ODPOWIEDŹ
Firma posiada pozytywny wizerunek, gdy reprezentuje, między innymi, pewną klasę, tradycję i kulturę. W praktyce oznacza to, że przestrzega ona drobiazgowo w swojej praktyce etykiety biznesu. Genezą tej etykiety jest protokół dyplomatyczny i ściśle z nim związany savoir vivre. Stąd podręczniki etykiety biznesu tak często odwołują się do kodeksów dyplomatycznych i towarzyskich.
Wizytówki i papier firmowy
Jednym z podstawowych elementów bon tonu, wyznacznikiem klasy człowieka czy firmy jest elegancja. Określają ją takie czynniki, jak: skromność, klasyka i najwyższa jakość. Jeżeli czynniki te potraktujemy jako wymogi dla wizytówek firmowych i papieru firmowego, będą one musiały spełniać wiele kryteriów.
W świecie dyplomacji funkcjonuje takie powiedzenie: „Orły są szare, a papugi kolorowe”. Powiedzenie to nie odnosi się tylko do ubrania. Dotyczy całego wyposażenia. Tak więc wizytówka, papier firmowy poważnej osoby czy instytucji powinny być skromne – raczej pozbawione wszelkich kolorów poza bielą, czernią i stanowiącą ich mieszaninę szarością. Skromność odnosi się także do ascezy graficznej.
Czcionka i kształt
Wizytówki i papier firmowy powinny być tradycyjne w formie oraz zgodne z wymogami etykiety. Formą jest tu kształt oraz czcionka. Tradycyjny kształt wizytówki to dziś kształt odpowiadający kształtowi karty płatniczej. Tradycyjny kształt papieru firmowego odpowiada kształtowi papieru maszynowego. Tradycyjna czcionka to czcionka używana od dziesiątek lub nawet setek lat, taka jednak, która przeciętnemu odbiorcy jest dobrze znana i w żaden sposób go nie dziwi czy irytuje, a więc np. Times New Roman (czcionka kroju szeryfowego zlecona do wykonania przez londyński magazyn „The Times” w roku 1931) czy Garamond (czcionka funkcjonująca od czasów renesansu). Wizytówka służbowa i papier firmowy nie powinny posiadać napisów sporządzonych kursywą.
W podręcznikach etykiety biznesu zauważa się, że wiele osób, otrzymując od kogoś wizytówkę, przeciąga palcami po jej powierzchni. Sprawdzają one w ten sposób jej jakość, a zarazem zdobywają informacje o powadze i solidności firmy, którą osoba wręczająca wizytówkę reprezentuje. Pracownicy bowiem poważnej i solidnej firmy powinni posiadać wizytówki o wypukłym druku. Druk taki osiąga się w dwojaki sposób: używając specjalnej „puchnącej” farby lub specjalnych matryc. Ten drugi sposób jest o wiele droższy i zdecydowanie bardziej właściwy. Ten pierwszy to tylko swoista podróbka.
Rodzaje wizytówek
Pracownik poważnej firmy, szczególnie sprawujący funkcje kierownicze, powinien posiadać kilka typów wizytówek służbowych.
1. Właściwa wizytówka służbowa. Imię i nazwisko jej właściciela znajduje się na środku. Bezpośrednio nad imieniem i nazwiskiem umieszcza się logo firmy. Lewy dolny róg zarezerwowany jest na nazwę, a pod nią adres firmy. W prawym dolnym rogu znajdują się numery telefonów, faksów, e-maili, ewentualnie adresy internetowe.
2. Wizytówka służbowo-prywatna. Zawiera obok danych służbowych również adres i telefon domowy. Wręczając komuś taką wizytówkę, dajemy mu do zrozumienia, że może zwracać się do nas w sprawach służbowych również poza godzinami pracy, telefonując np. do naszego domu.
3. Reprezentant poważnej firmy „z klasą” powinien również posiadać wizytówkę, na której wydrukowane jest tylko jego imię i nazwisko. Taką wizytówką rewanżujemy się za wręczoną nam wizytówkę osobom, z którymi nie chcemy utrzymywać kontaktów.
