O tym, że warunki pracy mają duży wpływ na efektywność pracy, nie trzeba nikogo przekonywać. W celu zrozumienia tego zjawiska należy najpierw określić, czym jest efektywność oraz określić sposób jej mierzenia. Pojęcie to oznacza najlepsze rezultaty w produkcji czy dystrybucji towarów i usług po najniższych kosztach. Termin ten używany jest w znaczeniu skuteczności osiągania zamierzonych celów. Interesuje nas więc efekt, a nie ilość wykonanej pracy. Na przykład w dziale windykacji efektywność będzie mierzona wartością i ilością odzyskanych należności, w logistyce ilością zrealizowanych w terminie dostaw, w dziale sprzedaży wartością podpisanych umów itd.
W biurze jak na produkcji
Efektywność w pracy biurowej, wbrew pozorom, można porównać do wydajności w produkcji, gdzie projektowane są całe linie technologiczne i system traktowany jest jako jedna całość. Na proces produkcyjny można patrzeć zarówno w skali makro, czyli jak przebiega cały proces, jak i w skali mikro, czyli, co i jak wykonuje się na danym stanowisku pracy.
Wyposażenie stanowiska pracy należy również traktować kompleksowo jako narzędzie i element pewnego procesu. W przypadku biura jego aranżacja będzie odpowiadała zaprojektowanej linii produkcyjnej, a stanowisko pracy biurowej będzie odpowiadało stanowisku przy linii produkcyjnej. Wszelkiego rodzaju narzędzia pracownika produkcyjnego mają na celu ułatwić mu wykonanie zadania i podnieść jego efektywność. Podobnie należy traktować wyposażenie stanowiska pracy biurowej. Biurko, krzesło obrotowe, kontener itp. to narzędzia, które mają wspierać pracownika biurowego w osiąganiu zamierzonych efektów.
Jedna jaskółka...
Wiele osób uważa, że wystarczy zakupić odpowiednie fotele dla pracowników, a komfort pracy znacząco wzrośnie. Należy jednak pamiętać, że podobnie jak na linii produkcyjnej jedno urządzenie nie jest w stanie zwiększyć wydajności bez dobrego zaprojektowania całej linii technologicznej, tak i dobry fotel obrotowy nie zrewolucjonizuje pracy biurowej. Bez odpowiedniej aranżacji czy poprawy w zakresie pozostałych elementów wyposażenia stanowiska nie wydobędziemy pełni możliwości pracownika.
Efektywność w skali makro i mikro
Co więc istotnie wpływa na podniesienie efektywności? Zaczynając od skali makro, jest to odpowiednia aranżacja przestrzeni biurowej z podziałem na poszczególne strefy, które w optymalny sposób będą odpowiadały potrzebom organizacji. Pracownicy, wykonując różne rodzaje pracy, potrzebują miejsca zarówno do pracy w ciszy i skupieniu, jak i do wymiany uwag czy doświadczeń.
Kolejnym elementem jest estetyka wnętrza, design, forma, kolory itp. Dlaczego jest to tak istotne? Przypomnijmy sobie miejsca, w których lubimy przebywać i spotykać się ze znajomymi. Kupując samochód, również zwracamy uwagę na jego wygląd, wnętrze i kolor. Podobnie jest z biurem. Nie wystarczy dobra lokalizacja i forma budynku. Trzeba zadbać, aby wnętrze było atrakcyjne wizualnie oraz aby pracownicy dobrze się w nim czuli. Warto pamiętać, że to w nim spędzają większą część aktywnego czasu.
Ostatnim, ale bardzo ważnym elementem jest zorganizowanie samego stanowiska pracy, traktowanego jako całość. Nie wystarczy jednak, jeśli kupimy pracownikowi jedynie wygodny fotel. Biurko bez regulacji wysokości czy krzywo stojące szafy zniechęcają go do skutecznej i efektywnej pracy.
Ile to kosztuje?
Lepsze wyposażenie stanowiska pracy oraz przyjemniejsza aranżacja wnętrza często wiąże się z wyższymi kosztami. Warto jednak traktować tę kwestię jak długoterminową inwestycję w budowanie wizerunku dobrego pracodawcy, zapewnienie warunków pracy, które minimalizują absencję w pracy i podnoszą efektywność pracowników. Korzyści z takiej inwestycji znacznie przekraczają jej koszty. Badania prowadzone przez American Journal of Preventive Medicine pokazują, iż pracodawcy inwestujący w programy mające na celu poprawę samopoczucia pracowników otrzymują zwrot 3–6 dol. za każdego zainwestowanego dolara przez okres dwóch, pięciu lat. W Polsce nie prowadzi się takich badań, ale warto zauważyć, że średni wydatek na stanowisko pracy to 2,5 tys. zł, czyli 41 zł na pracownika miesięcznie (licząc pięcioletni okres amortyzacji). Z pewnością nie jest to jednak wymarzony zestaw, fotel z podstawowymi funkcjami, biurko bez regulacji wysokości, kontener i szafa bez poziomowania. Inwestując dodatkowe 10 zł miesięcznie, otrzymujemy bardzo dobry fotel z mechanizmem Synchro i biurko z regulacją wysokości. Przy zainwestowanych kolejnych 10 zł mamy już podwyższony standard całego stanowiska; od fotela, poprzez biurko, aż po szafę. Rewelacyjne warunki pracy przy biurku z elektryczną regulacją wysokości do pracy stojąco-siedzącej to kolejna inwestycja rzędu 39 zł, czyli 100 zł na miesiąc.
Z pracą jak z kawą
Efektywność pracy będzie zależała nie tylko od wyposażenia samego stanowiska pracy, ale również od aranżacji i estetyki wnętrza, które mają wpływ na postrzeganie miejsca pracy przez pracownika. Niestety, efektywność w pracy biurowej trudno jest zmierzyć w łatwy i prosty sposób, tak jak wydajność na linii produkcyjnej. Czasami to tak jak zadać sobie pytanie, o ile bardziej smakuje ta sama kawa w miejscu, które lubimy i w kafejce bez tzw. klimatu. Ile chcemy za nią zapłacić więcej, tylko dlatego, aby pić ją w przyjaznym otoczeniu? Z pracą jest jak z kawą. Jedni mogą wykonywać pracę w otoczeniu, które lubią, drudzy w takim, w którym muszą. Ważne, aby decydenci firm o tym pamiętali.