Harmonogram pracy powinien wyznaczać pracę w ramach obowiązującego pracownika wymiaru czasu pracy. Harmonogramy pracy tworzy się z reguły na przyjęte okresy rozliczeniowe. Od 23 sierpnia 2013 r. pracodawca powinien przygotowywać harmonogramy czasu pracy co najmniej na 1-miesięczne okresy rozliczeniowe. Okres, na jaki maksymalnie może być ustalony harmonogram, określa długość okresu rozliczeniowego, np. 3 miesiące, jeżeli pracodawca przyjął taki okres rozliczeniowy. Pracodawca powinien przedstawić pracownikom harmonogram najpóźniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem danego okresu rozliczeniowego.
Pracodawca nie musi sporządzać harmonogramów, gdy:
- rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, obwieszczenia albo z umowy o pracę,
- pracodawca ustali w porozumieniu z pracownikiem czas niezbędny do wykonania powierzonych mu zadań (czyli przy zadaniowym systemie czasu pracy),
- pracownik pracuje w ruchomym czasie pracy,
- pracownik ma ustalony indywidualny rozkład czasu pracy.
Opracowanie harmonogramu czasu pracy jest jednym z obowiązków osób nadzorujących pracę pracowników.
Redakcja poleca produkt: Praktyczne aspekty prawa pracy (PDF)
Przy ustalaniu harmonogramów pracodawca musi uwzględnić konieczność: zapewnienia nieprzerwanych dobowych i tygodniowych odpoczynków pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, zachowania doby pracowniczej, wyznaczania dnia wolnego od pracy w zamian za pracę w niedzielę (w ciągu 6 dni po pracującej niedzieli), zapewnienia co najmniej 1 niedzieli wolnej raz na 4 tygodnie.
W systemach pracy, które dopuszczają pracę w niedziele i święta, konieczne jest uwzględnienie w harmonogramie minimalnej liczby dni wolnych w danym okresie rozliczeniowym (w łącznym wymiarze równym liczbie dni wolnych, niedziel i świąt).
Harmonogramy czasu pracy należy sporządzać w formie pisemnej lub elektronicznej (najlepiej za potwierdzeniem odbioru). Zmiany ustalonego harmonogramu powinny być stosowane w wyjątkowych sytuacjach, gdy przewidują to przepisy Kodeksu pracy bądź przepisy wewnątrzzakładowe.
Przepisy wewnątrzzakładowe dopuszczające zmiany w harmonogramie powinny wskazywać też procedurę dokonywania modyfikacji. Uzasadnieniem zmian w harmonogramie może być przyczyna niemożliwa do przewidzenia wcześniej (np. konieczność zastąpienia pracownika podczas jego choroby czy urlopu), a także wynikający z przepisów obowiązek zapewnienia pracownikowi dnia wolnego w zamian za pracę w dniu wolnym od pracy (wynikającym z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy) lub za pracę w niedzielę bądź w święto.
Pracodawca, ustalając rozkład czasu pracy danego pracownika, nie powinien planować pracy 2 razy w tej samej dobie pracowniczej. Wyjątkiem jest stosowanie ruchomego czasu pracy.
Do celów dowodowych warto przechowywać rozkłady czasu pracy z ewidencjami czasu pracy przez co najmniej 3 lata (jest to okres na dochodzenie roszczeń pracowniczych).