Opisany przypadek jest najlepszym przykładem na to, że wiedza merytoryczna nie wystarcza, aby poprowadzić zarówno efektywne, jak i efektowne wystąpienie. Przyjrzyjmy się zatem skutecznym sposobom na przeprowadzenie dobrej prezentacji.
Przygotuj się
Im krótsze ma być wystąpienie, tym więcej czasu należy poświęcić na jego przygotowanie. Mamy więc świadomość, jakie znaczenie ma praca wykonana przed wyjściem przed publiczność. Z drugiej jednak strony, przygotowanie prezentacji wydaje się nudnym zajęciem i wśród wielu różnych codziennych zadań trudno nam znaleźć czas na tę inwestycję (tak właśnie – inwestycję). Przygotowując się do wystąpienia, mówca powinien umieć odpowiedzieć na poniższe pytania.
Kim są moi słuchacze?
Dobry prezenter analizuje, kto będzie słuchał wystąpienia. Z jakiego pokolenia są to osoby? Większość to kobiety czy mężczyźni? Co już wiedzą na temat, którego będzie dotyczyć prezentacja? Dzięki odpowiedziom na tak postawione pytania, mówca może dostosować do słuchaczy język prezentacji, przykłady, ewentualne cytaty i metafory. Warto też zdawać sobie sprawę, że wśród słuchaczy będą zarówno wzrokowcy (30–40 proc.), a więc ci, którzy skuteczniej zdobywają wiedzę, gdy widzą tekst, obrazy, zdjęcia czy wykresy, jak i słuchowcy (20–30 proc.), dla których niebagatelne znaczenie będzie miała intonacja i modulacja, a także natężenie głosu mówcy. Wśród odbiorców będą też kinestetycy, którzy najlepiej zapamiętują, gdy czegoś doświadczają lub sobie to wyobrażają. Chcąc poprowadzić efektywną prezentację, mówca powinien przygotować ją tak, aby najważniejsze treści zostały odbiorcom pokazane (a oni je zobaczą), powiedziane (a oni je usłyszą) i aby mieli możliwość ich „dotknięcia” (poprzez obejrzenie filmu, produktu lub jego części, rozwiązanie zagadki czy wyobrażenie sobie jakiejś sytuacji).
Jakie mają interesy (potrzeby i motywacje)?
Każdemu ze słuchaczy na czymś zależy. Jeśli inżynierowie występują przed grupą np. menedżerów projektów, odbiorcom będzie prawdopodobnie zależało na zdobyciu wiedzy, którą wykorzystają przy najbliższych projektach. Będą chcieli usłyszeć inspirujące ich treści, aby wpaść na własne pomysły, ale także chętnie dowiedzą się, jakie błędy inżynierowie popełnili w przeszłości, aby tym razem uchronić przed nimi siebie i firmę. To oznacza, że oprócz wiedzy technicznej mówcy powinni przygotować wiele przykładów – tych sytuacji, z których wyszli zwycięsko, jak również tych, w których polegli. Jeśli menedżerowie chcą się jak najwięcej dowiedzieć, to mówca powinien zaplanować czas na zadawanie pytań i odpowiadać na nie bez oceniania zarówno samych pytań, jak i ich autorów. A zatem ważna będzie atmosfera prezentacji – sprzyjająca uczeniu się. Po dobrze przygotowanym wystąpieniu słuchacze powinni wyraźnie widzieć korzyści wynikające z tego, że wzięli w nim udział.
Jaki jest cel prezentacji?
Im więcej wiadomo o słuchaczach, tym łatwiej postawić cel prezentacji. Z drugiej jednak strony, cel wystąpienia powinien łączyć oczekiwania słuchaczy, jak również cele mówcy i jego firmy. Na pierwszy rzut oka, w przykładowej prezentacji prowadzonej przez inżynierów dla menedżerów projektu, cel wydaje się oczywisty: przekazać wiedzę. Tak postawiony cel ma jednak dwie pułapki. Pierwsza tkwi w sformułowaniu „przekazać”: to przecież nie inżynier ma się pozbyć wiedzy, tylko słuchacze mają ją pozyskać. A więc zadaniem prezentera będzie sprawienie, że słuchacze zdobędą wiedzę. Na etapie przygotowania to bardzo ważny moment – zmienia bowiem prawdopodobny wykład w ciekawą, inspirującą opowieść lub nawet w warsztaty.
Druga pułapka to nasze założenie, że menedżerowie będą zainteresowani nową wiedzą. A może się przecież zdarzyć, że uczestniczą w prezentacji, bo wykonują polecenie przełożonego i siedzą w sali konferencyjnej z nastawieniem „niejedną prezentację przeżyłem, zapewne i tę jakoś przeżyję”. To oznacza, że prezenter powinien założyć dwa cele – maksymalny (zdobycie wiedzy przez słuchaczy), jak i mniejszy – coś w rodzaju planu B. Planem B może być w tym przypadku zainteresowanie słuchaczy na tyle, aby przyszli na następne w cyklu wystąpienie. Może być to wymienienie się dotychczasowymi doświadczeniami, aby słuchacze zrozumieli, że podczas pracy przy swoich projektach mają w mówcy doświadczonego sojusznika. Celem B może być także zebranie od grona menedżerów problemów, z którymi borykają się na co dzień, aby podczas kolejnego wystąpienia móc się do nich odwołać. Warto sobie tu również zadać pytanie „Po czym poznam, że swój cel, jako mówca, osiągnąłem?”.
