Odpowiedzialność szefa HR

Przepisy Kodeksu pracy nie nakładają na pracodawcę wymaganej formy wyznaczenia dyrektora personalnego jako osoby, która dokonywałaby w jego imieniu czynności z zakresu prawa pracy.

Forma tego oświadczenia powinna wynikać z regulacji wewnątrzzakładowych obowiązujących w danej jednostce organizacyjnej. Jeżeli pracodawcą jest spółka prawa handlowego, forma wyznaczenia powinna wynikać z umowy lub ze statutu. Nie ma przeszkód, by formę tę określić w regulaminie pracy.

W doktrynie przyjęto, że mimo iż przywołany przepis nie wskazuje formy wyznaczenia, to z uwagi na to, że działanie wyznaczonej osoby stanowi postać pełnomocnictwa ogólnego w rozumieniu art. 98 k.c., powinno być ono – zgodnie z dyspozycją art. 99 § 2 k.c. w związku z art. 300 k.c. – pod rygorem nieważności udzielone na piśmie¹.

Sposób wyznaczenia

Wyznaczenie dyrektora personalnego jako osoby dokonującej czynności z zakresu prawa pracy powinno nastąpić poprzez złożenie oświadczenia woli przez osobę lub organ kierujący jednostką organizacyjną będącą pracodawcą i wyrażenie zgody przez wyznaczoną osobę. Oświadczenie woli musi być złożone w sposób wyraźny w tym znaczeniu, że powinien z niego wynikać zakres upoważnienia. Jeżeli bowiem upoważnienie nie obejmuje wszystkich czynności zarówno w sprawach indywidualnych, jak i zbiorowych, musi określać zakres upoważnienia lub zakres czynności zastrzeżonych wyłącznie do kompetencji zarządzającego.

Przez czynności z zakresu prawa pracy rozumie się wszystkie czynności prawne określone w przepisach regulujących stosunek pracy, których dokonuje pracodawca, a więc zawieranie i rozwiązywanie umów o pracę, zmiany w tych umowach, a także ustalanie regulaminów pracy. Wyznaczenie w rozumieniu art. 3¹ § 1 k.p. ma charakter generalny w odróżnieniu od indywidualnego pełnomocnictwa do dokonywania w imieniu mocodawcy określonych czynności prawnych (art. 96 k.c.). Dyrektor personalny jako wyznaczona osoba może udzielać pełnomocnictwa innym osobom do poszczególnych czynności w zakresie prawa pracy.

Brak wyraźnego oświadczenia o wyznaczeniu przez organ pracodawcy oznacza, że dyrektor personalny, który składa oświadczenie woli, nie działa w jego imieniu. Nie mogą tu być stosowane jakiekolwiek domniemania (wyrok SN z 20 września 2005 roku, II PK 412/04). Wyznaczenie do dokonywania czynności z zakresu prawa pracy może nastąpić poprzez zatrudnienie dyrektora personalnego jako pracownika lub na podstawie umowy cywilnoprawnej. Dopuszczalne jest także wyznaczenie dyrektora personalnego do działania w imieniu pracodawcy w charakterze pełnomocnika.

Zakres upoważnienia a odpowiedzialność

Oświadczenie woli, na mocy którego następuje wyznaczenie dyrektora personalnego na osobę dokonującą czynności z zakresu prawa pracy, powinno precyzyjnie określać zakres upoważnienia. Artykuł 31 § 1 Kodeksu pracy umożliwia złożenie przez pracodawcę oświadczenia woli o powierzeniu wybranej przez niego osobie – pod warunkiem wyrażenia przez nią zgody – wykonywania czynności z zakresu prawa pracy, takich jak na przykład wydawanie poleceń służbowych czy stosowanie kar porządkowych. Omawiana norma traktuje o prawnej reprezentacji pracodawcy „w sprawach z zakresu prawa pracy”, a więc w sprawach obejmujących zarówno czynności prawne konieczne do powstania, ukształtowania treści i ustania indywidualnego stosunku pracy, jak i czynności w ramach tak zwanego zbiorowego prawa pracy, dotyczące na ogół całej zbiorowości pracowników zatrudnionych przez danego pracodawcę (wyrok WSA w Warszawie z 16 marca 2007 roku, II SA/Wa 2206/06).

Precyzyjne określenie zakresu umocowania jest istotne dla określenia zakresu odpowiedzialności dyrektora personalnego. Zakres upoważnienia będzie decydował o przypisaniu odpowiedzialności dyrektora, m.in. za wykroczenia przeciwko prawom pracownika.

