Podróżą służbową nie jest zatem:
• podróż do i w obrębie miejscowości, w której pracownik ma stałe miejsce pracy,
• podróż do i w obrębie miejscowości, w której pracodawca ma siedzibę, jeśli miejscowość ta jest miejscem pracy pracownika
Zgoda pracownicy
Pracodawca nie może wydać pracownicy w ciąży polecenia udania się w podróż służbową. Taki wyjazd możliwy jest tylko za jej zgodą. Ustawodawca nie ustanowił bezwzględnego zakazu wyjazdów służbowych, gdyż tego rodzaju zakaz byłby niekorzystny dla samej pracownicy. W takim stanie prawnym pracownica w ciąży nie mogłaby uczestniczyć np. w szkoleniach, konferencjach, które bardzo często odbywają się w innych miastach niż siedziba zakładu pracy. Bezwzględny zakaz delegowania ograniczałby możliwości zawodowe tej grupy pracownic.
Przepisy nie ustanawiają wymogu stosowania określonej formy do oświadczenia pracownicy w ciąży dotyczącego zgody na wyjazd służbowy. W przeciwieństwie do pracowników opiekujących się małymi dziećmi nie został tutaj narzucony obowiązek umieszczania w jej aktach osobowych zgody na odbycie delegacji. Oznacza to, że ustawodawca narzuca konieczność otrzymania każdorazowo zgody na wyjazd. Do celów dowodowych można zalecić stosowanie formy pisemnej, jednak nie jest to w tej konkretnej sytuacji konieczne.
Statuowana przez przepisy Kodeksu pracy ochrona pracownicy w ciąży aktualizuje się z chwilą dostarczenia pracodawcy zaświadczenia o ciąży. Nie ma w tym kontekście żadnego znaczenia zaawansowanie ciąży.
Z przepisów nie wynika żadne ograniczenia co do zakazu odwołania wcześniej wyrażonej zgody na wyjazd służbowy. Przepisy też nie wskazują najpóźniejszego momentu, do którego pracownica powinna poinformować pracodawcę o swojej decyzji w zakresie danego wyjazdu.
Przykład
Pracownica miała udać się w delegację, podczas której miała przeprowadzić skomplikowane negocjacje, do których tylko ona w pełni była przygotowana. Na dwa dni przed wyjazdem pracownica przedstawiła pracodawcy zaświadczenie o stanie ciąży i odmówiła wyjazdu w podróż służbową. Zakaz delegowania pracownicy bez jej zgody zaktualizował się przed wyjazdem - w chwili przedstawienia zaświadczenia o ciąży. Pracownica skorzystała ze swojego uprawnienia do odmowy wyjazdu w delegację. Pomimo że zachowanie takie można oceniać negatywnie (późne dostarczenie zaświadczenia, odmowa wyjazdu w ostatniej chwili uniemożliwiająca przygotowanie się do negocjacji przez innego pracownika), to nie można wyciągać w stosunku do tej osoby jakichkolwiek konsekwencji dyscyplinarnych. Skorzystanie z uprawnień związanych z ciążą w kontekście delegacji zależy od jej woli.
Krótki wyjazd
Delegacją jest każdy wyjazd poza miejsce pracy - poza miejscowość, w której znajduje się miejsce pracy (oczywiście strony mogą zakreślić miejsce pracy inaczej - np. przez wskazanie pewnego obszaru geograficznego). Zgoda pracownicy wymagana będzie zatem zawsze, gdy ma odbyć nawet bardzo krótki wyjazd, ale poza miejsce swojej pracy.
Przykład
Pracownica pracuje w małej miejscowości. Otrzymała polecenie uczestnictwa w spotkaniu odbywającym się w większym mieście, oddalonym zaledwie 5 km od siedziby zakładu pracy. W związku z tym, że ma się to odbyć w innej miejscowości, wyjazd ten, nawet jeżeli byłby krótki, jest delegacją.
Powinniśmy zatem oceniać nie tylko odległość, ale także realne obciążenie, które stwarza przejazd. Inna interpretacja tego przepisu prowadziłaby do paradoksów - w większych miastach pracownice w ciąży byłyby zobowiązane do wykonywania zadań w miejscach oddalonych często o kilkanaście i więcej kilometrów od stałego miejsca pracy, do których dojazd jest długi i męczący.
Nadgodziny w delegacji
Kodeks pracy stwarza bezwzględny zakaz zatrudniania pracownicy w ciąży w godzinach nadliczbowych i nie może być on uchylony nawet przez wyrażenie zgody pracownicy na taką pracę. Zgoda na odbycie delegacji nie jest jednoznaczna ze zwolnieniem pracodawcy z zakazu zatrudniania pracownicy w ciąży w godzinach nadliczbowych.
Zgodnie z najpowszechniejszą koncepcją reprezentowaną w literaturze prawa pracy i orzecznictwie podróż służbową wlicza się do czasu pracy w następujący sposób:
• czas przejazdu - do czasu pracy wliczany nie jest, jeżeli pracownik nie wykonywał w tym czasie pracy i jeśli przypadał poza normalnymi godzinami pracy danej osoby; w przypadku gdy pokrywał się z godzinami pracy, wliczamy go do czasu pracy,
• czas wykonywania zadań służbowych - podlega wliczeniu do czasu pracy. W konsekwencji, jeżeli przypada poza normalnymi godzinami pracy delegowanego pracownika, stanowi pracę w godzinach nadliczbowych.
Przykład
Pani Monika M. otrzymała polecenie odbycia podróży służbowej. Wyjazd miał nastąpić o godz. 14.00. Pani Monika pracuje w godzinach 8.00-16.00. Delegacja trwała 8 godzin (czyli do godz. 22.00). Od godz. 14.00 do 16.00 podróż, 16.00-19.00 załatwianie spraw na rzecz pracodawcy, 19.00-22.00 powrót. W tym przypadku dwie pierwsze godziny (podróż w tamtą stronę) zostaną zaliczone do czasu pracy (z tej racji, że przypadają w normalnym czasie pracy pracownicy), następne 3 godziny także zostaną wliczone (i będą stanowiły pracę w godzinach nadliczbowych), ostatnie 3 godziny (powrót) nie zostaną wliczone do czasu pracy.
Powyższy przykład obrazuje sytuację w dużej mierze przewidywalną, lecz w trakcie podróży służbowej - w odniesieniu do czasu pracy - mogą wystąpić często przypadki, które trudno przewidzieć. Przedłużenie spotkania handlowego, narady mogą powodować powstanie godzin nadliczbowych.
Sytuacje takie jak w przykładzie mogą prowadzić do odpowiedzialności pracodawcy za naruszanie przepisów o uprawnieniach pracowników związanych z rodzicielstwem. Dlatego, planując wyjazdy służbowe pracownic w ciąży, należy szczególną uwagę zwracać na potencjalną możliwość wystąpienia pracy nadliczbowej i w razie takiego zagrożenia bezwzględnie nie wysyłać w delegacje tych pracownic.