Z usług świadczonych przez outsourcerów korzystają firmy ceniące partnerstwo oraz jakość współpracy zarówno z zewnętrznymi kontrahentami, jak i własnymi pracownikami. Zlecenie obsługi kadrowo-płacowej profesjonalnej firmie jest zapewnieniem nie tylko poprawności oraz terminowości wykonanych zadań, lecz także całkowitej poufności oraz odpowiedzialności, która przesunięta zostaje na outsourcera. To przesunięcie priorytetów firmy z operacyjnych na strategiczne umożliwia skoncentrowanie się na kluczowych działaniach firmy.
Dla kogo outsourcing
Bardzo istotny jest fakt, że w warunkach polskich naliczanie wynagrodzeń jest procesem podlegającym częstym zmianom prawnym, a dostosowanie się do nowych przepisów wymaga stałego śledzenia publikacji prawnych oraz poszukiwania wiążących interpretacji odpowiednich instytucji. Zmiany prawne przekładają się nie tylko na konieczność stałego doszkalania pracowników, lecz także bieżącego dokonywania zmian w systemie informatycznym. Z tej perspektywy skorzystanie z zewnętrznej usługi pozwala na oszczędność czasu i zasobów ludzkich oraz redukcję kosztów związanych z zakupem, utrzymaniem i aktualizacją systemu informatycznego potrzebnego do obsługi procesu, a także szkoleniem pracowników i utrzymywaniem dokumentacji papierowej.
Rozwiązanie takie gwarantuje bezpieczeństwo przechowywania danych, wsparcie specjalistów podczas audytów i kontroli zewnętrznej oraz możliwość konsultacji dotyczących specjalistycznych zagadnień związanych z outsourcowanymi procesami.
Zakres usług
Kompleksowa usługa outsourcingu kadrowo-płacowego obejmuje wszystkie czynności związane z naliczaniem wynagrodzeń, rozliczeniami z pracownikami i urzędami z tytułu wynagrodzeń oraz przygotowywaniem oraz przechowywaniem dokumentacji kadrowej i płacowej. Przy takim modelu współpracy zaangażowanie firmy klienta ogranicza się głównie do prostego informowania outsourcera o osobach nowo zatrudnionych, urlopach, zwolnieniach, premiach czy zmianach wynagrodzenia. Po naliczeniu wynagrodzeń klient proszony jest o akceptację listy płac. Zakończeniem prac w danym okresie rozliczeniowym jest wypłata pracownikom wynagrodzeń, przekazanie klientowi pliku do zaksięgowania list płac, a do urzędów odpowiednich deklaracji.
Zakres usług może się zmienić w zależności od decyzji klienta, jakie czynności mają być realizowane wewnątrz firmy. Zdarza się, że przygotowywanie umów o pracę pozostaje po stronie klienta, a do zadań outsourcera, w kwestiach kadrowych należy zgłoszenie pracownika do ZUS oraz założenie i dalsze prowadzenie teczek osobowych.
Kolejnym modelem współpracy jest outsourcing wyłącznie płacowy, gdzie zakres usług ograniczony jest do czynności związanych z przygotowywaniem listy płac, rozliczeniami z pracownikami oraz instytucjami, a także raportowaniem.
Wybór firmy payrollowej
Wybierając dostawcę usług payrollowych, należy odpowiedzieć sobie na kilka podstawowych pytań:
- Jakie usługi są oferowane i czy zaspokoją potrzeby firmy?
Większość firm zajmujących się outsourcowaniem działu payroll jest w stanie zrobić więcej niż tylko naliczanie wynagrodzeń i administrowanie dokumentacją kadrową. Warto zapoznać się ze szczegółowym zakresem oferowanych usług, a także upewnić się, że usługi te faktycznie są dostępne (czy istnieje pole wyboru tylko części z nich), a dostawca ma doświadczenie w ich realizacji. Przydatne mogą się tu okazać referencje aktualnych klientów outsourcera.
- Jakie są ukryte opłaty/koszty?
Warto określić, jakie usługi z zakresu oferty usługodawcy byłyby najbardziej interesujące oraz zorientować się, jakie zadania dodatkowe będą im towarzyszyły, jakie narzędzia i ile osób jest potrzebnych do współpracy z outsourcerem po stronie firmy oraz zapytać wprost o ewentualne koszty, które nie pojawiły się w ofercie. Należy upewnić się też, czy informacja będąca odpowiedzią została dobrze zrozumiana i czy jest możliwość uzyskania jej na piśmie.
- Jaka jest reputacja firmy?
