W jaki sposób można obniżyć koszty pracy w firmie?

Jak wynika z „Rankingu największych barier działalności firm” przygotowanego w 2011 r. przez BCC oraz Instytut GfK Polonia, w Polsce największą przeszkodą w rozwoju firm są zbyt wysokie koszty pracy (aż 57 proc. wskazań). Każdy przedsiębiorca, szczególnie prowadzący działalność stosunkowo niewielkich rozmiarów, wie, jak dużym obciążeniem dla budżetu firmy jest zatrudnienie pracowników. Na początku prowadzenia działalności często prowadzi to do błędnego koła – przedsiębiorca samodzielnie wykonujący wszystkie zlecenia poświęca na pracę po kilkanaście godzin dziennie, jest przemęczony i nie ma czasu na życie prywatne. Gdy jednak pojawi się alternatywa w postaci zatrudnienia pracownika, rozwiązanie to okazuje się zbyt kosztowne. Nowy pracodawca szybko bowiem odkryje, że wypłacane wynagrodzenie, a przede wszystkim dodatkowe koszty pracy, takie jak składki na ubezpieczenia społeczne, pochłonie większość z wypracowanego przez niego zysku. Dzięki zatrudnieniu pracownika zaoszczędził zatem czas, ale równocześnie stracił część zysku z działalności gospodarczej.

Czy jedynym rozwiązaniem mającym podnieść rentowność przedsiębiorstwa jest redukcja etatów? W kryzysie to pytanie zyskuje na aktualności. Przedsiębiorcy, ratując się przed finansową plajtą, często podejmują decyzje o wypowiedzeniu umów o pracę. Popularne są też tańsze sposoby pozyskania pracowników, np. dzięki zatrudnieniu ich w ramach umów o dzieło, które nie podlegają składkom ubezpieczeniowym. Przed podjęciem takiej decyzji warto spojrzeć na problem z innej perspektywy i odpowiedzieć sobie na proste z pozoru pytanie: „Czy za pieniądze wydane na zatrudnienie pracownika mogę uzyskać więcej?”.

Okazuje się, że tak. I to w kategoriach czysto finansowych. Zdecydowana większość firm płaci bowiem za czas pracownika, ale nie ma kontroli ani narzędzi pomagających wykorzystać ten czas w sposób optymalny. Stare powiedzenie „czas to pieniądz” znajduje tu swoje najlepsze odzwierciedlenie. Przyjrzyjmy się prostej kalkulacji.

W biurze rachunkowym zatrudniającym pięć osób każda z nich spędza około 5 minut w ciągu każdej godziny na poszukiwaniu dokumentów w segregatorze czy otrzymanego kiedyś e-maila z ważną informacją. Dziennie na ten cel pracownik poświęca więc 40 minut. W skali miesiąca daje to ponad 14,5 godziny! Przy koszcie pracy jednego pracownika na poziomie 3000 zł w ciągu miesiąca pracodawca traci zatem 240 zł. Rocznie daje to 2880 zł, a przy pięciu pracownikach – już 14 400 zł!

Większość pracodawców na pewno zauważyła, że czas pracy podwładnych nie jest wykorzystywany najlepiej z punktu widzenia interesów firmy. Mało kto jednak wie, co konkretnie można zrobić, aby zmienić sytuację.

Błyskawiczny dostęp do informacji

Oszczędność czasu pracowników możliwa jest tylko pod warunkiem stworzenia im komfortowych warunków dostępu do informacji. Oczywiście nie chodzi tu o klasyczne posprzątanie biurka i zrobienie porządku w segregatorach. We współczesnym świecie szybki dostęp do informacji to dostęp do dokumentów i danych w ciągu kilku kliknięć myszką. Na rynku są dostępne narzędzia pozwalające na wprowadzenie porządku w dokumentacji nieporównywalnego z najnowocześniejszym segregatorem i stworzenie baz danych, z których pobranie dowolnej informacji trwa kilka sekund dzięki wygodnemu systemowi filtrów.

Pracownik korzystający z takich aplikacji uzyskuje dostęp do wszystkich danych zgromadzonych w systemie przez siebie i innych pracowników. Dokumenty i informacje skatalogowane są w zakładkach, można je łatwo przeszukiwać. Błyskawicznie można się zorientować, na jakim etapie jest realizowane zadanie, przeczytać korespondencję czy dokumenty zgromadzone w folderze danego klienta, a nawet przyporządkowane do danego projektu. Głównym celem aplikacji jest bowiem zaoszczędzenie czasu użytkowników, dzięki czemu uzyskują oni wymierne korzyści finansowe.

