Z art. 3.2 ustawy o ochronie danych osobowych wynika, że ustawę stosuje się do osób fizycznych i osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych niebędących osobami prawnymi, jeżeli przetwarzają dane osobowe w związku z działalnością zarobkową, zawodową lub dla realizacji celów statutowych. W myśl art. 7 tej ustawy przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą jest administratorem danych osobowych. Na każdym administratorze danych ciążą konkretne, określone przepisami prawa obowiązki.
Konieczność stworzenia i stosowania dokumentacji bezpieczeństwa danych osobowych
Na dokumentację przetwarzania danych osobowych składają się: polityka bezpieczeństwa oraz instrukcja zarządzania systemem informatycznym. Są to dokumenty określające środki techniczne i organizacyjne mające na celu skuteczną ochronę danych. Powinny zawierać procedury postępowania z danymi, udostępniania, powierzania danych, identyfikować zbiory danych przetwarzanych przez przedsiębiorcę oraz określać strukturę informacyjną tych zbiorów (czyli co tak naprawdę jest przetwarzane). Ważnym elementem dokumentacji jest też określenie procedur zabezpieczenia danych, przydzielania dostępu do systemów informatycznych, czy tworzenia kopii zapasowych danych. Zakres informacyjny dokumentacji przetwarzania danych osobowych określa szczegółowo Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. 2004 nr 100 poz. 1024). Paragrafy 4 i 5 to gotowe spisy treści, które przedsiębiorca może wykorzystać w swojej dokumentacji. Jeżeli przedsiębiorca będzie dopuszczał do przetwarzanych przez niego danych osobowych także inne osoby, np. na zatrudni pracownika na podstawie umowy zlecenia lub powierzy innemu podmiotowi realizację swoich zadań, powinien także pamiętać o upoważnieniu tych osób do pracy na danych osobowych oraz prowadzić ewidencję upoważnień. Dodatkowo każda z tych osób powinna złożyć oświadczenie w zakresie zachowania danych, do których otrzyma dostęp oraz sposobów ich zabezpieczenia (wynika to z art. 37 i 39 ustawy o ochronie danych osobowych). Dokumentacji bezpieczeństwa nie publikuje się na stronie internetowej przedsiębiorcy.
Rekomendowany produkt: Umowy terminowe – jak zawierać i wypowiadać (książka)
Obowiązek zarejestrowania zbiorów danych w rejestrze GIODO
Zgodnie z art. 40 ustawy o ochronie danych osobowych administrator danych ma obowiązek zarejestrować zbiory danych w jawnym rejestrze prowadzonym w GIODO. Jednocześnie art. 43 ust. 1 określa katalog zbiorów, które są zwolnione z tego obowiązku. Wśród nich należy wymienić zbiory prowadzone tylko i wyłącznie w formie papierowej (nie dotyczy to danych wrażliwych określonych art. 27 ustawy), danych osób przetwarzanych w związku z ich zatrudnieniem oraz tylko i wyłącznie w celu wystawienia faktury.
Przykładowe zbiory podlegające obowiązkowi zgłoszenia:
Zbiór danych osób, których wizerunek zarejestrowano za pomocą monitoringu
Zbiór odbiorców treści marketingowych
Zbiór użytkowników serwisu internetowego
Zbiór klientów sklepu internetowego, jeżeli do złożenia jest konieczne założenie konta
Zbiór użytkowników forum internetowego
Zgłoszenia zbioru danych osobowych dokonuje się poprzez wypełnienie elektronicznego formularza na stronie https://egiodo.giodo.gov.pl/. Jeżeli przedsiębiorca nie posiada podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego ePUAP, po wypełnieniu formularza należy go wydrukować i wysłać listem poleconym do Biura GIODO.
Zastosowanie odpowiednich zabezpieczeń
Przepisy określają minimalne zabezpieczenia, jakie należy zastosować w przypadku przetwarzania danych osobowych: trzymanie danych osobowych w formie papierowej w szafach zamykanych na klucz, stosowanie haseł o określonej złożoności, częstotliwość zmiany tych haseł, konieczność przeszkolenia osób dopuszczonych do przetwarzania danych w zakresie bezpieczeństwa informacji. Poziomy bezpieczeństwa zostały określone i opisane we wspomnianym wcześniej Rozporządzeniu MSWiA (Dz.U. 2004 nr 100 poz. 1024).
