Jak tu zacząć? – to najczęściej zadawane pytanie dotyczące prowadzenia luźnych rozmów, szczególnie jeśli dotyczy to sytuacji spotkania osób, które jeszcze się nie znają. Wówczas nie wiadomo też, jakie mogłyby być wspólne tematy. Chociaż tę trudność można pokonać. Przygotowując się do spotkania, można zrobić wywiad na temat osób, z którymi będziemy się witać. Znając ich zainteresowania, łatwo o najatrakcyjniejsze z zagajeń: Słyszałam, że pan od dziecka gra w golfa; widzę, że w Polsce golf cieszy się coraz większym zainteresowaniem...
Pytań i wątpliwości związanych z zagajeniem jest znacznie więcej: kto powinien zainicjować rozmowę, jakie tematy powinno się wykluczyć, jak długo należy prowadzić niezobowiązującą rozmowę, zanim będzie można przejść do spraw zasadniczych.
„Dzień dobry” i co dalej?
Niewątpliwie najlepszym sposobem na zagajenie – zaraz po wymianie zwrotów grzecznościowych – jest zadanie nowo poznanej osobie jakiegoś pytania. Jakie ono będzie, zależy oczywiście od okoliczności. Jeśli do spotkania dochodzi w biurze, ładnie będzie zapytać gościa o drogę, o łatwość zaparkowania samochodu, a jeśli gość przybywa z daleka, można zatroszczyć się o warunki hotelowe, wypytać o podróż. To pozwoli łagodnie przejść do innych tematów.
Zawsze w takiej sytuacji warto wykorzystać kontekst spotkania. Na przyjęciu można zacząć rozmowę od komentarza na temat muzyki, która rozlega się w tle, czy serwowanych win, nastroju, wystroju wnętrz, wszystkiego, co pozwoli nam na swobodną wymianę zdań.
Po co small talk?
Zagajenie to nic innego jak zawoalowana forma pytania: czy chcesz ze mną porozmawiać. Podobną funkcję ma angielskie narzekanie na pogodę, które jest tylko zaproszeniem do pogawędki. Zamiast zapytać wprost, z ust Anglika padnie jakieś zdanie, np. na temat zbyt uciążliwych opadów i jeśli odbiorca doda swoje zdanie, to niemal pewnik, że chętnie porozmawiałby i na inne tematy. Natomiast jeśli jego komentarz ograniczy się do przytaknięcia albo odpowiedź będzie miała charakter parawerbalny (chrząknięcie, mruknięcie), wówczas szanse na wspólną pogawędkę są niewielkie.
Dla niektórych osób zdecydowanie łatwiej jest poprowadzić zasadniczą rozmowę handlową niż luźną pogawędkę. Dlaczego? Bo obawiają się oceny swojej osoby, swojej inteligencji, wiedzy, umiejętności dostosowania się, poziomu słownictwa, grzeczności. W ciągu kilku minut niezobowiązującej rozmowy można ocenić tak wiele wymiarów człowieka. I te kilka czy kilkanaście minut decyduje o tym, czy kontakt zostanie podtrzymany, czy będzie dalszy ciąg rozmowy albo jaki będzie ten dalszy ciąg, jeśli jest na przykład nieunikniony. Ale oczywiście wzajemna ocena to niejedyny powód, dla którego istnieje ten rodzaj konwersacji. Swobodna niezobowiązująca pogawędka na luźne tematy jest formą rozrywki, miłego spędzenia czasu. Ocena – to skutek uboczny.
Jak długo trwa small talk?
Bardzo różnie. Jeśli spotkanie ma charakter międzynarodowy, to istotny będzie czynnik kulturowy. Są kraje – reprezentujące kulturę skrajnie propartnerską – w których może nawet nie dojść do zasadniczej części rozmowy służbowej. Decyzje podejmowane są właśnie w czasie small talk, które może się przeciągnąć nawet na wiele godzin spotkania albo i wielu spotkań.
Na drugim biegunie kulturowym mamy podejście protransakcyjne, gdzie small talk to tylko kurtuazja i sprowadzone jest do minimum, w innym wypadku byłoby odebrane jako strata czasu. Polska pod tym względem ma podejście umiarkowane. Pogawędka w naszej kulturze jest niezwykle ważna, jednak nie mniej istotne jest przejście (łagodne) do meritum sprawy. Przy czym warto pamiętać, że wśród Polaków duże znaczenie będzie miał też czynnik osobowości. I tak osoby zdystansowane, zamknięte będą traktować przedłużającą się rozmowę wstępną jako stratę czasu, natomiast sangwinicy chętnie pozostaliby na tym etapie. Brutalne przerwanie takiej dyskusji i sprowadzenie rozmówcy „na ziemię” może skończyć się osłabieniem wzajemnych relacji i w konsekwencji brakiem zgody na współpracę. Dlatego w Polsce trzeba olbrzymiego wyczucia, które pozwoli łagodnie przejść do innych etapów rozmowy biznesowej. A wyczucie w tym przypadku to nic innego jak inteligencja.
O czym warto pamiętać?
Dobrze jest tak poprowadzić rozmowę, aby wszyscy mieli równe możliwości wypowiedzi. Dotyczy to zarówno czasu, którym gospodarujemy, tak aby nikt nie poczuł się pominięty, jak i dobieranych zagadnień. W przypadku luźnej pogawędki nie wypada prowadzić rozmów na zasadzie eksperckich wywodów. Nikt podczas spotkania nie powinien poczuć się słabiej wykształcony. Ilustracją dla tej rady będzie zdanie dotyczące zachowania na przyjęciach, podczas których: należy jeść mądrze, ale niezbyt dobrze oraz rozmawiać dobrze, ale niezbyt mądrze.
