Kwestionariusz osoby ubiegającej się o stanowisko w danej firmie nie jest tym samym co kwestionariusz osobowy pracownika. Różnią się one liczbą podawanych danych wrażliwych, które określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 28 maja 1996 r. (Dz.U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.) oraz artykuł 221 § 1 Kodeksu pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.). Ponadto pracodawca może zadać pytania odnoszące się między innymi do oceny własnych kompetencji, oczekiwań wobec realizowanych zadań oraz pracodawcy czy pytania dotyczące motywacji.
Komu zależy na odpowiedzi?
Kwestionariusz osobowy jest wstępną metodą selekcyjną. Po pierwsze, nie każdy kandydat będzie skłonny udzielić odpowiedzi, po drugie zaś odpowiedzi zawarte w formularzu mogą być podstawą do odrzucenia bądź zaproszenia kandydata na rozmowę kwalifikacyjną. Przy sporej liczbie aplikacji zastosowanie kwestionariusza osobowego pozwoli wybrać tych, którym naprawdę zależy na pracy w naszej firmie, gdyż podjęli trud odpowiedzi na przesłane pytania, oraz osoby, które w sposób interesujący potrafią odpowiedzieć na pytania otwarte, odnoszące się do ich oczekiwań, kompetencji, wiedzy itp. Oczywiście jeśli ograniczymy się tylko do wybrania kandydatów, którzy udzielili odpowiedzi na przesłany kwestionariusz, może się okazać, że przeoczymy ciekawe aplikacje. Ponadto, rekrutując na stanowiska specjalistyczne czy wyższego szczebla menedżerskiego, możemy spodziewać się, że kandydaci nie będą zainteresowani udzielaniem odpowiedzi na kwestionariusz osobowy. Warto więc wcześniej rozważyć, dla jakich stanowisk można prowadzić rekrutację za pomocą kwestionariusza osobowego.
Korzyść dodatkowa
Odpowiedzi zawarte w formularzu mogą także pokazać, w jaki sposób firma i jej działania odbierane są przez osoby spoza niej. Jeśli w kwestionariuszu zawrzemy pytania dotyczące oczekiwań wobec pracodawcy, oceny rynku czy odnoszące się do zadań, które kandydat chciałby wykonywać, możemy w prosty sposób odnieść odpowiedzi do stworzonego opisu stanowiska. Takie porównanie może pozwolić na świeże spojrzenie na istniejący zbiór zadań na danym stanowisku czy do weryfikacji chociażby samej nazwy stanowiska.
Granica dociekliwości
Przed budową kwestionariuszy osobowych powinniśmy zastanowić się, na jakie pytania możemy i chcielibyśmy uzyskać odpowiedź. Jak już wcześniej wspomniano, są to w pierwszej kolejności pytania dotyczące podstawowych danych osobowych oraz opinii, oczekiwań i powodów aplikacji. Równie ważne są także pytania dotyczące wiedzy kandydata o rynku, na którym działa firma, jego wyobrażeniu o stanowisku oraz te badające kompetencje, umiejętności i reakcje na określone sytuacje. Dane osobowe, których pracodawca może wymagać od osoby ubiegającej się o pracę, ściśle określają przywołane na początku artykułu akty prawne. Są to:
- imię (imiona) i nazwisko,
- imiona rodziców,
- data urodzenia,
- miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
- wykształcenie,
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Inne pytania dotyczące tzw. danych wrażliwych są niezgodne z prawem i mogą prowadzić do wszczęcia postępowania wobec pracodawcy w sądzie pracy.
Właściwe pytania
Pierwszym blokiem pytań w kwestionariuszu mogą być pytania odnoszące się do powodów aplikacji oraz opinii o dotychczasowym przebiegu kariery zawodowej lub przebiegu studiów, np.: Dlaczego zdecydował/a się Pan/i na aplikowanie do firmy X? Co sprawia Panu/i największą satysfakcję w pracy/na uczelni? Co chciałby/ałaby Pan/i osiągnąć w perspektywie 2 lat?
Odpowiedzi na te pytania dostarczają informacji o głównych powodach aplikacji, ocenie obszarów sprawiających łatwość bądź trudność danemu kandydatowi, jego oczekiwań wobec swojej przyszłości zawodowej, opinii o porażkach i sukcesach zawodowych. Dzięki tym pytaniom możemy uzyskać ogólny obraz osoby ubiegającej się o stanowisko w naszej firmie. Sytuacje, które kandydat wskaże jako swoje sukcesy czy porażki, powiedzą nam, w których obszarach mogą rozwijać się jego kompetencje.
Kolejny blok pytań może odnosić się do wiedzy kandydata o firmie, rynku i stanowiskach, na które aplikuje, np.: Dlaczego zainteresował/a się Pan/i pracą w firmie X? Czego oczekuje Pan/i od pracy w firmie X? Jak Pan/i sądzi, jakie są trzy główne zadania, z którymi może się Pan/i zetknąć, pracując na stanowisku, na które Pan/i aplikuje w naszej firmie? Jak ocenia Pan/i sytuację na rynku, na którym funkcjonuje firma X?