Zgodnie z art. 281 k.p. osobą odpowiedzialną za wykroczenie będzie osoba działająca w imieniu pracodawcy. Przy ustaleniu tej osoby ważne będą regulacje wewnętrzne, w tym upoważnienie. Jeżeli zatem dyrektor personalny otrzyma generalne upoważnienie do podejmowania czynności z zakresu prawa pracy, w tym do zawierania i rozwiązywania umów o pracę, stosowania kar porządkowych, prowadzenia dokumentacji pracowniczej itp., będzie ponosił odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Jeżeli jednak upoważnienie będzie miało charakter „wykonawczy”, zaś prawo podejmowania wszelkich czynności z zakresu prawa pracy pozostanie w rękach osoby lub organu zarządzającego, odpowiedzialność dyrektora personalnego jest wyłączona. Podobnie wygląda odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy.

Jeżeli z całokształtu dokumentacji regulujących status dyrektora personalnego wynika także jego odpowiedzialność w tym zakresie, dyrektor będzie ponosił odpowiedzialność z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Od odpowiedzialności tej dyrektor będzie mógł się zwolnić jedynie poprzez wykazanie, że wykroczenie przewidziane w art. 283 k.p. popełniły inne osoby kierujące pracownikami.

Konieczne będzie jednak ustalenie, kto kierował pracownikami na odcinku pracy, na którym doszło do naruszenia przepisów lub zasad bezpieczeństwa i higieny pracy².

Przekroczenie zakresu upoważnienia

Dokonanie czynności z zakresu prawa pracy przez wyznaczoną osobę wiążą pracodawcę w granicach umocowania. W przypadku przekroczenia zakresu umocowania do oceny czynności prawnej i wywołanego przez nią skutku należy zastosować przepisy Kodeksu cywilnego zgodnie z art. 300 k.p. Dokonanie czynności prawnej bez umocowania lub z przekroczeniem jego zakresu było przedmiotem wielu orzeczeń Sądu Najwyższego. W jednym z nich podkreślono, że w przypadku niewłaściwej reprezentacji przepisy Kodeksu cywilnego mogą być stosowane w przypadkach niezgodności z prawem wypowiedzenia umowy o pracę wynikającej z nieprawidłowej reprezentacji pracodawcy jedynie odpowiednio, tzn. z wyłączeniem sankcji nieważności. W ocenie Sądu Najwyższego odstąpienie od stosowania sankcji wadliwego wypowiedzenia stosunku pracy określonych w art. 45 k.p. na rzecz sankcji określonych w Kodeksie cywilnym może występować tylko w wyjątkowych przypadkach, w których wypowiedzenie stosunku pracy w imieniu pracodawcy zostało dokonane niezgodnie z jego wolą, a fakt jej dokonania nie został potwierdzony przez pracodawcę (wyrok SN z 9 maja 2006 roku, II PK 270/05).

W innym orzeczeniu SN uznał, że: Nie jest nieważne (nieistniejące) rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia przez podmiot, który po dokonaniu czynności prawnej rozwiązującej stosunek pracy utracił ze skutkiem wstecznym umocowanie do działania w imieniu pracodawcy, jeżeli w postępowaniu sądowym potwierdził on skuteczność rozwiązania umowy o pracę. Jednostronna czynność prawna podjęta w imieniu pracodawcy jest dotknięta sankcją nieważności tylko wówczas, gdyby była dokonana przez podmiot działający z oczywistym brakiem umocowania (wyrok SN z 11 maja 1999 roku, I PKN 662/98).

Analiza przywołanych orzeczeń wskazuje, że dla oceny skutku czynności podjętej przez dyrektora personalnego z przekroczeniem umocowania lub bez umocowania należy przede wszystkim brać pod uwagę czynności pracodawcy mające na celu usankcjonowanie powstałego stanu. Jeśli pracodawca je potwierdza, wywołają one skutek prawny.

UWAGA

O odpowiedzialności dyrektora personalnego w sprawach z zakresu prawa pracy decyduje zakres upoważnienia. Bez znaczenia jest nazwa stanowiska. Samo bowiem nazwanie stanowiska dyrektor personalny bez towarzyszących temu czynności powierzenia spraw nie oznacza, że dyrektor personalny jest osobą wyznaczoną do decydowania o czynnościach z zakresu prawa pracy. A to właśnie właściwe wyznaczenie, precyzyjne określenie zakresu upoważnienia decyduje o zakresie odpowiedzialności dyrektora personalnego.

PRZYPISY

¹ A. Jasińska-Cichoń, „Odpowiedzi na pytania dotyczące niektórych zmian Kodeksu pracy”, „Służba Pracownicza”1997, nr 3, s. 7.

² Komentarz do art. 283 Kodeksu pracy (Dz.U. z 1998 r. nr 21 poz. 94) w: R. Celeda, E. Chmielek-Łubińska, L. Florek, G. Goździewicz, A. Hintz, A. Kijowski, Ł. Pisarczyk, J. Skoczyński, B. Wagner, T. Zieliński, „Kodeks pracy. Komentarz”, LEX 2009, wyd. V, stan prawny 1.01.2009.