenie kary porządkowej musi nastąpić w terminach wskazanych przez ustawodawcę. Jeśli zachodzą okoliczności uzasadniające jej udzielenie, nie można zrobić tego później niż po upływie 2 tygodni od dnia powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego lub 3 miesięcy od dnia dopuszczenia się danego naruszenia. Pracodawca nie może nałożyć kary porządkowej przed uprzednim wysłuchaniem pracownika. Natomiast jeśli pracownika nie można wysłuchać z powodu jego nieobecności w zakładzie pracy, bieg 2-tygodniowego terminu przewidzianego na zastosowanie kary nie rozpoczyna się, a już rozpoczęty ulega zawieszeniu do dnia stawienia się pracownika do pracy.
Przy stosowaniu kary pracodawca musi wziąć pod uwagę w szczególności:
- rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych,
- stopień winy pracownika oraz
- jego dotychczasowy stosunek do pracy.
Kolejnym krokiem pracodawcy po wysłuchaniu pracownika oraz podjęciu decyzji o nałożeniu kary jest zawiadomienie go na piśmie o szczegółach ukarania. Należy wskazać przede wszystkim, jakiego rodzaju przewinienia dopuścił się pracownik i datę zdarzenia. Pracownika należy również poinformować o prawie zgłoszenia sprzeciwu od decyzji i terminie jego wniesienia. Odpis zawiadomienia składa się do akt osobowych pracownika.
Procedura odwoławcza w przypadku nałożenia kary porządkowej z naruszeniem przepisów prawa zostaje wszczęta na podstawie złożonego sprzeciwu pracownika. Sprzeciw należy wnieść w ciągu 7 dni od dnia zawiadomienia pracownika o ukaraniu. Najpierw ze sprzeciwem zapoznaje się zakładowa organizacja pracownicza, która wyraża swoje stanowisko w sprawie. Stanowisko to jest później rozpatrywane przez pracodawcę, który z kolei podejmuje decyzję o uwzględnieniu bądź odrzuceniu sprzeciwu. Nieodrzucenie sprzeciwu w ciągu 14 dni od jego wniesienia jest równoznaczne z jego uznaniem. Natomiast w ciągu 14 dni od dnia zawiadomienia pracownika o odrzuceniu sprzeciwu może on wystąpić do sądu pracy o uchylenie zastosowanej wobec niego kary.
Skutki uwzględnienia sprzeciwu pracownika to:
- usunięcie wpisu o zastosowaniu kary z akt osobowych oraz uznanie kary za niebyłą (na mocy orzeczenia sądu lub decyzji pracodawcy),
- uchylenie kary (na mocy orzeczenia sądu),
- zwrot pracownikowi równowartości kary pieniężnej (na mocy decyzji pracodawcy lub orzeczenia sądu uchylającego karę).