Wyznaczanie celów zgodnie z regułą SMART jest powszechnie znaną zasadą. Przypomnijmy ją krótko. Polska wersja rozwinięcia akronimu jest uboższa, ponieważ określa pięć warunków prawidłowego celu. Wersja angielska, o której piszemy poniżej, określa cel aż na dziesięć sposobów. W naszym języku jest to akronim zbudowany z następujących słów: Specyficzny (lub Szczegółowy), Mierzalny, Ambitny, Realistyczny, Terminowy
Cel wyznaczony pracownikowi musi być jasno i dokładnie określony oraz mierzalny (S i M). Oznacza to, że ma być tak opisany, by podwładny dokładnie rozumiał, jakie zadanie przed nim postawiono. Zadanie musi być wykonalne, ale nie może być zbyt łatwe lub za trudne, czyli cel ma być ambitny, ale jednocześnie realistyczny (A i R). Termin jego osiągnięcia musi być znany (T). Nie wszyscy wiedzą, że istnieje bogatsza wersja rozwinięcia tego akronimu.
Realne warunki
Mierzalność i terminowość zadania zmusza pracownika do podjęcia konkretnych działań. Nie daje to gwarancji sukcesu, ale znacząco zwiększa szanse jego realizacji. Realność celu pozostawia nadzieję, że zadanie da się wykonać i dzięki temu działa motywująco. Jeśli cel jest nieosiągalny, zamiast motywować, frustruje i silnie demotywuje pracownika. Obraca się też przeciwko szefowi, który go nałożył. Podwładny postrzega zwierzchnika jako niewiarygodnego fantastę, nieliczącego się z pracownikami. Zbyt wysoko postawiona poprzeczka, zamiast motywować do działania, rodzi niepokój i odbiera ochotę do pracy.
Każdy cel musi być dostosowany do okoliczności i osoby. Wiele zadań, które są zbyt ambitne, można wykonać w bardziej sprzyjających warunkach lub przydzielić je innemu pracownikowi. Dlatego też szefowie powinni umieć ocenić sytuację oraz możliwości podwładnego. Lepiej jednak mierzyć „zamiar podług sił”, a nie „siły na zamiary”. Warto spojrzeć na cel dwojako – jak na cel teoretyczny i praktyczny. Jeżeli teoretycznie wydaje się on ustalony zgodnie z zasadami SMART, to należy sprawdzić, czy rzeczywiście będzie tak w praktyce.
A jak...
Angielska wersja akronimu SMART daje większe możliwości jego rozwinięcia. Aż cztery litery oznaczają więcej niż tylko jedno określenie:
S – specific and stretching (konkretne i elastyczne)
M – measurable (mierzalne) and motivating (motywujące)
A – ambitious, achievable and agreed (ambitne, osiągalne, uzgodnione)
R – realistc and relevant (realistyczne i istotny dla firmy lub podwładnego)
T – time-related (określone w czasie)
Najwięcej znaczeń przypisuje się literze A. Bywa czasem tłumaczona inaczej niż „ambitny”. Nie ma polskiego słowa na literę A, które dokładnie oddaje znaczenie drugiej interpretacji. Po angielsku druga wersja jest tłumaczona jako A – agreed. Oznacza to „uzgodniony z podwładnym”. Niestety, w polskim tłumaczeniu to słowo nie rozpoczyna się od A. W miarę bliskie tłumaczenie to „akceptowalny”, a właściwie „zaakceptowany”. W praktyce oznacza to sytuację, kiedy zwierzchnik ma pewność, że jego podopieczny nie tylko zrozumiał, co ma zrobić, ale też jest do zadania przekonany.
Motywująca elastyczność
Kolejnym słowem na A jest achievable oznaczające osiągalność celu. To opisana powyżej realność celu. Niekiedy zmusza to do redukowania celów w sytuacjach, gdy został on źle oszacowany lub zmieniły się okoliczności. Choć wielu menedżerów boi się zmieniać raz ustawione cele, nie jest to błędem, o ile takie działanie jest uzasadnione. O tym właśnie mówi słowo stretching. Może zdarzyć się, że szef pomyli się i postawi poprzeczkę zbyt wysoko lub (znacznie rzadziej) za nisko. Lepiej wówczas zmienić zadanie niż w złudnej trosce o zachowanie autorytetu nie przyznawać się do pomyłki. Szef, który potrafi powiedzieć o swoim błędzie, zawsze zyskuje w oczach podwładnych – oczywiście, jeżeli nie myli się zbyt często.
Znacznie częściej konieczność zmiany celu nie jest podyktowana błędem zwierzchnika, lecz po prostu zmieniającymi się okolicznościami. Sytuacja w firmie, otoczenie rynkowe, koniunktura i sytuacja gospodarcza, sezonowość, przepisy prawne ulegają zmianom. Z reguły oznacza to konieczność rewizji planów, ustaleń i stawianych celów. Elastyczność pracowników na wszystkich stanowiskach i szczeblach zarządzania jest jednym z warunków skuteczności organizacji, stąd też warto pamiętać o niej, gdy cel został już postawiony i pojawiają się wątpliwości, czy oszacowano go prawidłowo.
Pozostała jeszcze litera R i słowo relevant. To słowo ma znaczenie dwojakie. Cel będzie dobrze określony, jeżeli będzie pasował do zamierzeń firmy i pozwoli realizować jej plany. Poza tym będzie jeszcze bardziej motywujący, jeśli będzie istotny dla pracownika, który ma go wykonać. Zadanie, które mu odpowiada, jeżeli pozwala rozwijać jego zamierzenia, pasuje do jego planów rozwoju lub jest to czynność, którą lubi. Takie zadania szczególnie dodają sił do działania. Pracownicy bardzo chętnie podejmują się przedsięwzięć, które pozwalają im realizować własną ścieżkę kariery lub odpowiadają ich upodobaniom. Rzecz jasna, niewiele jest takich zadań, większość to obowiązki niewpisujące się w plany pracowników. Mimo to warto, aby każdy menedżer pamiętał, które zadania szczególnie motywują jego podwładnych. Gdy uda się postawić podwładnemu taki właśnie cel, będzie on bardzo motywujący (M jak motivating).