- Czy polityka personalna była modyfikowana na przestrzeni lat w związku ze zmianami rynkowymi?
- Na ile firma wychodzi naprzeciw ewoluującym oczekiwaniom pracowników?
- Jeżeli decyzje o odejściu nie są jasne, to czy wysiłek włożony w zdobycie informacji, które pozwolą to zrozumieć, jest wystarczający?
- Czy firma ma świadomość ogólnie istniejących wewnątrz problemów oraz ich specyfiki?
Nagminne odejścia pracowników są zazwyczaj przejrzystym komunikatem, że w firmie dzieje się coś niedobrego. Uzyskanie odpowiedzi dotyczących przyczyn, dogłębna analiza sytuacji i przyznanie się do pewnych niedociągnięć w funkcjonowaniu, umożliwi zaplanowanie i wdrożenie potrzebnych zmian. Przemyślane i dobrze wprowadzone działania będą sprzyjały poprawie wizerunku firmy w oczach pracowników (obecnych i tych potencjalnych), klientów czy dostawców.
Powody rozstania
Ustanie stosunku pracy jest naturalnym elementem w życiu organizacji. Nastąpić może z różnych przyczyn, np. chęci rozwoju, nowych planów w życiu prywatnym, możliwości zwiększenia zarobków. Czasem jednak powody odejść, takie jak konflikt z szefem, niedocenianie pracowników, odbieranie dotychczasowych benefitów i premii, brak perspektyw i poczucie destabilizacji, istotnie mogą wpłynąć na morale pozostającego zespołu i stosunek odchodzącego pracownika wobec pracodawcy. Zrozumienie powodów rozstania jest pomocne w budowaniu polityki firmy, a także pozwala obu stronom mniej boleśnie odczuć niekiedy nieuniknione pożegnanie.
Zawinił pracownik
Wspomnieć należy o przyczynach leżących po stronie pracownika, a więc świadomych lub rzadziej nieświadomych działaniach, dyskredytujących go w oczach pracodawcy. Pierwsza grupa to łamanie przepisów zawartych w umowach oraz podejmowanie działań konkurencyjnych, takich jak równoległe prowadzenie podobnego biznesu na własną rzecz lub na rzecz innego pracodawcy. Pożegnanie z takim pracownikiem z pewnością nie będzie należeć do przyjemnych, jednak dla dobra organizacji czasem warto załagodzić powstałe okoliczności (exit interview może okazać się bardzo pomocne).
Drugą grupą są przyczyny wynikające z predyspozycji lub podejścia pracownika, a należą do nich: brak wyników, częste błędy, nieprzykładanie się do swoich obowiązków, nieinformowanie pracodawcy o ważnych zdarzeniach oraz brak umiejętności współpracy, szerzenie plotek. Pożegnanie pracownika z wyżej wymienionych powodów wymaga rozwiniętych umiejętności dyplomatycznych i możliwie prawdziwych argumentów, które pozwolą polubownie zakończyć współpracę, nie wpływając negatywnie na pracownika i firmę.
Wina pracodawcy
Jeśli przyczyny zwolnień leżą po stronie pracodawcy, to wymagają znacznie silniejszych umiejętności przyznania się do problemu i stosownego jego rozwiązania. Przyczyny takie stanowią również większe zagrożenie dla firmy, bowiem informacje o winach pracodawcy lub funkcjonujących w organizacji problemach rozniosą się szybko, stanowiąc doskonałą pożywkę dla konkurencji. Przyczyn zwolnień można szukać w codziennych działaniach, np. drobnych kłamstewkach o stanowisku w procesie rekrutacji (zbyt duże rozbieżności sprawiają, że sfrustrowany pracownik odchodzi), nieumiejętne wdrożenie do pracy, słaby przepływ komunikatów, brak jasnych reguł w wykonywaniu określonych zadań lub w procesach decyzyjnych, niejasna struktura organizacji oraz jej bieżące strategie i plany na przyszłość. Rozmowy kończące współpracę mogą zatem odegrać istotną rolę w zachowaniu dobrego wizerunku firmy.
Efektywna rozmowa z odchodzącym pracownikiem
Rozmowy z odchodzącymi pracownikami nie są wymogiem formalnym, jednak warto wprowadzić je w organizacji jako standard ZZL. Są one źródłem informacji pomocnych w ocenie sytuacji firmy i modyfikacji strategii zarządzania zespołem. Rozmowy takie bywają trudne, ale można się do nich sumiennie przygotować i zminimalizować stres. Należy zrozumieć cel wywiadu oraz przygotować formę spotkania i treść pytań, które sprawią, że dialog będzie efektywny.
W jakim celu?
