Charakterystycznym elementem związanym z rekrutacją pracowników jest posiadanie przez pracodawcę wielu danych osobowych zupełnie obcych dla niego osób, które - z jednej strony -??? nie są mu niezbędne do skutecznego prowadzenia etapu selekcji, z drugiej zaś - są udzielane przez potencjalnych pracowników w sposób zupełnie niewymuszony i dobrowolny.
Przepisy niestety w ograniczonym zakresie odnoszą się do tego problemu. Zdawkowe regulacje odnajdziemy przede wszystkim w Kodeksie pracy i aktach wykonawczych oraz ustawie z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.; zwanej dalej ustawą).
Źródło pozyskanych danych
Dane przyszłych pracowników mogą być pozyskiwane z wielu różnych źródeł, np. ogłoszeń w prasie czy w rekrutacyjnych serwisach internetowych, jednak coraz więcej pracodawców, a także firm rekrutacyjnych korzysta z alternatywnych źródeł zdobywania informacji o kandydatach do pracy. Coraz popularniejsze są specjalistyczne internetowe serwisy społecznościowe, tworzone dla ludzi kariery, gdzie każdy umieszcza niejednokrotnie na nieograniczony widok publiczny szczegółowe dane dotyczące jego osoby. Również wiele portali o charakterze rekrutacyjnym umożliwia tworzenie dodatkowych profili użytkowników, gdzie z wykorzystaniem często bardzo precyzyjnych formularzy przestajemy być anonimowi, a nasze CV stają się dostępne dla wszystkich.
Ważne!
Pracodawcy muszą sobie jednak zdawać sprawę z tego, że pozyskanie danych osobowych w ten sposób nie jest tożsame z prawem do ich przetwarzania.
W tym akurat zakresie wspomniane przepisy są precyzyjne i wskazują konkretne informacje, jakie pracodawca może zgodnie z literą prawa gromadzić.
Dane rekrutacyjne
Zakres danych osobowych, które może pozyskać pracodawca od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, reguluje art. 221 k.p.
Pracodawca ma prawo żądać od takiej osoby danych osobowych obejmujących:
• imię (imiona) i nazwisko,
• imiona rodziców,
• datę urodzenia,
• miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
• wykształcenie,
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Dodatkowo na gruncie przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.) pracodawca może żądać od kandydata do pracy złożenia następujących dokumentów:
• wypełnionego kwestionariusza osobowego (jego wzór zawiera załącznik do rozporządzenia) wraz z niezbędną liczbą fotografii,
• świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
• dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
• świadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
• orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
• innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów (np. zaświadczenia o niekaralności za przestępstwa umyślne).
Udostępnienie pracodawcy tych danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą (art. 221 § 3 k.p.). Złożenie takiego oświadczenia przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie nie może być utożsamiane z oświadczeniem o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych, o którym mówią przepisy ustawy o ochronie danych osobowych. Zgoda, w przypadku powyższych danych jest zbędna, gdyż przetwarzanie tych danych przez pracodawcę we wskazanym zakresie odbywa się na podstawie szczególnego przepisu prawa - art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy, zgodnie z którym przetwarzanie danych jest dopuszczalne, jeżeli jest niezbędne w celu zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa - w tym przypadku przepisu art. 221 k.p.
Co to oznacza w praktyce? Precyzując - pracodawca nie musi uzyskać zgody na przetwarzanie danych osobowych kandydata do pracy, które zostały objęte zakresem art. 221 k.p. Dopiero gdy przekazane dane wykraczają poza ramy Kodeksu pracy, bezwzględnie wymaga się uzyskania zgody kandydata do pracy. Wynika to z okoliczności, o której była mowa powyżej, mianowicie w praktyce osoby szukające pracy obok danych wymienionych w przepisach kodeksowych zamieszczają w dokumentach aplikacyjnych (elektronicznych czy też tradycyjnych papierowych) informacje dodatkowe, np. o swoich zainteresowaniach, nagrodach, o które nie były proszone. Aby i te dane prawidłowo przetwarzać, należy otrzymać na to dodatkową zgodę np. w postaci zapisu: 'Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zgodnie z przepisami ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.) na potrzeby niezbędne do celów rekrutacji'. Oświadczenie kandydata powinno zostać opatrzone podpisem.
Nieuczciwe praktyki
Niejednokrotnie pracodawcy wchodzą w posiadanie danych osobowych, działając pod przykrywką firm rekrutacyjnych. Pracodawca zleca takiej firmie przeprowadzenie postępowania rekrutacyjnego, zastrzegając jednak swoją anonimowość w ogłoszeniach o pracę. W ten sposób osoba, która skieruje swoją aplikację do takiej firmy, nie uzyskuje informacji o tym, kto będzie administratorem jej danych osobowych, oraz informacji o podmiocie, któremu dane będą udostępnione.
W ocenie Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych tego rodzaju praktyka narusza dyspozycję art. 24 ust. 1 ustawy. Zgodnie z brzmieniem tego przepisu w sytuacji zbierania danych osobowych od osoby, której one dotyczą, administrator danych jest obowiązany poinformować ją m.in. o adresie swojej siedziby i pełnej nazwie, a w przypadku gdy administratorem danych jest osoba fizyczna - o miejscu swojego zamieszkania oraz imieniu i nazwisku, a także o celu zbierania danych, a w szczególności o znanych mu w czasie udzielania informacji lub przewidywanych odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych. Obowiązek informacyjny wyłączony jest jedynie w sytuacji, gdy przepis innej ustawy zezwala na przetwarzanie danych bez ujawniania faktycznego celu ich zbierania, a także gdy osoba, której dane dotyczą, posiada informacje, o których mowa w ust. 1 przytoczonego artykułu.