Jak od 1 marca 2018 r. rozliczać i wynagradzać pracę w niedziele - w praktyce

Mimo że ww. ustawa nie zmienia ogólnych zasad rozliczania pracy w niedziele, jednak w niektórych sytuacjach może skomplikować ten proces. Przyczyną jest m.in. niezgodność przedziału czasowego trwania niedzieli, o której mowa w przepisach Kodeksu pracy, z przedziałem niedzieli określonej w nowej ustawie.

Zakaz handlu w niedziele (oraz wykonywania czynności z nim związanych) w pełnym zakresie będzie obowiązywał od 1 stycznia 2020 r. Od marca do grudnia 2018 r. zakaz ten obejmuje drugą i trzecią niedzielę w miesiącu, natomiast w 2019 r. będzie dotyczył pierwszej, drugiej i trzeciej niedzieli w miesiącu.

Gdyby w pierwszą i ostatnią niedzielę (odpowiednio w ostatnią niedzielę) danego miesiąca przypadało święto, to w tym dniu obowiązuje zakaz handlu oraz wykonywania czynności z nim związanych.

INFORAKADEMIA poleca: Zmiany w prawie pracy 2017/2018

Zakaz handlu nie obowiązuje w:

• kolejne dwie niedziele poprzedzające pierwszy dzień Bożego Narodzenia,

• niedzielę bezpośrednio poprzedzającą pierwszy dzień Wielkiej Nocy,
• ostatnią niedzielę przypadającą w styczniu, kwietniu, czerwcu i sierpniu.

Dni objęte zakazem pracy w handlu od marca do grudnia 2018 r.

Zakazem jest objęty nie tylko handel, rozumiany jako proces sprzedaży polegający na wymianie towaru lub wyrobu na środki pieniężne, ale również podejmowanie czynności związanych z handlem. Chodzi tu o wykonywanie przez osobę zatrudnioną w placówce handlowej (czyli w obiekcie, w którym jest prowadzony handel oraz są realizowane czynności z nim związane) prac bezpośrednio związanych z handlem, a także z magazynowaniem towarów lub ich inwentaryzacją.

Za pracę w niedzielę wynagrodzenie lub czas wolny

Przepisy ustawy o ograniczeniu handlu w niedziele i święta oraz w niektóre inne dni (dalej ustawa o zakazie handlu w niedziele) wprowadzają kilka niewielkich modyfikacji do Kodeksu pracy, które mają przede wszystkim charakter dostosowujący do nowej ustawy. Na podstawie nowych przepisów:

• uchylono art. 151^9a Kodeksu pracy ustanawiający zakaz pracy w handlu w święta i jednocześnie dodano art. 151^9b Kodeksu pracy, który określa, że  ograniczenia w wykonywaniu pracy w placówkach handlowych w niedziele i święta, a także 24 grudnia oraz w sobotę bezpośrednio poprzedzającą pierwszy dzień Wielkiej Nocy określa nowa ustawa o zakazie handlu w niedziele;
• w art. 151¹¹ Kodeksu pracy dotyczącym rekompensaty za pracę w niedzielę dodano odwołanie do art. 151^9b Kodeksu pracy;
• w art. 151⁹ Kodeksu pracy dotyczącym dni uznanych za wolne od pracy dodano odwołanie do art. 151¹⁰ Kodeksu pracy, wskazującego przypadki, kiedy praca w niedziele i święta jest dozwolona.

W zakresie nieuregulowanym w ustawie o zakazie handlu w niedziele do wykonywania przez pracowników pracy w placówkach handlowych w niedziele i święta należy stosować przepisy Kodeksu pracy (art. 2 ustawy o zakazie handlu w niedziele) Zatem można przyjąć, że ogólne zasady rozliczania pracy wykonywanej w niedziele nie ulegną zmianie.

Za pracę w wolną niedzielę pracownikowi przysługuje:

• normalne wynagrodzenie za przepracowany czas oraz
• dzień wolny, który powinien zostać udzielony:

– w ciągu 6 dni poprzedzających lub 6 dni następujących po pracującej niedzieli albo

– do końca okresu rozliczeniowego, jeżeli nie jest możliwe wykorzystanie dnia wolnego w ciągu ww. 6 dni.

O terminie wolnego decyduje samodzielnie pracodawca.

Brak możliwości udzielenia dnia wolnego skutkuje koniecznością wypłacenia, oprócz normalnego wynagrodzenia, stosownego dodatku do wynagrodzenia.

Dzień wolny rekompensuje pracownikowi pracę w niedzielę i święto w granicach dobowej normy czasu pracy, czyli do 8 godzin. Praca w niedzielę powyżej 8 godzin jest pracą w godzinach nadliczbowych dobowych i dlatego powinna być rekompensowana na ogólnych warunkach – jako praca w godzinach nadliczbowych, tzn. czasem wolnym lub dodatkiem do wynagrodzenia.