Po szczegółowej rozmowie z agencją i przed podpisaniem umowy warto zweryfikować jej reputację na rynku. Należy przejrzeć fora internetowe i porozmawiać z innymi firmami, które korzystały z jej usług i zapytać o ich doświadczenia ze współpracy, a także – o ile to możliwe – o wady i zalety usługodawcy będącego przedmiotem naszego zainteresowania. Warto też bezpośrednio zapytać o sytuacje trudne, z którymi nasz dostawca się zetknął i jakie znalazł na nie rozwiązania oraz o wszelkie okoliczności, o których nie wspominał, a powinniśmy wiedzieć.
Nowoczesność systemu
Bardzo ważnym elementem przy wyborze dostawcy jest system, na którym będą dokonywane rozliczenia. Jednym z podstawowych czynników przy podejmowaniu decyzji o outsourcingu kadrowo-płacowym jest możliwość dostępu do nowych technologii, bez konieczności ponoszenia dużych, jednorazowych inwestycji. Z tego powodu należy zwrócić uwagę, czy system jest nowoczesny, czy jest zapewniona nad nim stała opieka, czy terminowo są wykonywane jego aktualizacje, czy wszystkie zmiany w przepisach prawa pracy są dokonywane w odpowiednim czasie.
Klienci często decydują się na oddanie w outsourcing tylko części dotyczącej płac. W takich sytuacjach ważne jest, aby była możliwość zdalnego logowania się do systemu kadrowo-płacowego dostawcy – w ten sposób klient nie musi dodatkowo inwestować w system kadrowy, a wszystkie dane są przechowywane w jednym miejscu ze stałym dostępem on-line. W takich przypadkach należy zwrócić uwagę na to, czy nie zdarzają się przestoje w dostępie do systemu i jak często są archiwizowane dane. Ważne jest też, czy istnieje możliwość nadania uprawnień dla pracownika klienta tylko do części danych, np. tylko do kadrowych, bez możliwości podglądu danych płacowych oraz czy klient może sam raportować z systemu i czy istnieje możliwość zbudowania interface’ów z programem księgowym. Niezwykle istotne jest też raportowanie, więc przy wyborze systemu należy zwrócić uwagę, czy system generuje oczekiwane przez nas raporty potrzebne do prowadzenia bieżącej działalności i na potrzeby zarządu.
Uwaga na umowę
Gdy partner outsourcingowy jest już wybrany, nadchodzi czas na podpisanie umowy. Na co należy zwrócić uwagę, podpisując umowę z dostawcą? Przede wszystkim na zakres przedmiotowy obowiązującej umowy. Czy jest wypisany pełen zakres prac wykonywanych przez dostawcę w ramach obsługi kadrowej, płacowej, raportów itd. Należy zwrócić uwagę, czy umowa określa, kto za co odpowiada, np. która ze stron przygotowuje umowy o pracę, która przygotowuje zaświadczenia o zarobkach, kto jest odpowiedzialny za realizację przelewów dla pracowników i do instytucji państwowych. Czy w ramach ceny dostawca zapewnia przygotowanie i wysyłanie deklaracji do ZUS, PFRON, US nie tylko tych miesięcznych – również rocznych. W umowie musi znaleźć się też informacja, od kiedy jest świadczona usługa, określenie odpowiedzialności stron za dokumenty sporządzone przed okresem współpracy, jak również klauzula o zachowaniu poufności i ochrony danych osobowych.
Niezwykle istotnym czynnikiem w umowie jest cena. Ważne jest, aby były wyszczególnione wszystkie opłaty, które klient będzie ponosić. Firmy bardzo różnie ustalają stawki. Czasami są to opłaty ryczałtowe za obsługę określonej grupy pracowników, czasami stawka jest ustalana za każdego pracownika. Niekiedy w stawce są zawarte wszystkie opłaty, a niekiedy kwota jednostkowa jest niższa, ale też w ramach ceny jest ograniczony zakres wykonywanych czynności. Muszą być ściśle określone opłaty za dokonywanie korekt za lata poprzedzające okres współpracy, jak też opłata za dodatkowe godziny pracy specjalisty.
Niektóre z firm określają także liczbę godzin doradczo-konsultacyjnych w ciągu miesiąca, z których klient ma prawo skorzystać. Inne firmy doradztwo traktują jako stały element umowy. Na koniec należy zwrócić uwagę na termin wypowiedzenia umowy. Najczęściej jest to okres 3-miesięczny. W ten sposób obie strony zabezpieczają ciągłość procesu. Jest to istotny element głównie z punktu widzenia klienta, gdyż prawdziwym problemem może być wybór innego dostawcy oraz przeniesienie danych w ciągu dwóch, trzech tygodni.