Wprowadzenie na stronę Internetową (o ile jest) polityki prywatności i plików cookies
Ustawa o prawie telekomunikacyjnym (Dz.U. 2014 nr 0 poz. 243) wskazuje, że obowiązkiem właściciela serwisu internetowego jest przekazywanie użytkownikowi informacji o zagrożeniach związanych ze świadczoną usługą, w tym o sposobach ochrony bezpieczeństwa, prywatności i danych osobowych. Istotne znaczenie dla prawa do prywatności użytkownika ma wykorzystanie plików cookies, czyli plików, które śledzą czynności wykonywane przez niego i zapamiętują jego wybory. Cookies są bardzo przydatne dla przedsiębiorcy, umożliwiają śledzenie wyborów potencjalnych klientów i dostosowanie do nich oferty. Jednakże nie każdy może być zadowolony „z bycia śledzonym”, co więcej może nie mieć świadomości, jakie informacje na jego temat są zbierane (a zazwyczaj są zbierane dość szczegółowe informacje statystyczne), dlatego ustawodawca narzucił na właścicieli serwisów internetowych obowiązek informowania użytkowników o stosowaniu plików cookies, aby mogli oni dokonać wyboru, czy chcą zrezygnować z korzystania z serwisu, wyłączyć cookies, czy zaakceptować ich działanie.
Informacje o wykorzystanych plikach cookies umieszcza się w polityce prywatności, czyli dokumencie, który informuje o tym kto, w jakim celu i w jakim zakresie przetwarza dane osób korzystających z serwisu internetowego.
Jeżeli poprzez serwis internetowy są świadczone usługi, należy wprowadzić regulamin
Konieczność wprowadzenia regulaminu określa ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. 2013 nr 0 poz. 1422). Jeżeli poprzez stronę internetową są świadczone usługi, np. forum internetowe, sklep internetowy, konto bankowe, itp.; czyli do korzystania z jej pełnej funkcjonalności użytkownik musi podać swoje dane osobowe w celu założenia konta w serwisie. Regulamin powinien określić: kto świadczy usługę, w jakim celu jest świadczona i na jakich zasadach, jakie są prawa i obowiązki użytkowników, kto jest administratorem danych osobowych, możliwość składania reklamacji. Regulaminy są na stronach banków, firm telekomunikacyjnych, sklepów internetowych, serwisów aukcyjnych, ale bardzo często nie ma ich na forach internetowych. Nawet jeżeli usługa jest nieodpłatna, a dane przetwarzane w bardzo wąskim zakresie, nie likwiduje to obowiązku stworzenia i udostępnienia regulaminu. Konieczna jest także funkcjonalność akceptowania regulaminu.
Obowiązek legalności, rozliczalności, adekwatności i celowości przetwarzanych danych
Na zakończenie chciałabym przypomnieć, że przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, za nielegalne przetwarzanie danych (np. pozyskane z nielegalnego źródła lub wykorzystywane w innym celu, niż ten dla którego zostały zebrane), udostępnienie ich osobom nieupoważnionym, niewłaściwe zabezpieczenie lub niezgłoszenie do rejestru GIODO podlega karze grzywny, ograniczenia lub pozbawienia wolności na mocy art. 49-54 a ustawy o ochronie danych osobowych. Przedsiębiorca odpowiada za zgromadzone przez siebie dane. Powinien pamiętać o tym, żeby nie zbierać ich w zakresie szerszym, niż są mu niezbędne (tzw. nie zbierać na zapas) i nie korzystać z nich dłużej, niż jest to konieczne. Gwarantowanie wysokiego poziomu bezpieczeństwa danych i poszanowanie prywatności klientów, to istotny element budowania zaufania do marki.
Polecamy serwis: Ochrona danych osobowych