Odpowiedzi udzielone przez kandydata pozwalają nam zapoznać się z jego oczekiwaniami wobec pracodawcy, przydzielanych mu zadań i ogólnej orientacji w rynku. Możemy na tej podstawie ocenić, czy zapoznał się z podstawowymi informacjami o firmie, do której aplikuje, oraz czy jego wyobrażenie o zadaniach, które będzie realizował, jest zgodne z naszym opisem stanowiska.
Informacje najbardziej istotne z punktu widzenia selekcji kandydatów zawierają pytania odnoszące się do samooceny. W kwestionariuszu możemy umieścić arkusz samooceny lub zadawać pytania otwarte, odnoszące się do wyodrębnienia i uzasadnienia słabych i mocnych stron kandydata. W arkuszu samooceny powinniśmy zawrzeć kompetencje kluczowe nie tylko dla danego stanowiska pracy, lecz także dla firmy. Można korzystać z istniejących na rynku rozwiązań związanych z oceną kompetencji lub stworzyć własny arkusz.
Ten blok pomoże nam wyodrębnić osoby o pożądanych przez nas kompetencjach. Samoocena nie jest łatwym zadaniem, dlatego też sposób odpowiedzi może nam powiedzieć nieco więcej o danym kandydacie.
Powinniśmy dokładnie przeanalizować zadawane pytania i zastanowić się, w jakim celu je zadajemy i jakich informacji mają nam dostarczyć. Należy unikać tych, które nie służą selekcji kandydatów – np. szczegółowych kwestii dotyczących dotychczasowego przebiegu kariery, ponieważ są one zawarte w życiorysie kandydata i można je rozwinąć podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Pytanie takie będzie wymagało zbyt długiej odpowiedzi, jak na formę kwestionariusza, a na tym etapie selekcji nie są to zagadnienia decydujące.
Budując kwestionariusz, należy także przestrzegać wytycznych Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej dotyczących danych wrażliwych. Przede wszystkim w formularzu nie można wprowadzić pytań o PESEL, NIP, stan cywilny ani pytań, które mogą stać się przyczyną dyskryminacji (np. pytań o przynależność religijną czy rasową). Pytania te są podstawą do wszczęcia postępowania sądowego wobec firmy stosującej takie praktyki.
Dwa aspekty oceny
Analiza odpowiedzi udzielonych przez kandydata może przebiegać dwutorowo. Przede wszystkim przyglądamy się wypowiedziom – ich zgodność z naszymi oczekiwaniami wobec kandydatów – poziomowi ich kompetencji, ich umiejętności oceny własnych dokonań. Po drugie zaś analizujemy sposób wypowiedzi. Inaczej będziemy postrzegać kandydata, który pisze w podpunktach, inaczej zaś takiego, który formułuje pełne zdania w lepszej lub gorszej formie gramatycznej. Analiza ta zawsze musi się odnosić do konkretnego stanowiska. Jeśli na przykład poszukujemy osoby z wysokimi umiejętnościami IT, styl jej wypowiedzi będzie miał dla nas mniejsze znaczenie niż poziom jego kompetencji informatycznych. Jeżeli zaś rekrutujemy na stanowisko wymagające kontaktu z ludźmi, ważnym kryterium selekcyjnym będzie umiejętność poprawnego wypowiadania się.
@RY1@i13/2011/007/i13.2011.007.000.0081.001.jpg@RY2@
Kiedy stosować kwestionariusz osobowy?
Należy przede wszystkim zastanowić się nad sensem wprowadzenia kwestionariuszy osobowych w danej firmie i w odniesieniu do określonej rekrutacji. Jeśli bowiem rekrutacja odbywa się głównie poprzez metody direct search, kandydaci pozyskani w ten sposób nie będą zmotywowani do odpowiedzi na pytania odnoszące się do ich oceny czy oczekiwań. Zastosowanie kwestionariuszy rekrutacyjnych wydaje się mieć największe zastosowanie przy rekrutacjach wywołujących duży napływ aplikacji, np. w przypadku organizowania praktyk. Formularz osobowy służy głównie selekcji – pierwszym kryterium jest odesłanie wypełnionego kwestionariusza przez zmotywowanych kandydatów, drugim zaś etapem jest analiza nadesłanych odpowiedzi. Osoby, które wypełniły kwestionariusz, i których ocena odpowiedzi wypadła pozytywnie, są zapraszane na rozmowę. Zastosowanie kwestionariusza może spowodować skrócenie czasu rekrutacji przeznaczonego na analizę nadesłanych CV, a odpowiedzi udzielone przez kandydatów dotyczące ich wyobrażeń o danym stanowisku mogą stać się przyczyną weryfikacji jego istniejącego opisu.
UWAGA
Tworząc kwestionariusz osobowy, powinniśmy pamiętać, że wypełnienie go nie powinno zajmować więcej niż 15–20 minut. Zbyt długi może zniechęcać do wypełnienia, z kolei zbyt krótki może nie być skuteczną metodą wstępnej selekcji, ponieważ nie dostarczy nam odpowiedniej ilości informacji.