Praktyczne strony współpracy
Dobrze skonstruowana oferta obsługi kadrowo-płacowej daje nam poczucie bezpieczeństwa i pełnego zaspokojenia naszych oczekiwań. Jak taka współpraca wygląda w praktyce? Po pierwsze, zyskujemy zewnętrznego profesjonalistę, który, wykorzystując swoją specjalistyczną wiedzę i doświadczenie, w jak najlepszy sposób roztacza opiekę nad naszą firmą. To właśnie on udziela niezbędnych informacji z zakresu kadr i płac, służy pomocą przy rozwiązywaniu problemów. Ponadto zobowiązany jest do terminowego wykonywania obowiązków zawartych w podpisanej przez obie strony umowie, nalicza wynagrodzenia, sporządza wymagane prawem deklaracje oraz raportuje przy uwzględnieniu specyficznych wymagań klienta.
Po drugie, mamy również swoje obowiązki związane z terminowym przekazywaniem danych firmie zewnętrznej, określone przez zawartą między stronami umowę oraz harmonogram współpracy zawierający szczegółową charakterystykę terminów przekazywania danych pomiędzy stronami.
Kolejnym elementem związanym z praktycznym trwaniem współpracy jest niewątpliwie dostęp do nowych narzędzi umożliwiających usprawnienie naszej dotychczasowej pracy, takich jak np. zdalny dostęp do systemu kadrowo-płacowego czy dokonywanie rozliczeń z urzędami skarbowymi. Skorzystanie z tego typu rozwiązania niesie ze sobą wiele korzyści, bowiem bez ponoszenia kosztów utrzymania oprogramowania wewnętrznego zyskujemy dostęp do interesujących nas danych 24 godziny na dobę. Tworzenie raportów na potrzeby zarządu, sporządzenie niezbędnych raportów urlopowych oraz innych raportów dotychczas funkcjonujących w naszej firmie zajmuje teraz kilka sekund i może zostać sporządzone o każdej porze dnia i nocy. Co jeszcze daje nam skorzystanie z usługi zdalnego dostępu? Możliwość prowadzenia pełnej bazy kadrowej oraz modyfikowania danych kadrowych pracowników bez konieczności utrzymywania dodatkowego systemu kadrowo-płacowego.
Wystawianie rocznych deklaracji rozliczeniowych PIT również nie było nigdy prostsze. Praco- i czasochłonne czynności związane z przygotowaniem i dystrybucją wymaganych przez prawo deklaracji rocznych spoczywa od momentu przekazania obsługi na firmie zewnętrznej. Również sporządzeniem dodatkowych deklaracji, takich jak PIT-8C, może zająć się zewnętrzny specjalista, a nam pozostaje tylko sprawdzenie, czy wszystkie czynności objęte umową zostały wykonane zgodnie z naszymi oczekiwaniami.
Utrzymanie partnerskich relacji
Po zakończeniu etapu wdrożenia, współpraca pomiędzy usługodawcą i usługobiorcą przechodzi w pewnym stopniu do normalności. Relacje pomiędzy partnerami biznesowymi normalizują się i nadchodzi odpowiedni czas na doskonalenie wypracowanych kontaktów. W praktyce jednak utrzymanie i nieustanne doskonalenie partnerskich relacji biznesowych ma również bardzo duże znaczenie, bowiem pozwalają one na jak najlepsze dostosowanie oferowanych przez outsourcera usług do potrzeb i oczekiwań klienta.
Ponadto dobrze utrzymywane relacje pomiędzy stronami powodują, iż usługobiorca zyskuje nie tylko zewnętrznego specjalistę, ale – co ważniejsze – zaufanego specjalistę, do którego może się zwrócić w każdej sytuacji bez konieczności martwienia się o ewentualne absencje osoby dedykowanej do sprawowania opieki nad usługobiorcą. Zakres odpowiedzialności za prawidłowość naliczania wynagrodzeń i prowadzenia spraw personalnych ciążący na usługodawcy powoduje, iż nie może on sobie pozwolić na błędy, gdyż w przypadku kontroli przeprowadzanych przez odpowiednie instytucje to właśnie on zostanie pociągnięty do odpowiedzialności.
Czy oznacza to zatem, że jako usługobiorca bezgranicznie mamy zaufać naszemu usługodawcy? Zdecydowanie nie. Dobry outsourcer nie stroni od poddawania się kontroli zewnętrznej, która pozwala mu na doskonalenie obecnych relacji oraz jak najlepsze dostosowanie oferowanych usług do potrzeb partnera będącego drugą stroną umowy.