Pracownik wykonujący pracę w niedziele (z wyjątkiem zatrudnionego w systemie weekendowym) powinien korzystać co najmniej raz na 4 tygodnie z niedzieli wolnej od pracy (art. 151¹² Kodeksu pracy).

Spór w zakresie liczby dodatków za pracę w niedzielę

Nie ma jednolitego poglądu, ile dodatków przysługuje pracownikowi za pracę w niedzielę – jeden czy dwa po 100%. PIP oraz część ekspertów prawa pracy jest zdania, że za taką pracę pracownik powinien zostać opłacony dwoma niezależnymi dodatkami w wysokości:

• 100% wynagrodzenia za każdą godzinę pracy (art. 151¹¹ § 2 i § 3 Kodeksu pracy) oraz
• 100% wynagrodzenia z tytułu przekroczenia tzw. normy średniotygodniowej, czyli przeciętnie 40 godzin w tygodniu w okresie rozliczeniowym (art. 151¹ § 2 Kodeksu pracy).

Innego zdania jest Sąd Najwyższy, który w uchwale z 15 lutego 2006 r. (II PZP 11/05, OSNP 2006/11–12/170) stwierdził, że za pracę w niedzielę niezrekompensowaną dniem wolnym wystarczy wypłacić jeden 100% dodatek.

Dlatego wobec przedstawionych rozbieżności to pracodawca musi zadecydować, ile dodatków wypłacać pracownikom. Należy jednak mieć na uwadze, że podczas kontroli inspektor PIP może zakwestionować postępowanie pracodawcy, który wypłaca jeden dodatek.

Wysokość wynagrodzenia za pracę w niedzielę, w zamian za którą pracownikowi nie udzielono czasu wolnego, uzależniona jest od tego, czy taka praca była planowana (zgodnie z grafikiem), czy nie.

Rekompensata pieniężna za pracę w niedzielę, jeżeli pracownikowi nie udzielono czasu wolnego

Różny czas trwania niedzieli w Kodeksie pracy i w ustawie o zakazie handlu w niedziele

Na potrzeby stosowania nowych przepisów zakazujących pracy w niedziele zakaz ten dotyczy (art. 3 pkt 7 ustawy o zakazie handlu w niedziele):

• w  przypadku niedzieli – 24 kolejnych godzin przypadających odpowiednio pomiędzy godziną 24.00 w sobotę a godziną 24.00 w niedzielę,
• w przypadku świąt – czasu pomiędzy godziną 24.00 w dniu bezpośrednio poprzedzającym święto a godziną 24.00 w święto.

Natomiast za pracę w niedzielę i święto uważa się pracę wykonywaną między godziną 6.00 w tym dniu a godziną 6.00 w następnym dniu, chyba że u danego pracodawcy została ustalona inna godzina (art. 151⁹ Kodeksu pracy).

Ponieważ ww. okresy trwania niedzieli (wynikające z ustawy o zakazie handlu w niedziele i Kodeksu pracy) nie pokrywają się ze sobą, może to komplikować rozliczenia czasu pracy.

Niedzielę, o której mowa w Kodeksie pracy, różni od niedzieli wynikającej z ustawy o zakazie handlu w niedziele, odcinek czasu przypadający:

• od godz. 24.00 w sobotę do godz. 6.00 w niedzielę, kiedy już obowiązuje zakaz handlu, chociaż rozliczeniowo trwa jeszcze sobota, i tak powinna być rozliczana ewentualna praca w tym przedziale czasowym;
• od godz. 24.00 w niedzielę do godz. 6.00 w poniedziałek, kiedy zakaz handlu ustaje, jednak rozliczeniowo trwa jeszcze niedziela i ewentualna praca w tym przedziale będzie musiała być rekompensowana jako praca niedzielna.

PRZYKŁAD

W sklepie odzieżowym niedziela trwa, zgodnie z art. 151⁹ Kodeksu pracy, od godz. 6.00 w tym dniu do godz. 6.00 następnego dnia. Jeden z  pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy na stanowisku sprzedawcy 10 marca 2018 r., czyli w sobotę poprzedzającą niedzielę 11 marca 2018 r., w którą obowiązuje zakaz handlu, miał zaplanowaną zgodnie z harmonogramem pracę od godz. 15.00 do godz. 23.00. Jednak wskutek sporej niezgodności raportu kasowego ze stanem przyjętej od klientów gotówki pracownik wykonywał pracę do godz. 00.30 w niedzielę, w ten sposób naruszając zakaz handlu w tym dniu (zagrożony karą grzywny w wysokości od 1000 zł do 100 000 zł). Za 0,5 godziny pracy w niedzielę sprzedawcy przysługuje dodatek za pracę w nocy oraz normalne wynagrodzenie i dodatek w wysokości 100% z tytułu nadgodzin dobowych przypadających w porze nocnej w dniu roboczym. W tej sytuacji pracownikowi nie przysługuje cały dzień wolny za 0,5 godziny pracy w niedzielę, gdyż sobota była dla niego pracująca, a praca po godzinie 24.00 przypadała w dobie sobotniej, a nie niedzielnej. Przy założeniu, że:

