Niestały biznes, czyli jak przygotować firmę do zmian

Przyczyny zmiany mogą być różne – takie, na które nie ma się wpływu, i takie, na które można oddziaływać. Pierwsze to takie, które dotyczą całej organizacji i wynikają z czynników zewnętrznych – prawa rynku, otoczenia czy przepisów prawnych. Natomiast drugie to te, na które można wpływać, czyli takie, które dotyczą głównie samego menedżera i jego podwładnych. Mogą to być np. nowe metody pracy, delegowanie kompetencji oraz nowe zadania.

Każda zmiana jest procesem, dlatego, by lepiej ją zrozumieć, trzeba określić i poznać jej fazy:

• odmrażania – na tym etapie jest uświadamiana potrzeba konieczności zmiany, niezbędna jest akceptacja przeprowadzenia zmiany; towarzyszą jej opory, napięcia, niepokoje, ale jest to naturalne zjawisko, które wywodzi się z poczucia zagrożenia,
• zmieniania – na tym etapie istotne są informacje o zmianie, nowych pomysłach, sposobach postępowania, jej istotą jest udzielenie pomocy w zdobywaniu informacji na temat przystosowania się do zmiany,
• zamrażania – w tej fazie następuje stabilizacja, normalizacja wprowadzonych zmian.

Opór wobec zmiany

Ludzie rzadko akceptują zmianę bez narzekań czy komentarzy, nawet jeżeli zmienia ich sytuację na lepsze. Opór wobec zmiany jest zjawiskiem naturalnym i zanim przezwycięży się go, trzeba poznać jego przyczyny.

Przyczyny indywidualne

• Nawyk – pracownikom wygodniej pracuje się w znanych warunkach.
• Konformizm – większość ludzi lubi się podporządkowywać akceptowanym sposobom pracy i zachowania.
• Nieporozumienie – ludzie mogą nie rozumieć, co oznacza zmiana, i sądzą, że w rezultacie na niej stracą.
• Zagrożenie własnych interesów – pracownicy rzadko wierzą, że jakakolwiek zmiana w firmie przyniesie im indywidualnie jakąś korzyść.
• Pogłoski – zmiany często są poprzedzane mnóstwem pogłosek, wymyślanych przez osoby znające tylko część prawdy.
• Brak zaangażowania – zmiany zbyt często są narzucone ludziom bez dania im możliwości zadania pytań lub dyskusji o skutkach.

---

Przyczyny organizacyjne

• Struktura organizacyjna – powinna służyć stabilizacji pracy w organizacji.
• Grupy pracownicze – wszelkie zmiany powodują zakłócenia ich normatywnych oczekiwań.
• Zagrożenie równowagi sił – zmiany wiążą się z wymianą menedżerów, pracowników oraz zmianą priorytetów, a to powoduje zachwianie dotychczasowych fundamentów.
• Nieudacznie wprowadzane zmiany w przeszłości – niechęć wobec kolejnej zmiany, która może być powodem kolejnego chaosu.

Postawy i zachowania pracowników

Opór przeciwko zmianom występuje właściwie zawsze. Wynika on z konserwatyzmu natury ludzkiej, braku wiedzy, informacji, a także obaw pracowników o własne bezpieczeństwo socjalne. Gdy ludzie niechętni są zmianom „z zasady”, trzeba poświęcić im więcej czasu na przekonywanie, przedstawianie rzeczowych argumentów, zachęcanie, a w ostateczności nawet karanie za opór będący uporem. Gdy są niechętni zmianom, bo boją się, że im nie sprostają, że nie będą umieli odnaleźć się w nowych warunkach, wtedy trzeba ich podtrzymywać na duchu, zachęcać, ale także odpowiednio przygotować. A gdy nie chcą zmian, bo nic o nich nie wiedzą, nie rozumieją ich, trzeba po prostu rzetelnie o zmianach i ich konsekwencjach ich poinformować. W żadnym przypadku nie należy roztaczać przed pracownikami perspektyw nie do spełnienia. Oczekiwania powinny być realistyczne, a nawet warto czasem przedstawić mniej optymistyczne wizje, by w razie udanej transformacji ludzie byli mile zaskoczeni lub gdy zmiany nie powiodą się w takim stopniu, jaki był zakładany – by rozczarowanie było mniejsze.

Sam opór może być aktywny lub bierny. Aktywny jest wtedy, gdy kwestionowana jest potrzeba wprowadzenia zmian, przeprowadzane są analizy i poszukiwanie innych rozwiązań, gdy jest otwarta niezgoda na założone lub już wprowadzane zmiany. Natomiast opór bierny jest trudniejszy do określenia i trudniej z nim walczyć, gdyż często nie jest uzewnętrzniany, jedynie można się go domyślać, analizując postawy i zachowania pracowników w czasie wprowadzania zmian. Jego przejaw to np. niestawianie się na spotkania, udawanie pilnej pracy, gdy mowa jest o zmianach.

Jak zmniejszyć opór

Na początku zmiany opór jest jednak dużo lepszy niż obojętność. Łatwiej poradzić sobie z tym pierwszym zjawiskiem. Jak więc menedżer może zmniejszyć opór? Pomocny będzie tu plan działania, a mianowicie najważniejsze jest:

• przygotowanie – jeśli zmiana pojawi się na skutek wdrażania nowej polityki firmy, to należy wcześniej przedyskutować efekty i korzyści z pracownikami,
• informowanie – należy dostarczać pracownikom tak wielu informacji o wprowadzanej zmianie, jak to tylko możliwe; należy wyjaśnić przyczyny wprowadzania zmiany, korzyści, oczekiwane rezultaty itd., co pomoże zredukować wpływ plotek,
• zaangażowanie – w miarę możliwości należy zaangażować pracowników w proces wprowadzania zmiany, zaangażowanie w dyskusję zwiększy akceptację zmiany,
• komunikacja – należy skontrolować, czy wszystkie fakty zostały pracownikom przedstawione, czy mogli zadać pytania, czy otrzymali wyjaśnienia.