Struktura i pomoce wizualne
Skoro wiemy, kim są słuchacze, jakie mają potrzeby i motywacje oraz został ustalony cel prezentacji, najwyższy czas ułożyć strukturę wystąpienia – co powinno być powiedziane najpierw, w jaki sposób wyjaśniać poszczególne kwestie i czym zakończyć wystąpienie. W zależności od celu prezentacji i od nastawienia oraz wiedzy słuchaczy struktura wystąpienia może wyglądać w różny sposób. Można zacząć od elementów łatwiejszych i poprowadzić odbiorców do kwestii najtrudniejszych. Można omawiać zagadnienia od tych najbardziej ogólnych do szczegółowych. Być może w przypadku omawianych inżynierów skuteczna struktura wyglądałaby tak: omówienie danej technologii, przykłady pozytywnie oraz negatywnie zastosowanej technologii i wnioski (do jakich projektów ją stosować, a do jakich nie). Warto zaplanować filmy, wizualizacje i inne pomoce, a także metody, które sprawią, że wystąpienie będzie bardziej interaktywne. Według dr Joy Mighty wśród różnych strategii nauczania wykład ma najniższą efektywność, bo wynoszącą zaledwie 5 proc. Oznacza to, że ograniczając się do tej metody inżynierowie sprawią, iż menedżerowie zapamiętają co 20. zdanie. Skuteczniejszymi metodami są na przykład demonstracje (30 proc.) czy grupy dyskusyjne (50 proc.). Przygotowując plan wystąpienia, warto pamiętać o zasadzie: „Spotkaj się z klientem tam, gdzie on jest, a nie tam, gdzie Ty jesteś”. Ta myśl każe nam pamiętać, że prowadząc prezentację, powinniśmy niejako wziąć słuchaczy za rękę i przeprowadzić ich przez nasz tok rozumowania – tylko wtedy wnioski z wystąpienia, dla nas oczywiste, staną się takie również dla nich.
Bądź interesujący... i zainteresowany
W to, aby prezentacja była interesująca dla słuchaczy, najwięcej pracy wkładamy podczas przygotowania. Dlatego też przygotowaniu powinno się poświęcić najwięcej czasu. Dzięki tej inwestycji prezenterzy – inżynierowie będą mieli do przekazania atrakcyjną treść, bogatą w materiały wizualne, przykłady i ćwiczenia. Podczas samego wystąpienia należy pilnować tego, aby głos i postawa ciała były spójne z przekazywaną treścią. Ważne jest także stałe utrzymanie uwagi słuchaczy, które można uzyskać dynamicznym prowadzeniem.
Często popełnianym przez mówców błędem jest maksymalne skoncentrowanie się na sobie – na tym, co mają powiedzieć, jak to mają powiedzieć oraz na tym, jak zapanować nad stresem. Wyobraźmy sobie takiego prezentera, np. inżyniera przedstawiającego jedną z technologii, który nie zauważy po minach menedżerów projektu, że coś jest dla nich niejasne. Lub że się nudzą, bo mowa jest o kwestiach im znanych. Taki inżynier, który przegapi nastawienie odbiorców, nie zrealizuje celu swojego wystąpienia, a więc prezentacja nie będzie efektywna. Dlatego też ważne jest, aby być stale zainteresowanym tym, co dzieje się wśród słuchaczy i jak odbierają to, co mówimy.
A po wystąpieniu...
Uczestniczyłam kiedyś w fascynującej prezentacji o relacjach z klientami wewnętrznymi. Zarówno treść wykładu była dobrze przygotowana i spełniała moje oczekiwania, jak i wykładowczyni zadbała o dynamizm i atrakcyjne pomoce wizualne. Na zakończenie wyświetliła slajd ze swoimi danymi i poprosiła o ewentualne pytania e-mailem. Nie omieszkałam wysłać do niej e-maila z podziękowaniem i kilkoma pytaniami pogłębiającymi temat wystąpienia. Nigdy nie otrzymałam odpowiedzi. Najwyraźniej mówczyni zaplanowała czas na przygotowanie prezentacji oraz na samo wystąpienie, zapominając jednak o zarezerwowaniu sobie czasu na obiecany kontakt po wykładzie. Wrażenie, jakie zrobiła na mnie podczas swojego wystąpienia, zdecydowanie zbladło i już nie oceniam jej jako profesjonalistki. Bo o słuchaczach trzeba pamiętać przed, w trakcie i po prezentacji. Tylko wtedy wypadniemy w ich oczach dobrze.