Koniec z rozpraszaniem uwagi

Każdy z pracujących w biurze otrzymuje dziennie od kilku do nawet kilkudziesięciu e-maili oraz odpowiada na niezliczone telefony. Wszystkie te czynności niewątpliwie stanowią istotny element wykonywanej pracy i trudno powiedzieć, że pracownik odpowiadający na e-maila czy odbierający telefon marnuje swój czas przeznaczony na pracę. Czy jednak spędza go najbardziej efektywnie?

Często zdarza się, że podczas przygotowywania przez pracownika czasochłonnego raportu czy oferty dla klienta, jego praca jest wielokrotnie przerywana nagłym telefonem lub wiadomością e-mailową. Wielokrotne odrywanie się od realizowanego zadania w celu wykonania innej, pojawiającej się doraźnie, sprawy to ogromny, a jednocześnie często niezauważany pożeracz czasu. Umysł ludzki pracuje znacznie sprawniej, koncentrując się na jednym zagadnieniu od początku do końca, niż w sytuacji przeskakiwania z zadania na zadanie. Wiemy bowiem, jak trudno jest powrócić do przerwanej czynności i ile czasu zajmuje odtworzenie, w którym miejscu byliśmy i co mieliśmy właśnie zrobić.

Ciekawym pomysłem na radzenie sobie z przychodzącymi w ciągu dnia e-mailami i telefonami, które utrudniają sprawną realizację większego i skomplikowanego działania, jest odbieranie poczty i oddzwanianie w ściśle określonych godzinach. Innymi słowy, wyłączmy telefon i zamknijmy pocztę elektroniczną, aby zapewnić sobie nieprzerwany czas na realizację priorytetowego zadania.

Mamy do napisania raport ze sprzedaży za ubiegły rok, co wymaga analizy i opracowania wielu danych oraz przygotowania odpowiednich wykresów i statystyk. Szacujemy, że przygotowanie raportu zajmie nam ok. 12 godzin pracy. W dniach poświęconych na napisanie raportu określmy zatem zasady odpowiadania na e-maile i telefony, np. sprawdzamy pocztę e-mailową i wykonujemy niezbędne telefony o 8 rano po przyjściu do pracy przez godzinę. Następnie od 9.00 do 12.00 wyłączamy telefon i pocztę, skupiamy się na przygotowaniu raportu. Zapewniamy sobie w ten sposób 3 godziny niezakłóconej, bardzo efektywnej pracy. O 12.00 sprawdzamy nieodebrane połączenia i nową pocztę – oddzwaniamy i odpisujemy w ciągu godziny. Jeśli w tym czasie pojawi się zadanie wymagające większego zaangażowania, którego nie będziemy w stanie wykonać w ciągu godziny – zapisujemy je na listę spraw do wykonania, ale po ukończeniu raportu. Od 13.00 do 15.00 znowu mamy 3 godziny na pisanie raportu. 0 15.00 ponownie odpowiadamy na wiadomości i oddzwaniamy na telefony. O 16.00 wychodzimy do domu po 8 godzinach pracy, z których 6 spędziliśmy na pisaniu raportu. Po dwóch dniach tak zaplanowanej pracy raport będzie gotowy. Co więcej, nikt z dzwoniących do nas czy piszących e-maile wymagające odpowiedzi nie czekał na nią dłużej niż 3 godziny!

* Powyższy przykład oparto na lekturze książki Timothy’ego Ferrissa 4-godzinny tydzień pracy, MT Biznes, Warszawa 2011.

Sprawniejsze zarządzanie i kontrola kosztów

Uzyskanie większej efektywności pracy to cel, którego nie da się osiągnąć bez wkładu ze strony właściciela czy osoby zarządzającej firmą. Warto bowiem zdać sobie sprawę, że nie mając wiedzy o tym, co naprawdę dzieje się w przedsiębiorstwie, trudno osiągnąć jakąkolwiek poprawę. Doskonałym przykładem jest rejestracja czasu pracy. Tradycyjne karty pracy potwierdzające, że pracownik przyszedł do pracy i wyszedł o określonej godzinie, na nic się nie zdadzą. Nie dostarczą nam bowiem informacji o tym, co pracownik robił, ani ile czasu spędził na realizacji poszczególnych zadań. W praktyce często okazuje się, że zadanie, na wykonanie którego potrzebne są 2 godziny, zajęło pracownikowi cały dzień i w dalszym ciągu nie zostało ukończone. Pracodawcy czują frustrację wynikającą z niepewności, czy nie płacą za czas przez pracownika zmarnowany, a pracownicy działają pod presją niewypowiedzianych oskarżeń o niewielką wydajność.