---

Lider zmiany i koalicja

Rola liderów zmian jest nie do przecenienia. Najlepsi z nich wykorzystują możliwości wprowadzenia zmian zanim pojawi się wymuszona konieczność ich wprowadzenia. Opracowują wizję zmian, a także tego, co będzie po ich wprowadzeniu. Potrafią zapewnić dobrą komunikację w pionie (z góry na dół, z dołu do góry) i w poziomie. Nie ograniczają się do zmian cząstkowych, mało istotnych z punktu widzenia bytu organizacji. Ponadto sami są zaangażowani w procesie zmian i angażują do niego pracowników, a także planują, organizują, kontrolują, motywują, a nade wszystko koordynują proces zmian. Menedżerowie liderzy nie zapominają, że zmiany w każdym przypadku dotyczą ludzi, których nie można traktować przedmiotowo.

Sukces we wprowadzaniu zmian mogą zapewnić m.in.: zaangażowanie interesariuszy, dobra komunikacja, szczególnie wewnątrz firmy, budowanie zespołów pracowniczych, transfer wiedzy i umiejętności oraz zmiany w kulturze organizacyjnej firmy.

Pracownicy w zmianie

Nie zawsze wszyscy pracownicy są przeciwni zmianom czy ich nie akceptują jawnie lub mniej jawnie, często jest wielu, którzy chętnie pomogą, zaangażują się w zmianę i ją przyswoją, a będą to:

1) innowatorzy – to najmniej liczna kategoria osób, ale najcenniejsza w procesie wprowadzania zmian, to entuzjaści, osoby otwarte na wszelkie nowinki, są to osoby, które najchętniej inicjują zmiany,

2) wcześnie przyswajający – chętnie podążają za innowatorami, nieco mniej podzielają entuzjazm do zmian, ale też są ich zwolennikami i łatwo je przyswajają; te obydwie kategorie osób często są nazywane agentami zmian i odgrywają rolę ich katalizatorów,

3) wczesna większość – to ludzie, którzy, niezbyt chętnie, ale jednak nadążają za zmianami, wprowadzają je wówczas, gdy inni już to zrobili,

4) późna większość – osoby te przyswajają zmiany wtedy, kiedy inni je już wprowadzili i odnieśli sukcesy w związku z ich wprowadzeniem,

5) maruderzy – osoby te idą na samym końcu, a przełamywanie ich własnych oporów przychodzi im z dużym trudem, są niechętni zmianom i wprowadzają je tylko wtedy, kiedy już naprawdę muszą.

Przy tak złożonym zjawisku, jakim jest zmiana, równie złożone jest zarządzanie pracownikami, dlatego też niezmiernie istotne jest posiadanie konkretnych wskazówek, jak sobie radzić w takiej sytuacji.

Metody zarządzania zmianą

● interwencja – oznacza uzasadnianie przez kierownictwo naczelne firmy konieczności wprowadzania zmian, monitorowanie procesu, określanie akceptowanych sposobów postępowania i pokazywanie, jak można wprowadzać usprawnienia,

● partycypacja – oznacza udział przedstawicieli różnych grup zawodowych w podejmowaniu decyzji dotyczących zmian,

● perswazja – polega na tym, że eksperci starają się „sprzedać” zmiany, które sami zaproponowali,

● zadekretowane przepisy wprowadzające zmiany – to metoda wprowadzania zmiany za pomocą wytycznych i dyrektyw.

Wykres

Reakcja pracowników na zmianę

@RY1@i13/2011/009/i13.2011.009.000.0062.201.jpg@RY2@

Źródło: O. Rzycka, W. Porosło, Menedżer coachem. Jak rozmawiać, by osiągnąć rezultaty, Wolters Kluwer Polska, Kraków 2010 r.

Wskazówki, jak skutecznie przeprowadzić firmę przez proces zmian

● Uzyskanie trwałych zmian wymaga silnego zaangażowania i wizjonerskiego przywództwa.

● Najważniejsze jest zrozumienie kultury organizacji oraz zakresu zmian, jaki będzie najefektywniejszy.

● Osoby związane z zarządzaniem zmianami muszą posiadać temperament, ale i zdolności przywódcze stosowne do okoliczności oraz do strategii zmian.

● Istotne jest stworzenie atmosfery pracy sprzyjającej zmianom.

● Poszczególne zmiany należy traktować w indywidualny sposób.

● Dobrze jest ustalić system nagród, który będzie premiować innowacyjność i podkreślać sukcesy przy wdrażaniu zmian.

● Zmiany to sukcesy, jak również porażki, a, niestety, porażek należy się spodziewać i trzeba się na nich uczyć.

● Najtrudniejsza do zmiany jest ciągle kultura przedsiębiorstwa, a przy wprowadzaniu zmiany ma ona ogromne znaczenie.

● W każdej organizacji są ludzie, którzy z zadowoleniem przyjmą nowe wyzwanie i nowe możliwości, jakie niosą ze sobą zmiany i to oni są naszą koalicją.

● Opór wobec zmian będzie nieunikniony, jednak należy go minimalizować.