Dobrze wiedzą o tym polskie firmy z branży SSC/BPO*. Są to organizacje nastawione na efektywność, oparte na wiedzy, których sukces w biznesie zależy w dużej mierze od umiejętności własnego zespołu. Wdrażają one innowacyjne narzędzia identyfikujące i rozwijające kompetencje pracowników. Dostrzegają również, że tego typu narzędzia to istotna oszczędność czasu i tym samym mniejsze koszty działalności.
Innowacja na etapie rekrutacji
Sposobem na zatrzymanie zdolnych i cennych dla organizacji pracowników jest wdrożenie nowoczesnych narzędzi z zakresu talent management. Narzędzia te odgrywają kluczową rolę na wszystkich etapach cyklu zatrudnienia, począwszy od rekrutacji, poprzez okres pracy, włączając w to również aspekty rozwoju pracownika i zarządzania jego potrzebami, aż do zakończenia współpracy. Potrzeba wdrożenia odpowiedniego systemu nabiera szczególnego znaczenia wraz z rosnącą skalą zatrudnienia. Narzędzia takie jak job search, czyli baza ofert działająca jak wewnętrzny portal pracy, umożliwiają aplikowanie on-line na wszystkie dostępne stanowiska oraz polecenie innych kandydatów zewnętrznych. Aplikacja ta, połączona z systemem rekrutacyjnym, daje możliwość efektywnego zarządzania procesem naboru. Pozwala w szybki sposób dokonać selekcji kandydatów i regularnie monitorować poszczególne fazy procesu. Nowoczesne systemy wspierające zarządzanie ludźmi pozwalają samodzielnie modyfikować swoje dane osobowe oraz aktualizować historię zatrudnienia. – Każdy pracownik ma możliwość aktualizowania swojego resume w systemie, uzupełnienia go o nowo nabyte umiejętności, wspierając tym samym proces wewnętrznej rekrutacji – wylicza Marcelina Lasota, koordynator ds. personalnych we wrocławskim Globalnym Centrum Biznesowym Hewlett-Packard.
Współczesne korporacje stosują wiele narzędzi pozwalających na identyfikowanie, grupowanie i rozwijanie umiejętności pracowników oraz wykorzystywanie ich wiedzy. Tworzenie baz wewnątrz organizacji, gromadzących informacje o kompetencjach zespołu, ma zastosowanie praktyczne, szczególnie na początku realizacji projektu, który wymaga unikatowych kwalifikacji. Przykładem takiego narzędzia jest stosowany w firmie Infosys BPO Poland skill central. Jest to baza informacji dotyczących znajomości języków, zdobytych certyfikatów, np. finansowych, odbytych szkoleń etc. – Przykładem wykorzystania bazy danych o specyficznych kompetencjach pracowników jest koncepcja SPARK (Shared Project Assignement Resources and Knowledge, czyli przypisywanie zasobów i wiedzy do projektów wspólnych), dający pracownikom możliwość uczestnictwa w specjalnych projektach, w których rozwijają swoje talenty pod kierunkiem menedżera projektu, ale fizycznie pozostają w swoich departamentach – opisuje Anna Tumidajewicz, dyrektor ds. finansowo-księgowych Infosys BPO Europe. – Jest to bardzo praktyczna alternatywa dla tzw. flying squad, czyli wydzielonego zespołu ekspertów, którzy wykorzystują swoje doświadczenie i umiejętności przy realizacji zadań dla klientów, szczególnie w obliczu sytuacji o strategicznym znaczeniu, trudnych, potencjalnie kryzysowych, wymagających szerszego spojrzenia – dodaje.
Czas (i informacja) to pieniądz
Innowacyjne narzędzia z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi mają na celu również oszczędność czasu pracowników oraz zapewnienie obsługi z zakresu HR na jak najwyższym poziomie. To inwestycja służąca stworzeniu komfortowego środowiska pracy, w którym dostęp do informacji jest pełny i szybki.