Stosunkowo łatwo można jednak poprawić istniejącą sytuację. Punktem wyjścia powinno być jasne definiowanie zadań, które ma zrealizować pracownik, wraz z podaniem szacowanego czasu ich wykonania. Zlecający pracę często zapominają o tym drugim elemencie. Szacunki co do czasu niezbędnego na wykonanie danej czynności nie powinny, rzecz jasna, być wynikiem nieskrępowanej fantazji szefa (roczny raport przygotowany w ciągu 0,5 godziny), ale opierać się na realnych możliwościach wykonania danego zadania. W podanym wcześniej przykładzie dotyczącym przygotowania raportu ze sprzedaży, realnym czasem na przygotowanie tego raportu były co najmniej 2 dni robocze. Czas ten uwzględnia zarówno samo pisanie raportu, jak i inne czynności zawodowe, które pracownik będzie musiał wykonać równolegle z realizacją zadania. Dobrą praktyką jest też uzgadnianie terminu wykonania zadania pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, a nie narzucanie tego terminu z góry. Wspólne ustalenie terminu pozwala bowiem pracownikowi zgłosić wszystkie inne zadania, które muszą być wykonane równolegle z przygotowaniem raportu, a ponadto sprawia, że wzrasta motywacja pracownika do dotrzymania terminu, w którego uzgadnianiu brał udział.

Kolejną istotną kwestią jest wykorzystanie narzędzi informatycznych pomocnych do rejestracji czasu pracy. Nie brak obecnie na rynku programów, które pozwalają na przypisywanie przez pracowników czasu spędzonego w konkretnych dniach na pracy dla określonego klienta czy na realizacji danego projektu. Rejestracja czasu pracy prowadzona w ten sposób stanowi nieocenione narzędzie dla zarządzających firmą.

Dzięki rejestracji czasu pracy przedsiębiorca otrzymuje przejrzystą informację na temat obciążenia pracą poszczególnych członków zespołu, ilości czasu spędzanego przez pracowników na realizacji każdego zadania, a przez to jest w stanie lepiej ocenić ich wydajność. Z drugiej strony, firma uzyskuje kontrolę nad kosztami zadań, co pomoże wyeliminować działania nieefektywne i skupić się na realizacji zleceń najbardziej dochodowych dla firmy.

Firma zajmuje się przygotowywaniem stron internetowych na zlecenie klientów. Przygotowanie każdej strony wymaga zaangażowania grafika komputerowego oraz programisty. Firma uzyskała zlecenie na przygotowanie strony internetowej w cenie 3000 zł, więc grafik oraz programista rozpoczęli prace. Właściciel firmy wie, że godzina pracy każdego ze specjalistów kosztuje firmę ok. 20 zł (przy wynagrodzeniu na poziomie 3500 zł). W momencie rozpoczęcia prac specjaliści zadeklarowali przygotowanie strony w ciągu tygodnia. Później okazało się, że projekt jest jednak dużo bardziej pracochłonny niż zakładano. Dzięki temu, że firma korzysta z rejestracji czasu pracy w programie dostępnym on-line, właściciel w połowie drugiego tygodnia pracy widzi, że jego pracownicy spędzili na realizacji zlecenia już 128 godzin. Oznacza to, że ich wynagrodzenie za wykonaną pracę wyniesie 2560 zł, a prace wciąż nie są ukończone. Jeśli tak dalej pójdzie, projekt nie wygeneruje zatem przewidzianego zysku dla właściciela, a nawet przyniesie stratę. Dzięki stałej kontroli nad projektem właściciel jest w stanie wychwycić zaistniałą sytuację i podjąć odpowiednie kroki polegające np. na uzgodnieniu z pracownikami, jaki jeszcze czas potrzebny będzie, aby zlecenie zakończyć. Ponadto może zwrócić się do klienta o renegocjację warunków umowy i zwiększenie wynagrodzenia za stronę internetową z uwagi na wystąpienie nieprzewidzianych okoliczności.

Przykłady na wykorzystanie narzędzi do rejestracji czasu pracy w przedsiębiorstwach można by mnożyć, gdyż będą one różne w zależności od profilu działalności firmy, sposobu rozliczania się z klientami itp. Najistotniejsze jest jednak to, że systemy takie dają firmom wiedzę, której pozyskanie w inny sposób jest bardzo czasochłonne. Niewiele osób w trakcie realizacji zadania na bieżąco śledzi, jakie koszty ono pochłania. W odpowiednim programie precyzyjna informacja jest dostępna bardzo szybko i daje pełen obraz sytuacji.

Optymalne rozwiązania

Obniżenie kosztów pracy przez zwolnienie pracowników to ostateczność. Pracodawca wprawdzie pozbywa się istotnych kosztów, ale również traci moce produkcyjne, jest w stanie realizować mniejszą liczbę zleceń, a przez to jego rozwój ulega wstrzymaniu. Zanim zatem okoliczności przyprą nas do muru i nie pozostanie żadne inne rozwiązanie, warto podjąć działania mające na celu optymalne wykorzystanie czasu i możliwości pracowników. Gdy zadanie to się powiedzie, skorzysta zarówno pracownik, jak i firma. A o takie rozwiązanie przecież chodzi.