Udostępnienie danych o zatrudnieniu i zarobkach pracownika

RADA

 Nie mogą Państwo wydać zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach pracownika bezpośrednio Miejskiemu Ośrodkowi Pomocy Społecznej (MOPS). Dopuszczalne jest wydanie takiego zaświadczenia MOPS za zgodą pracownika.

UZASADNIENIE

Co do zasady, pomoc społeczna jest udzielana na wniosek osoby zainteresowanej. Oprócz wniosku osoba zwracająca się o przyznanie świadczeń jest zobowiązana udokumentować fakt, że spełnia ustawowe wymagania, aby pomoc otrzymać.

Sytuację osobistą, rodzinną, dochodową i majątkową osoby lub rodziny ubiegającej się o pomoc socjalną ustala się m.in. na podstawie:

• zaświadczenia pracodawcy o wysokości wynagrodzenia z tytułu zatrudnienia, zawierającego informacje o wysokości potrąconej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, składki na ubezpieczenie zdrowotne, składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w części finansowanej przez ubezpieczonego oraz składki na ubezpieczenie chorobowe oraz

• zaświadczenia pracodawcy o okresie zatrudnienia, w tym o okresach, za które były opłacane składki na ubezpieczenia społeczne, oraz o okresach nieskładkowych.

Ustalając prawo do świadczeń z pomocy społecznej pracownicy socjalni mogą także zwrócić się do sądów, organów i jednostek organizacyjnych o udzielenie informacji mających znaczenie dla rozstrzygnięcia o przyznaniu lub wysokości świadczeń z pomocy społecznej. Na tej podstawie mogą zwrócić się do pracodawcy o udzielenie informacji dotyczących zatrudnienia pracownika oraz wysokości osiąganego przez niego wynagrodzenia. Jednak to uprawnienie nie jest równoznaczne z prawem do żądania wystawienia zaświadczenia o zarobkach pracownika. Na pytanie pracownika socjalnego pracodawca jest zobowiązany niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni, udzielić informacji (odpowiedzi), nie zaś wystawiać zaświadczenie.

Co do zasady, zaświadczenia są udzielane na wniosek pracownika w zależności od konkretnych potrzeb, np. do banku, do urzędów itp. Prawie każdy podmiot, organ lub urząd wymagając od pracownika przedłożenia stosownego zaświadczenia honoruje zaświadczenia wystawione na specjalnie przygotowanych drukach, które mogą się znacznie od siebie różnić.

W przedstawionej sytuacji nie wiemy, w jakim celu ośrodek pomocy społecznej zwrócił się do zakładu pracy o wystawienie zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach pracownika. Można się jedynie domyślać, że chodzi właśnie o udzielenie informacji o zatrudnieniu i zarobkach pracownika. W takim przypadku pracodawca powinien ograniczyć się do udzielenia odpowiedzi na pytania ośrodka pomocy społecznej, nie powinien natomiast sporządzać zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach.

Nieco inaczej kształtowałaby się sytuacja, w której ośrodek zwróciłby się do pracodawcy o zaświadczenie na prośbę pracownika i za jego wyraźną zgodą. Wówczas należy przyjąć, że nie byłoby przeszkód, aby pracodawca takie zaświadczenie wydał wprost ośrodkowi. Co do zasady, zaświadczenia o zarobkach powinny być wystawiane na prośbę pracownika i wydawane do jego rąk. Zawierają bowiem istotne dla pracownika dane, które nie powinny być udostępniane każdemu.

Dane dotyczące zatrudnienia oraz wysokości otrzymywanego wynagrodzenia uznaje się za dane osobowe, a więc za informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej (posiadając informacje dotyczące zatrudnienia, np. rodzaj umowy, stanowisko, staż pracy w danej firmie oraz wysokości otrzymywanego wynagrodzenia nietrudno jest zidentyfikować konkretnego pracownika, w szczególności w mniejszych firmach). Informacje dotyczące wysokości wynagrodzenia i poszczególnych jego składników należą do informacji szczególnie chronionych i dostęp do nich oprócz samego pracownika ma jedynie wąskie grono upoważnionych osób lub instytycji. Prawo do pozyskania takich informacji musi wynikać wprost z przepisów prawa, jak np. w przypadku urzędu skarbowego czy zakładu ubezpieczeń społecznych, lub z wyraźnej zgody pracownika.

Podstawa prawna:

• art. 102, art. 105 ustawy z 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (DzU nr 64, poz. 593 ze zm.),
• art. 6 ust. 1, art. 23 ust. 1 pkt 1 i pkt 2 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.),
• § 7 ust. 1 pkt 7 i pkt 9 rozporządzenia z 19 kwietnia 2005 r. w sprawie rodzinnego wywiadu środowiskowego (DzU nr 77, poz. 672).

Orzecznictwo uzupełniające:

• Stan majątku i dane o tym majątku nie należą do kategorii dóbr osobistych chronionych w trybie art. 23 i art. 24 k.c. oraz art. 448 k.c. Dane o stanie majątku podlegają ochronie na podstawie ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926). Ustawa ta nie zawiera odrębnych regulacji dotyczących odpowiedzialności cywilnej w razie ujawnienia danych osobowych w sposób sprzeczny z ustawą i dlatego należy się odwołać do przepisu art. 415 k.c., który wyraża ogólną regułę odpowiedzialności deliktowej. (Wyrok sądu apelacyjnego z 14 listopada 2003 r., I ACa 1062/03, OSA 2005/2/6)