Wywiad umożliwia poznanie opinii danego pracownika w zakresie współpracy oraz procesów zachodzących w organizacji, ponieważ pracownik wskazać może problemy, na które firma dotychczas nie zwracała uwagi. Dzięki rozmowie pracodawca może zdobyć więcej wiadomości o klientach, stosowanych działaniach w kontaktach z firmami współpracującymi czy nawet poczynaniach konkurencji (niekiedy pracownicy dokonują porównań, opierając się na konkretnych przykładach). Kolejną zaletą jest łagodzenie powstałego lub potencjalnego konfliktu. Pracownik czuje bowiem zaangażowanie i dobre chęci ze strony pracodawcy, a tym samym odczuwanie negatywnych emocji może ulec zmniejszeniu. Minimalizuje to również ryzyko ewentualnych kosztów związanych z rozprawami czy protestami.
Warto wspomnieć o możliwościach, jakie daje utrzymywanie dobrych relacji z byłym pracownikiem, a są to między innymi: polecanie ciekawych osób w procesach rekrutacyjnych, wspomaganie firmy w palących problemach, np. na zasadzie freelancingu, rekomendacja firmy w wybranych obszarach u nowych klientów pracownika, współpraca z nową firmą pracownika.
Obok kreowania obrazu organizacji na rynku, profesjonalne kończenie współpracy wpływa pozytywnie na osoby pozostające w firmie i ich postrzeganie pracodawcy. Należy również pamiętać, że rozmowa może przyczynić się do zmiany decyzji pracownika, jeśli pracodawca odpowiednio zareaguje.
Forma i treść
Spotkanie powinno odbyć się w spokojnym i wygodnym miejscu, które będzie sprzyjało dobrej atmosferze. Przeprowadzone może zostać przez przedstawiciela działu HR. Bezpośredni przełożony lub kolega na równoległym stanowisku również mogą porozmawiać z odchodzącą osobą, jednak jej wypowiedzi mogą być wówczas nieszczere ze względu na brak zaufania, obawę czy możliwość zranienia uczuć współpracowników (oczywiście, duży wpływ ma tu też powód zwolnienia).
Wcześniej warto zapytać pracownika o chęć takiej rozmowy i przedstawić mu plan, a więc czas trwania, miejsce i cel (sytuacje, w których złapiemy pracownika na korytarzu, informując, że za 5 minut chcemy z nim pilnie porozmawiać, nie powinny mieć miejsca). W trakcie trwania exit interview należy zwracać uwagę na swoje reakcje: brak zrozumienia, oskarżanie pracownika, wzbudzanie poczucia winy czy przesadne roztkliwianie się obniżą jakość wywiadu, a prowadzącego i firmę postawią w niekorzystnym świetle. Ważny dla prowadzącego będzie schemat, według którego spotkanie zostanie przeprowadzone – warto mieć przygotowany szablon rzeczowych pytań, co umożliwi efektywniejszą analizę wszystkich przeprowadzonych w ten sposób wywiadów, a przede wszystkim zmniejszy ryzyko pomyłek i skupiania się wyłącznie na emocjach. Przykładowe pytania to:
- Dlaczego kiedyś zdecydowałeś się na współpracę z nami?
- Jakie aspekty pracy uważałeś za najbardziej satysfakcjonujące, a jakie za mniej ciekawe?
- Dlaczego postanowiłeś się rozstać z firmą?
- Jak duży wpływ na Twoją decyzję miało wynagrodzenie i zakres obowiązków?
- Co mogłoby zmienić Twoją decyzję?
- Jaki wpływ na decyzję miała współpraca w zespole, współpraca z szefem?
- Jak oceniasz możliwości rozwoju, które oferowała ci firma?
- Jak oceniasz komunikację w firmie (przepływ informacji)?
- Co myślisz o strategii firmy?
W rozmowie końcowej można również zadać pytania dotyczące praktycznego aspektu pozostawionego stanowiska, a więc możliwości wdrażania następcy i kluczowych dla ciągłości pracy informacji. Wywiad na zakończenie współpracy to także możliwość dokonania określonych działań, np. rozstanie za porozumieniem stron, wydłużenie okresu spłaty pożyczki lub uświadomienie kosztów, jakie pracownik powinien firmie zwrócić (wyłącznie na podstawie wcześniej podpisanych umów i regulaminów). Można również pamiętać o małym podarunku na koniec pracy, w podzięce za przyjemną współpracę.
Exit interview stanowi ciekawą możliwość w rozwoju polityki firmy, sprzyja zwiększeniu jakości podejmowanych działań, polepszeniu wydajności pracowników i poprawieniu wizerunku. Jest to możliwość, którą warto wykorzystać – nic nie kosztuje, a może dawać zaskakujące efekty.