Dofinansowania unijne przyzwyczaiły pracowników do szkoleń. Często samemu pracownikowi wydaje się, że to najlepszy (a nawet jedyny!) sposób na własny rozwój. Osoba wyrwana z firmy na dwa dni próbuje pogodzić dwie rzeczywistości „tu i teraz na szkoleniu” oraz „tam i teraz w biurze”. Często też szkolenie oznacza nadrabianie zaległości po godzinach. Czy to jest definicja sytuacji wygrana–wygrana? Czy może jest to sytuacja, w której pracownik ma poczucie dobrze wykorzystanego czasu?
Szkolenie to inwestycja, zazwyczaj długoterminowa. Nie od razu wpłacamy dużą kwotę na lokatę, a jeśli tak się dzieje, to jest większe poczucie dyskomfortu i napięcia, że kwota jest zbyt duża. Raczej odkładamy małymi kroczkami po kilkaset złotych miesięcznie. To teraz najpopularniejsza forma oszczędzania. Przenieśmy to na przepływ wiedzy. A gdyby tak codziennie minidawka wiedzy lądowała na naszym koncie? Zaprojektujmy rzeczywistość pracownika tak, aby miał poczucie zdobywania wiedzy na co dzień, w minidawce i zainspirujmy się otaczającymi nas nawykami przyswajania informacji.
Mniej znaczy więcej
Codziennie stykamy się z mikroformatami. Portale społecznościowe (Facebook), mikroblogi (Twitter) czy SMS-y uczą nas posługiwania się jak najmniejszą liczbą znaków tekstowych, żeby wyrazić swój przekaz. Media społecznościowe uczą nas zamykania komunikatów w 160 znakach. Istnieją nawet blogi, które są redagowane za pomocą komunikatów składających się z jednego słowa!
Uproszczenie graficzne
Rozkwit przeżywają precyzyjne komunikaty graficzne oraz proste darmowe aplikacje, które pozwalają nam uatrakcyjnić przekaz graficzny czy zaprezentować swój wizualny komunikat, np.: fotoblogi, Pinterest, Instagram. Powstał także nowy trend w komunikacji biznesowej – infografiki, czyli przedstawienie procesu, wyników badania czy artykułu w skróconej formie tekstowej, a rozbudowanej graficznie. Tutaj grafika odgrywa rolę nie tylko uatrakcyjniacza, lecz także przekaźnika. Przykładowe grafiki można obejrzeć na stronie http://visual.ly/.
Jeśli na przykład chcemy zachęcić naszych pracowników do korzystania z burzy mózgów, możemy zaznajomić się z taką infografiką. Wskaże ona, jak przygotować się do burzy mózgów i z pewnością zwróci na siebie uwagę.
Kluczowe przesłania
Dobrze napisany tekst powinien z łatwością dać się skrócić do kluczowych przekazów, słów-kluczy, czyli kilku myśli, z którymi powinien zostać czytelnik. I w drugą stronę – na podstawie słów-kluczy powinniśmy dowiedzieć się, co zawiera tekst.
Przykładem wykorzystania tekstów opartych na kluczowych przesłaniach w biznesie mogą być abstrakty biznesowe, czyli kilkustronicowe skróty tekstów, np. książek czy artykułów, zawierające kluczowe przesłania i pojęcia.
Po przeczytaniu abstraktu czytelnik może zdecydować, czy ta wiedza mu wystarczy, czy może warto przeczytać całą książkę. To właśnie duża zaleta treści w skróconej formie – może zainteresować na tyle, że sam pracownik znajdzie sposób, żeby doczytać na dany temat, zdobyć książkę. Firma, dostarczając abstrakt biznesowy czy skrót książki, dostarcza początek wiedzy (inspirację), a pracownik jest współodpowiedzialny za to, czy rozwinie wiedzę w danym zakresie, czy nie.
Pocztówki z wiedzą
Lubimy zbierać materiały szkoleniowe. A może rozbić materiały np. na serię 12 pocztówek, a każda z nich będzie prezentowała wybrane zagadnienie. Jak to wykorzystać w przekazywaniu wiedzy? Zamiast dwudniowego szkolenia z facylitacji wystarczy 10 najważniejszych zasad z danego tematu zapisać w ciekawej formie. Może to być wizytówka, pocztówka, ulotka – małe rzeczy, które można zbierać w całą kolekcję wiedzy z danego tematu.
Słowa-klucze
Skoro pracownicy są przyzwyczajeni do obrazów, to skróćmy przekaz do słów kluczowych w postaci „chmury pojęć” (Wordstorm, WordCloud). Na stronie http://www.wordle.net/ bezpłatnie można wygenerować taką chmurę dla wybranego tekstu.
Wartości w firmie zazwyczaj są prezentowane jako jedno zdanie zawierające kluczową wartość oraz jej krótką interpretację. Pracownicy, zapamiętując słowa kluczowe, nawet jeśli nie powtórzą dokładnie pełnej interpretacji wartości, są w stanie zapamiętać, o co chodzi w danym tekście.
Chmury słów warto też stosować przy formułowaniu definicji, z którymi np. nasi sprzedawcy powinni się zapoznać i które powinni znać, np. o charakterystyce sklepu typu convenience można odpowiedzieć chmurą słów.