Podczas swobodnych konwersacji istotne jest też wzięcie pod uwagę narodowości rozmówców, ich kultury, przy pełnej świadomości własnej – w kontekście międzynarodowym. W dobie globalizacji ta kwestia nabiera coraz większej wagi. Przedstawiciele jednych kultur reprezentują bardziej ekspresyjny styl komunikacji, innych mniej – lub wręcz można mówić o powściągliwości w komunikowaniu się ludzi. Znajdując się wśród przedstawicieli kultury powściągliwej, absolutnie nie wypada rozmówcom przerywać w trakcie ich wypowiedzi. Nawet jeśli wielokrotnie chciałoby się coś dodać, co w naszym przekonaniu wzbogaciłoby całą dyskusję, a za moment może się okazać już nieaktualne, mimo wszystko wypada się powstrzymać, aby nie być posądzonym o brak dobrego wychowania. Powściągliwość w komunikowaniu się to też skromniejsza mowa ciała i stonowana intonacja. Co ciekawe, w takiej rozmowie chwilowa cisza nie będzie wcale krępująca.
Z kolei w kulturach ekspresyjnych wchodzenie w słowo, przerywanie rozmówcom jest odbierane jako okazanie zainteresowania, a spokojne czekanie na swoją kolej może być wręcz zinterpretowane jako znudzenie tematem lub brak dostatecznej wiedzy, aby zabrać głos.
Polacy reprezentują pod tym względem kulturę zróżnicowaną. Polega to na odmiennych oczekiwaniach w stosunku do osób nowo poznanych i w odniesieniu do dobrych znajomych. Wśród osób bliskich większa ekspresja w komunikowaniu się będzie odbierana jako zachowanie zgodne z zasadami, natomiast w nowym towarzystwie oczekuje się umiarkowania. Trzeba zatem znów olbrzymiego wyczucia, kiedy Polak znajdzie się w towarzystwie mieszanym, żeby – poprzez zbyt ekspresyjne zachowanie w stosunku do przyjaciół – nie narazić się na negatywną ocenę w oczach nowych znajomych.
Jakich tematów unikać?
Warto wystrzegać się tematów budzących kontrowersje. Poglądy polityczne, religijne przekonania czy kwestie równouprawnienia płci – poruszone podczas jakiejkolwiek rozmowy przy różnicy zdań – powodują wzajemną niechęć. Jeśli już ktoś inny ze swojej niegrzeczności wejdzie na taki grunt, należy czym prędzej zmienić temat. Jednak najprymitywniejsze w ocenie są zwykle dowcipy raniące czyjeś uczucia. Niegrzecznością też będzie wówczas wybuch śmiechu.
Niebezpieczne są również komplementy, chociaż pozornie to coś bardzo miłego (czasem nie tylko pozornie). Po pierwsze, komplement może zrodzić podejrzenie, że rozmówca z jakichś powodów próbuje wkraść się w czyjeś łaski, a po drugie, komplementami na ogół obdarowywane są kobiety, a to z kolei może wzbudzić niechęć z powodu różnicowania płci, oczywiście jeśli mowa tu o sytuacji służbowej. Zanim mężczyzna zdecyduje się na skomplementowanie kontrahenta – kobiety, powinien zadać sobie pytanie, czy taki sam albo adekwatny komplement będzie też odpowiedni dla mężczyzny. Jeśli słowa ten strój świetnie podkreśla twoje kształty nie będą odpowiednie dla kolegi, to również będą niewłaściwe w stosunku do koleżanki.
Często popełniane faux pas
Jeśli prowadzimy konwersację w niewielkim gronie podczas większego spotkania (kiedy pozostali uczestnicy wydarzenia skupieni są w innych kilkuosobowych grupkach) bardzo niegrzeczne jest rozglądania się, czy to w wyniku zainteresowania, kto jeszcze jest na spotkaniu, czy w poszukiwaniu wzrokiem konkretnej osoby, na której nam zależy. Jest to lekceważące wobec osób w naszym gronie. Takie zachowanie jest niewerbalną formą zdania: jestem w waszym towarzystwie tylko dlatego, że na razie nie mam dla niego alternatywy.
Jeśli poznajemy gościa z zagranicy, nie wypada dopytywać się, co sądzi o naszym kraju, ponieważ to nic innego, jak domaganie się komplementów. Cóż obcokrajowiec ma odpowiedzieć? Wiadomo, że grzeczność podpowie mu, aby wypowiedział się w samych superlatywach o ojczyźnie gospodarzy. Natomiast można jak najbardziej zapytać gościa, skąd pochodzi, i okazać zainteresowanie jego krajem. Ale i tu konieczna jest międzykulturowa wrażliwość i delikatność. Nie zadajemy pytań, które zdradzałyby negatywne nastawienie rozmówcy do jakichś osobliwości kulturowych, np.: dlaczego w waszym kraju wszyscy się tak sztucznie uśmiechają? Albo: czy nie brzydzicie się tak jeść wspólnie z jednego talerza? W kontaktach z obcokrajowcami dużą niegrzecznością będzie też krytykowanie własnego kraju.
Aby zastosować większość zasad prowadzenia konwersacji, pomocne będzie odpowiednie nastawienie. Z jednej strony dobra samoocena, a z drugiej – zainteresowanie człowiekiem.
Kto powinien zainicjować rozmowę?
W krajach o kulturze hierarchicznej, a Polska taką właśnie reprezentuje, dobrze jest zaczekać na inicjatywę osoby stojącej wyżej w hierarchii. Oczywiście jeżeli ta różnica jest znaczna. Natomiast w innym przypadku – zaczyna ten, kto ma ku temu lepszą sposobność. W krajach bardziej egalitarnych kolejność zabierania głosu w swobodnej rozmowie nie ma takiego znaczenia.