Administrowanie danymi
Nowoczesnym narzędziem do zarządzania informacją przez dział HR jest system oparty na platformie HRMS People Soft. Ten system wykorzystuje np. Hewlett-Packard we wszystkich swoich oddziałach na świecie. Narzędzie to umożliwia administrowanie danymi personalnymi oraz zarządzanie wszelkimi zmianami, jakie mają miejsce na przestrzeni całego okresu zatrudnienia. Dodatkową funkcją systemu jest możliwość administrowania zapytaniami zgłaszanymi przez pracowników. Każdy pracownik ma możliwość zalogowania się i wysyłania pytań na tematy dotyczące zatrudnienia. Spectrum tematów może być różne: od rozliczania urlopu czy delegacji, przez premie, po system oceny rocznej itp. Na pytania odpowiadają specjaliści z działu HR. Na tej podstawie można stworzyć wirtualne dokumenty typu Frequently Asked Questions (FAQ, czyli najczęściej zadawane pytania).
– Miesięcznie dział HR otrzymuje nawet 460 zapytań. Korzystanie z systemu umożliwia sprawne zarządzanie zgłaszanymi zagadnieniami oraz identyfikację obszarów generujących największą liczbę pytań. To z kolei daje podstawę do rozbudowywania FAQów. Ponadto stanowi to znaczne usprawnienie dla pracowników działu HR, którzy ze względu na skalę zatrudnienia nie byliby w stanie odpowiadać na każde z pytań osobiście. Pracownicy mają również możliwość ocenić, czy udzielona im odpowiedź spełniła ich oczekiwania, pozwalając nam tym samym na stałe podnoszenie jakości obsługi HR – wyjaśnia Marcelina Lasota.
– System ten jest również połączony z narzędziami do raportowania. Za pomocą takich narzędzi można w sprawny sposób monitorować różne metryki HR-owe, jak chociażby fluktuację pracowników – tłumaczy Marcelina Lasota.
Komunikacja wewnętrzna
Wymianie informacji, również tych mniej formalnych, sprzyja także intranet, który jako zaawansowany system zintegrowanej komunikacji wewnętrznej firmy staje się coraz powszechniejszy. W zależności od potrzeb organizacji bywa mniej lub bardziej złożony. Każdy z działów czy departamentów firmy może mieć własne, dedykowane podstrony, ale zawsze służy to temu samemu celowi – szybkiej wymianie wiedzy i informacji. Dodatkowo pracownicy uzyskują dostęp do tzw. sharepointów, czyli uwspólnionych dysków, które stanowią wirtualną przestrzeń do przechowywania dokumentów elektronicznych. Narzędzia tego typu mają wiele zalet: od kluczowej dla nowoczesnego przedsiębiorstwa oszczędności czasu, poprzez redukcję kosztów, po budowanie unikalnej kultury organizacyjnej opartej na ciągłej i szybkiej wymianie doświadczeń.
Transfer wiedzy i ocena
Organizację pracy i transfer wiedzy w globalnych korporacjach zatrudniających tysiące ludzi w oddziałach na różnych kontynentach ułatwiają takie narzędzia HR jak np. ILite+, wdrożone przez Infosys. To system, który umożliwia wirtualne zapisanie się na wybrany kurs wewnątrz organizacji. Dodatkowo porządkuje on wszystkie zagadnienia związane ze szkoleniami: od momentu wyrażenia chęci uczestnictwa, po otrzymanie odpowiednich materiałów. Rekrutacja, rozwój kompetencji, udogodnienia w codziennej pracy – to tylko niektóre obszary, w których stosuje się narzędzia talent management.
Osobnym zagadnieniem są systemy oceny pracownika i postępów, jakie zrobił od momentu ostatniej analizy jego kompetencji. Do tego służy narzędzie PERFORMAGIC, dające możliwość globalnego zarządzania ocenami, kompetencjami i planami rozwojowymi na poziomie zarówno indywidualnym, jak i całej firmy. System PERFORMAGIC zawiera w sobie wzory umiejętności i cech, wymaganych przy pełnieniu określonych funkcji w organizacji. Ocenę kompetencji wspomaga również narzędzie Feedback 360, które umożliwia wydanie szerszej opinii (postępy analizuje zespół osób, a nie jeden podwładny).