4. Osoby na kierowniczych stanowiskach powinny posiadać również wizytówki, na których wszystkie dane przesunięte są w dół, tak że w górnej części wizytówki pojawia się wolne miejsce na ewentualne wpisy. Wizytówki takie stosujemy przede wszystkim do dokonywania uwag służbowych (wtedy dołączamy wizytówkę do dokumentów, których dotyczą te uwagi), przekazywania różnego typu informacji lub życzeń. Przypinamy je też z odpowiednią adnotacją do kwiatów i prezentów.
5. Wizytówki małżeńskie. Osoby zajmujące najwyższe stanowiska w hierarchii firmy wręczają takie wizytówki podczas np. uroczystych przyjęć, bankietów, gdy zapraszani są wraz z małżonkami. Są dwa typy wizytówek małżeńskich: tradycyjna, na której pośrodku znajduje się najpierw imię kobiety, potem mężczyzny, a następnie ich nazwisko (np. Ewa i Jan Kowalscy) oraz współczesna, na której umieszcza się pośrodku oddzielnie imię i nazwisko żony wraz z tytułami i funkcjami służbowymi, oddzielnie męża (również z tytułami i funkcjami). W tym wypadku nie umieszczamy automatycznie na pierwszym miejscu danych kobiety. Na wyższym miejscu znajdują się dane osoby bardziej utytułowanej i sprawującej wyższe funkcje zawodowe.
Papier firmowy
Papier powinien być najwyższej jakości, biały, ewentualnie kremowy. Może być ozdobiony drukowanymi nagłówkami – nazwą i logo firmy w kolorze czarnym, ewentualnie złotym. Nagłówki powinny znajdować się w lewym górnym rogu. Dopuszczalne jest jednak umieszczanie ich również u góry pośrodku lub z lewej strony. Korespondencja prowadzona na papierze firmowym powinna zawsze zawierać datę umieszczoną na końcu pisma po lewej stronie lub w prawym górnym rogu. Stałe elementy to:
- nazwa miejsca,
- dzień miesiąca pisany cyframi arabskimi,
- pełna nazwa miesiąca,
- pełny rok pisany cyframi arabskimi. W pismach sporządzonych po polsku podaje się ponadto literkę r z kropką – „r.”.
Przykłady: „Warszawa, 23 czerwca 2009 r.” lub „Brussels, 25 November, 2008”.
Sporządzając pismo na papierze firmowym, warto stosować marginesy i paginację właściwą dla korespondencji dyplomatycznej, a więc rozpocząć tekst na wysokości 2/3 strony, lewy margines 1/3 strony, prawy 2,5–3,0 cm. Paginacja (gdy pismo ma więcej niż jedną stronę) nie obejmuje pierwszej strony (zaczynamy od cyfry „2” na drugiej stronie) powinna być dokonywana cyframi arabskimi ujętymi w łączniki (np. „– 2 –”) na górze strony 2,0–2,5 cm od górnego brzegu kartki. Tekst pisany zaczynamy po przynajmniej trzech odstępach.
Komunikacja wirtualna
Prowadząc korespondencję e-mailową, pamiętajmy o tym, że reguły jej dotyczące są takie same jak reguły korespondencji papierowej. Możemy zatem umieszczać w tle papier firmowy i pisać list dokładnie tak samo, jakbyśmy pisali na tym papierze. Takie same muszą być też wszystkie jego elementy, a więc np. nagłówek (np. „Szanowny Panie,”) i zakończenie (np. „Z wyrazami szacunku”). Oficjalnych e-maili nie piszemy nigdy na górze otrzymanego e-maila po zastosowaniu opcji „odpowiedz”. Stosujemy tradycyjną, nie za małą czcionkę (np. Times New Roman). Zawsze dokonujemy szczegółowej redakcji i korekty listu, eliminując wszystkie błędy.