Przez zbiór danych, zgodnie z definicją określoną w art. 7 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych, rozumie się „każdy posiadający strukturę zestaw danych o charakterze osobowym, dostępnych według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest rozproszony lub podzielony funkcjonalnie”. Cechą wyróżniającą zbiór danych od innego zestawienia danych jest jego uporządkowany charakter, co zapewnia możliwość wyszukania konkretnych danych za pomocą określonego kryterium. Aby określony zestaw danych zaklasyfikować jako zbiór w rozumieniu przepisów ustawy, wystarczające jest istnienie jednego kryterium wyszukiwawczego w zestawieniu danych. Z powyższego wynika przysługująca administratorowi danych dowolność w wyborze rodzaju kryterium dostępu, które w omawianym przypadku może stanowić również numer referencyjny. Możliwość wyszukania według kryterium, którym może być numer referencyjny bądź nazwa stanowiska, na które dana osoba aplikuje, dokumentu zawierającego dane osobowe, przesądza o uporządkowanym charakterze zestawienia danych i tym samym stanowi o zakwalifikowaniu tegoż zestawienia jako zbioru danych w rozumieniu art. 7 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych.
Źródło: www.giodo.gov.pl