Rozwój kompetencji
Zaawansowane narzędzia HRM stanowią znaczące wsparcie dla zarządzania talentami oraz zarządzania wiedzą. – Dajemy naszym pracownikom dostęp do aplikacji zawierającej tysiące szkoleń e-learningowych, umożliwiającej samodzielne podnoszenie kwalifikacji w zakresie umiejętności zarówno twardych, jak i miękkich – tłumaczy Marcelina Lasota. Oprócz elektronicznych szkoleń korporacje wprowadzają innowacyjne i kompleksowe programy rozwojowe. Przykładem takiego projektu jest program Ambasadorów Praktyki, wdrożony przez Infosys BPO na skalę globalną, czy Akademia Talentów realizowana w arvato services. Jest to cykliczny program rozwoju wiedzy i kompetencji dla pracowników contact center, który identyfikuje wyróżniających się pracowników i pomaga zarządzać ich ścieżkami rozwoju. – Pracownicy w grupach maksymalnie trzy osobowych rozwiązują case studies i prezentują wnioski przed kierownictwem firmy. Najlepsi otrzymują nagrody pieniężne, stypendia na studia lub szkolenia, a przy okazji mogą wykazać się inicjatywą i zaistnieć na szerszym forum organizacji – wyjaśnia Ewa Kuchta, dyrektor personalny w arvato services.
Rozwijanie umiejętności w nowoczesnych przedsiębiorstwach to już nie tylko tradycyjne szkolenia w salach konferencyjnych, analizy mocnych stron przedsiębiorstwa na flipchartach czy kursy języka angielskiego, ale nowoczesne, technicznie zaawansowane i jednocześnie proste w użyciu aplikacje, za pomocą których pracownik może rozwinąć swoje umiejętności i uczestniczyć w długofalowych globalnych programach poszerzających kompetencje.
Wyposażony pracownik
Telefon, notebook, bezprzewodowy internet – takie narzędzia są już podstawą w każdej firmie. Coraz powszechniejsze staje się wyposażanie pracowników w narzędzia typu BlackBerry czy elektroniczne karty identyfikacyjne (ID). Newslettery to również niejedyny sposób komunikacji wewnętrznej. To także intranet, elektroniczne platformy wymiany myśli, blogi oraz firmowe komunikatory zastępujące pogaduszki przy kawie w firmowej kuchni. Wideokonferencje oraz telekonferencje zamiast spotkań w salce konferencyjnej to stałe elementy dnia w korporacjach działających w międzynarodowym środowisku, w którym oddziały z różnych krajów muszą się ze sobą w sposób efektywny komunikować.
W środowisku, w którym coraz większą rolę odgrywa cloud computing, czyli praca z danymi w zdecentralizowanym środowisku, również narzędzia wspomagające zarządzanie personelem zaczynają ewoluować w stronę coraz bardziej zaawansowanych technologii, zapewniających większą elastyczność zastosowania i efektywność działania. W dłuższej perspektywie oznacza to nie tylko wielkie oszczędności i ograniczanie biurokracji, ale przede wszystkim wykorzystanie i rozwój potencjału własnego zespołu.
|
|
PRZYPIS
*SSC (Shared Services Centers) – Centra Usług Wspólnych – to centra tworzone wewnątrz grupy kapitałowej przedsiębiorstwa, w formie wydzielonego oddziału lub oddzielnej spółki ze 100proc. kapitałem spółki matki, oferujące usługi dla swojego przedsiębiorstwa oraz dla jego klientów. SSC nie mają więc własnej osobowości prawnej i biznesowej.
BPO (Business Process Outsourcing) – Outsourcing Procesów Biznesowych – to jeden z najbardziej innowacyjnych segmentów usług dla biznesu. BPO to obsługa przez zewnętrznego dostawcę określonych procesów w przedsiębiorstwie, takich jak księgowość, finanse, HR.