• u pracodawcy obowiązuje 1-miesięczny okres rozliczeniowy czasu pracy, pora nocna obejmuje godziny między 23.00 a 7.00, natomiast nominalny wymiar czasu pracy w marcu 2018 r. wynosi 176 godzin,

• pracownik był obecny w pracy w każdym zaplanowanym dla niego dniu,

• pracownik nie odebrał czasu wolnego za 0,5 godziny dodatkowej pracy ze względu na duże natężenie pracy w marcu 2018 r.,

• pracownik jest wynagradzany stawką miesięczną w wysokości 3500 zł brutto oraz otrzymuje stały dodatek za prowadzenie kasy w kwocie 300 zł,

• pracodawca wypłaca dodatki za pracę w nocy, których podstawą jest minimalne wynagrodzenie za pracę (lub jego proporcjonalna część w przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy)

– wynagrodzenie pracownika za marzec 2018 r. powinno wynieść 3821,95 zł (3500 zł + 300 zł + 1,20 zł + 10,80 zł + 9,95 zł). Zostało ono obliczone w następujący sposób:

• 2100 zł : 176 godz.  = 11,93 zł; 11,93 zł x 20% = 2,39 zł (dodatek za pracę w nocy),

• 3500 zł + 300 zł = 3800 zł (podstawa wymiaru wynagrodzenia za godziny nadliczbowe); 3800 zł : 176 godz. = 21,59 zł/godz.,

• 3500 zł (podstawa wymiaru dodatku za godziny nadliczbowe); 3500 zł : 176 godz. = 19,89 zł/godz.,

• 0,5 godz. x 2,39 zł = 1,20 zł (dodatek za noc),

• 0,5 godz. x 21,59 zł = 10,80 zł (normalne wynagrodzenie za godziny nadliczbowe),

• 0,5 godz. x 19,89 zł = 9,95 zł (100% dodatek za godziny nadliczbowe).

W celu uproszczenia planowania i rozliczania czasu pracy od marca 2018 r. placówki handlowe powinny zastanowić się nad wprowadzeniem w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym pracy takiej definicji niedzieli, aby trwała ona od godz. 24.00 w sobotę do godz. 24.00 w niedzielę. Dzięki temu „granice” trwania niedzieli będą pokrywały się z tymi wyznaczonymi przez ustawę o zakazie handlu w niedziele.

Aby dokonać modyfikacji w ww. zakresie, należy w regulaminie pracy:

• zmienić godziny niedzieli, jeśli dotychczas były w nim zapisy dotyczące tej kwestii, albo
• dodać nowe postanowienie o godzinach trwania niedzieli, jeżeli w regulaminie wcześniej to zagadnienie nie było uregulowane.

Trzeba przypomnieć, że na pracodawcy ciąży obowiązek konsultowania treści regulaminu pracy (w tym zmian do tych przepisów) z działającymi u niego organizacjami związkowymi. Etap konsultacji musi nastąpić przed planowanym wejściem w życie regulaminu lub jego modyfikacji. Jednak w razie nieuzgodnienia regulaminu pracy lub jego zmian z organizacją związkową w ustalonym przez strony terminie (maksymalnie 30-dniowym w razie dwóch lub więcej związków zawodowych) pracodawca wprowadza regulamin pracy lub zmiany w jego treści w drodze samodzielnej decyzji (art. 104² Kodeksu pracy).

Przywilej samodzielnego wdrożenia lub modyfikowania regulaminu pracy dotyczy też podmiotów, u których nie działa organizacja związkowa (nie trzeba również przeprowadzać konsultacji z przedstawicielami załogi).

Regulamin pracy, a także jego ewentualne zmiany wchodzą w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Poinformowanie załogi powinno nastąpić w sposób zwyczajowo przyjęty w danym zakładzie, np. przez wywieszenie treści regulaminu (lub jego zmian) na tablicy ogłoszeń czy zamieszczenie w firmowym intranecie.

Natomiast zmiany w układzie zbiorowym pracy wprowadza się w drodze protokołów dodatkowych wymagających rejestracji przez właściwego okręgowego inspektora pracy. Zmiany układu wymuszają podjęcie i przeprowadzenie rokowań ze związkami zawodowymi. Aby zmiana mogła skutecznie zaistnieć, musi zostać zaakceptowana przez wszystkie strony układu. Zmiany wchodzą w życie w terminie ustalonym w protokole, nie wcześniej jednak niż z dniem jego zarejestrowania.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 104², art. 151¹, art. 151², art. 151⁸–151¹², art. 241⁹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 108; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 357

• art. 1–3, art. 5, art. 7-8, art. 10, art. 12, art. 16-18 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o ograniczeniu handlu w niedziele i święta oraz w niektóre inne dni –Dz.U. z 2018 r. poz. 305

Czytaj także: "Jakie ograniczenia w pracy w placówkach handlowych w niedziele będą obowiązywać od 1 marca 2018 r." - na www.mp.infor.pl lub www.inforfk.pl.