Jeden slajd prezentacji
Johann Wolfgang Goethe w postscriptum długiego listu do jednego z przyjaciół napisał: „Szanowny panie hrabio, przepraszam za tak długi list, ale nie miałem czasu, żeby sformułować go krócej”.
Czas, który menedżerowie spędzają na spotkaniach, to duża inwestycja. To także potencjał do olbrzymich oszczędności finansowych (czas pracy pracowników) i emocjonalnych (poczucie efektywności dnia pracy). Do firm, które dążą do podwyższania efektywności spotkań wewnętrznych i szkoleń, coraz częściej dociera, że warto skracać/upraszczać komunikaty i przekazywać je w odpowiedniej formie. Odejście od kilkudziesięcioslajdowych prezentacji na rzecz tzw. 1-page, 1-slide, czyli przygotowania jednego slajdu wprowadzającego w temat, wyjaśniającego schemat i stanowiącego podstawę do dyskusji, zamiast przechodzenia na spotkaniu przez prezentację slajd po slajdzie, to alternatywa dla przekopywania się przez dziesiątki slajdów.
Minidawki wokół nas
Miniformaty mogą stać się też odpowiedzią na potrzeby szkoleniowe organizacji, których pracownicy poszukują bardziej efektywnych czasowo rozwiązań niż uczestnictwo w całodziennym lub dwudniowym szkoleniu stacjonarnym. Alternatywą są nowe formaty dające pracownikowi poczucie, że każdego dnia dowiaduje się czegoś nowego, np.:
- Komunikatory, np. słówko dnia w języku obcym rozsyłane na komunikatorze,
- porada dnia wyświetlana przy logowaniu się do komputera.
- minilaby – maksymalnie dwu-, trzygodzinne warsztaty/seminaria tematyczne odbywające się cyklicznie i tworzące pełne szkolenie lub pełen moduł szkolenia. Na przykład dział finansów ma potrzebę szkolenia z Excela. Rozbijamy szkolenie na 15 ćwiczeń i codziennie spotykamy się o stałej porze w kuchni na „Kawę z Excelem” i przez 10 minut omawiamy jedno ćwiczenie. Oprócz wiedzy, to też krótkie oderwanie pracownika od biurka i zmiana jego perspektywy. Chwilę potem wysyłamy do pracowników e-mailem np. pigułkę wiedzy, stanowiącą powtórzenie ćwiczenia.
- wiedzowe spotkania śniadaniowe – wykorzystywanie naturalnych przerw integracyjnych i skupienie energii na jednym zagadnieniu, np. comiesięczne spotkania tematyczne. Ten mechanizm wykorzystywany jest np. w metrze czy autobusach, gdzie ekrany przyciągają naszą uwagę planszami z nauką języka obcego.
- minigry biznesowe/ćwiczenia symulacyjne dostępne do pracowników, tak aby mogli wykorzystać krótką przerwę w pracy na zainspirowanie się bieżącym tematem biznesowym,
- pigułki wiedzowe – 5-minutowe formy przekazu, prezentacje/wideo czy zapis zrzutów z ekranu; instrukcje odpowiadające na pytanie, jak?
- podcasty, webinary – nagrania audio lub wideo, których można słuchać np. na komputerze w tle innej czynności. Często krótkie podcasty tworzą cykl, który przekazuje dany materiał w odcinkach.
- sparingi komentarzy – jeśli dyskusja na spotkaniu się przeciąga, organizuj 10-minutowy sparing wymiany poglądów. Niech dwie osoby na przemian przez 10 minut wyrzucą z siebie komentarze. Tylko przez 10 minut. Poruszone zostaną rzeczy najważniejsze, bez wchodzenia w szczegóły, osoby „na ringu” będą wysłuchane, na pewno padnie wiele komentarzy, a pozostali uczestnicy spotkania zaoszczędzą minuty, które byłyby poświęcone na długą dyskusję i szczegółową wymianę komentarzy.
- kultura tworzenia jednoslajdowych prezentacji czy prezentacje w formacie narzuconym, np.:
– Pecha Kucha (20 slajdów po 20 sekund na omówienie każdego),
– Ignite (15 slajdów po 15 sekund każdy),
– Lightning talk (krótka, zazwyczaj kilkuminutowa prezentacja, gdzie w krótkim czasie następuje wiele prezentacji szybko zmieniających się jedna po drugiej).
Wprowadzenie powyższych narzędzi w organizacji wymaga kultury przekładania nawyków korzystania z mediów społecznościowych na środowisko biznesowe i znalezienia balansu pomiędzy przedstawieniem sedna tematu a formą przekazu. Korzyści w postaci otaczających nas możliwości zdobycia wiedzy – nie tylko podczas szkolenia – i przyśpieszenie uczenia się organizacji przełożą się na efektywność osobistą pracowników i zwiększenie poczucia uczenia się na co dzień w miejscu pracy. Dajemy zalążek do przemyśleń. To czasem wystarczy.
Ćwiczenie
Pomyśl, jaki format przekazywania wiedzy możesz zorganizować w Twojej firmie w 10 minut:
– burzę mózgów rozwiązującą problem?
– minispotkanie wiedzowe w przerwie na kawę?
Zobacz, ile mikroformatów wiedzowych Cię otacza.