W praktyce często mylimy nagrodę z premią, są to jednak świadczenia o całkowicie odmiennym charakterze.
Subiektywnie lub obiektywnie
Premia jest składnikiem wynagrodzenia, który przysługuje po spełnieniu warunków określonych w regulaminie wynagradzania. Nagroda zaś jest świadczeniem w pełni uznaniowym.
Przyznanie nagrody często zależy od subiektywnej oceny pracy danej osoby przez przełożonych. Sam fakt dobrego wykonywania pracy nie daje pracownikowi nigdy roszczenia o jej przyznanie. Roszczenie o wypłatę nagrody przysługuje dopiero wtedy, gdy została już przyznana, lecz niewypłacona w przyjętym terminie.
Premia zaś jest ruchomą częścią wynagrodzenia (zmienną) należną pracownikowi w zależności od osiągnięcia wymiernych wyników pracy. Prawo do niej powstaje w konsekwencji spełnienia z góry określonych, obiektywnych przesłanek, które powinny zostać wskazane w umowie o pracę lub w przepisach wewnątrzzakładowych – regulaminie wynagradzania, regulaminie premiowania.
Przy rozróżnieniu obu tych świadczeń nie ma znaczenia ich nazwa. Uznaniowość w przyznawaniu danego świadczenia wskazuje, iż mamy do czynienia faktycznie z nagrodą, nawet jeżeli przepisy wewnątrzzakładowe nazywają ją premią. Wypłata zaś świadczenia po spełnieniu przez pracownika obiektywnych kryteriów (np. osiągnięcie określonej wartości sprzedaży, zawarcie określonej liczby umów w kontrahentami itp.) decyduje o tym, że jest to premia.
W wyroku z 21 września 2006 r. (II PK 13/06, OSNP 2007/17-18/254) Sąd Najwyższy podkreślił, że pracodawca, ustalając spełnienie przez pracownika ocennych warunków przyznania świadczenia, dysponuje pewnym zakresem swobody, lecz jeśli są to warunki konkretne i sprawdzalne, to świadczenie jest premią, a nie nagrodą.
Jasno i konkretnie
Dobrze skonstruowany system premiowania pracowników jest skutecznym narzędziem motywacyjnym. Wprowadzając odpowiednie zapisy do regulaminu wynagradzania, należy pamiętać, aby system:
- był przejrzysty i spójny – pracownicy muszą być świadomi rodzaju i wartości nagród oraz warunków, od jakich zależy ich przyznanie,
- podkreślał pozytywny charakter bodźców, a zatem nagradzał za osiągnięcia, nie zaś zmniejszał wynagrodzenia za przeciętne efekty pracy,
- miał zróżnicowaną wewnętrzną strukturę, tzn. dawał możliwość dostosowania jego elementów do pracownika, zarówno z punktu widzenia osiągnięć, jak i potrzeb pracownika.
Ponadto regulamin premiowania musi być spójny z polityką personalną i strategią firmy.
Premia zależna od efektów
W firmach, w których istnieje system ocen okresowych, premie mogą być powiązane z wynikami ocen. Należy przy tym zwrócić szczególną uwagę na prawidłowe skonstruowanie kryteriów oceny oraz rzetelność jej dokonywania. Ocena pracy pracownika nie może służyć jego ukaraniu, powinna natomiast wyznaczać kierunki rozwoju i zmiany pożądane przez pracodawcę.
W odniesieniu do wszystkich pracowników, których praca związana jest bezpośrednio z obrotami firmy, przyznanie oraz wysokość premii często wiąże się z przekroczeniem określonego poziomu sprzedaży, zawarciem określonej liczby umów z nowymi klientami. W tym zakresie dobrym rozwiązaniem dla pracodawcy jest odniesienie do poziomu przychodów firmy. Przy takiej konstrukcji premii jej wysokość powinna stanowić znaczącą część wynagrodzenia pracownika. Pracodawca w ten sposób pośrednio przenosi część obciążającego go ryzyka gospodarczego związanego z prowadzoną działalnością na zatrudnione osoby, które otrzymują dodatkowe pieniądze wówczas, gdy ich praca przysporzy określoną korzyść dla firmy. W dopuszczalny prawnie sposób wiążemy w tym przypadku część wynagrodzenia pracownika z sytuacją finansową firmy.
Benefity po bilansie
Premie można powiązać bezpośrednio z sytuacją finansową firmy. W tym znaczeniu najlepszym rozwiązaniem jest wprowadzenie premii za okresy dłuższe niż miesięczne (kwartalne, półroczne czy nawet roczne).
Taki zapis powoduje, że w razie pogorszenia się koniunktury (spadku przychodów poniżej określonej wartości) premia nie zostanie wypłacona. Ponadto na uwagę zasługuje „zbiorczy” charakter premii, który w znaczący sposób może wpływać na:
- współpracę pomiędzy pracownikami – otrzymanie premii jest uwarunkowane osiągnięciem założonych efektów przez cały zespół; dzięki takim zapisom pracownicy sami się kontrolują, motywują, dobierają w zespoły, pracodawca zaś ma możliwość lepszej oceny ich pracy,
- zmniejszenie absencji pracowniczych – nieobecności powodują zmniejszenie ilości wykonanej pracy, a tym samym wpływają na wysokość wypracowanej premii; przy tak określonych warunkach premii pracownicy sami ograniczają liczbę dni nieobecności w pracy.
PRZYKŁAD
W przepisach wewnętrznych wskazano, że dyrektor może przyznać pracownikom wyróżniającym się w pracy nagrodę pieniężną. Określenie takie wskazuje na całkowitą dowolność w zakresie przyznawania tego świadczenia.
Fragment regulaminu wynagradzania.
Zasady premiowania
1. Pracownikom, którzy zgodnie z regulaminem oceny okresowej otrzymali ocenę ogólną bardzo dobrą w zakresie co najmniej trzech kryteriów oceny, przysługuje premia pieniężna w kwocie 1,5 tys. zł brutto.
2. Pracownikom, którzy zgodnie z regulaminem oceny okresowej otrzymali ponowną ocenę bardzo dobrą w zakresie co najmniej trzech kryteriów oceny przy kolejnej ocenie, przysługuje premia w wysokości 2 tys. zł brutto.
3. Premia w wysokości wskazanej w pkt 2 przysługuje także przy każdej kolejnej ocenie bardzo dobrej.
4. Premia wypłacana jest w najbliższym terminie wypłaty wynagrodzenia po dokonaniu oceny.
Fragment regulaminu wynagradzania.
Zasady premiowania
Jeśli przychód ze sprzedaży towarów i usług pracodawcy przekroczy w poprzednim kwartale kwotę ........, to pracownicy zatrudnieni w dziale handlowym mają prawo do premii w kwocie ........... do równego podziału. Premie wypłacane są w najbliższym terminie wypłaty wynagrodzenia po zamknięciu rozliczenia kwartału.