Przy wdrożeniach systemów do zarządzania zasobami ludzkimi firmy stawiają sobie za cel nie tylko odzwierciedlenie procesów biznesowych i opis ich logiki, ale także uporządkowanie wszystkich procesów w organizacji związanych z zarządzaniem personelem. Porządkowanie wiąże się również z trwałymi zmianami organizacyjnymi. Wymaga zdefiniowania, opisania i usprawnienia wszystkich działań związanych z ZZL, często także ich uproszczenia oraz skrócenia, począwszy od wspomagania rekrutacji, oceny okresowej pracowników i możliwości definiowania jej kryteriów indywidualnie dla konkretnego pracownika, przez pomiar efektywności podejmowanych działań kadrowych, np. możliwość określenia planowanych i realnych kosztów szkolenia danego pracownika czy kosztów jego pozyskania, aż po automatyzację komunikacji elektronicznej.
Wiele w jednym
Przypisane do systemów wspierających HRM i możliwe do wykonania procedury pomagają menedżerom HR zdobywać i gromadzić wiedzę o przyszłych pracownikach i osobach już zatrudnionych.
- Konieczność sprawnego zarządzania zasobami ludzkimi staje się sprawą coraz pilniejszą w dobie zmniejszającego się bezrobocia oraz problemu emigracji zarobkowej. Dokładna wiedza o pracownikach, ich umiejętnościach, potrzebach i aspiracjach pozwala lepiej dostosować ofertę pracodawcy do wymagań rynku pracy, i to niekoniecznie w aspekcie związanym z wynagrodzeniem - mówi Tomasz Sokołowski, dyrektor ds. marketingu i sprzedaży firmy InsERT.
Nowoczesny system wspomagający HRM powinien nie tylko umożliwiać lepsze wykorzystanie zasobów ludzkich.
- Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów czy aplikacjom wykorzystującym łączność internetową oraz wewnętrzny intranet możliwe jest zmniejszenie zatrudnienia w działach HR i administracji. Natomiast dla samych pracowników działów personalnych zastosowanie aplikacji wspomagających zarządzanie ich pracą upraszcza i automatyzuje liczne, powtarzalne i okresowe czynności, niezbędne do utrzymania ciągłości działania firmy. Nie mniej ważnym elementem jest też bezpieczeństwo danych, zarówno osobowych, jak i firmowych, a także ochrona ich przed niepowołanymi osobami oraz możliwość błyskawicznego dostępu do takich informacji dla kadry kierowniczej lub właściciela - wyjaśnia Paweł Przedpełski, dyrektor działu sprzedaży Sage Symfonia.
Do istotnych korzyści płynących z zastosowania nowoczesnych rozwiązań informatycznych wspomagających zarządzanie działem HR zalicza się też podniesienie jakości i zwiększenie dostępności informacji. Zdaniem Przemysława Lecha, partnera zarządzającego w firmie LST, zastosowanie coraz popularniejszych rozwiązań samoobsługi pracowniczej ułatwia zarządzanie personelem, a dzięki zastosowaniu narzędzi e-learningowych poprawia się także proces dystrybucji wiedzy i samokształcenia pracowników.
Na skalę rozwoju aplikacji wspierających HRM wpływa zmiana kultury biznesowej w Polsce z kierunku nastawionego na maksymalizację zysków na stałe podnoszenie wartości rynkowej, wyrażające się m.in. dbałością o pracowników. Firmy kupujące te systemy mają jasno sprecyzowane wymagania, wybierają dobre i sprawdzone w działaniu produkty, od tych producentów, którzy zapewniają wysoki poziom obsługi i serwisu. Użytkownicy przy wyborze danego systemu informatycznego kierują się potrzebami organizacji, ustalanymi na podstawie analizy ilościowej oraz jakościowej, wewnętrznych oraz zewnętrznych procesów biznesowych, a nie tylko ceną samej licencji.
Według Roberta Czułego, prezesa firmy Soneta, najbardziej poszukiwane są aplikacje zawierające elementy wspomagające budowanie systemów motywacyjnych, ścieżek karier, szkoleń. W przypadku ustanawiania kadry rezerwowej, szczególnie przy tworzeniu grup zadaniowych, ważne jest, aby każdy pracownik miał dublera z zasobów firmy lub z zasobów outsourcingowych. Firmy szukają także aplikacji, które pomagają naliczać wynagrodzenie strategicznym grupom pracowników w zależności od oceny związanej z realizacją zadań.
Pożądaną przez użytkowników funkcjonalnością aplikacji wspomagających HRM jest także wyposażenie tych programów w moduły analityczne.
- Coraz częściej pracodawcy zwracają uwagę na obsługę systemu szkoleń, a także precyzyjną analizę umiejętności pracowników - mówi Tomasz Sokołowski.
- Co ciekawe, również w małych firmach rośnie świadomość potrzeby korzystania z zaawansowanych rozwiązań informatycznych. Te tendencje będą się utrzymywać w najbliższych latach - dodaje Paweł Przedpełski.
Oprócz standardowej funkcjonalności zapewniającej sprawne zarządzanie kadrami oraz naliczanie wynagrodzeń użytkownicy coraz większą wagę przykładają do narzędzi wspierających tzw. miękki HRM.
- Chodzi o zarządzanie kompetencjami, rozwojem pracowników i rekrutację. Coraz więcej zapytań ofertowych dotyczy również narzędzi łączących funkcje zarządzania kompetencjami z systemami e-learningowymi - twierdzi Przemysław Lech.
Klienci są zainteresowani systemami, które mogą być dostosowane do konkretnego procesu w organizacji, a nie odwrotnie.
- Duże znaczenie dla użytkowników ma elastyczność programów wspierających HRM, ale także możliwość wprowadzenia maksymalnej automatyzacji procesów wszędzie tam, gdzie jest to możliwe. Nie bez znaczenia jest też proaktywność systemu, polegająca na komunikowaniu odpowiednim osobom o zaistnieniu danego zdarzenia, np. informacja do wskazanych osób o zatrudnieniu lub zwolnieniu pracownika lub o zbliżającym się terminie badań lekarskich lub wygaśnięcia uprawnień itp. - mówi Tomasz Zubrzycki, główny konsultant ds. sprzedaży rozwiązań HCM w Oracle.
Dla małego i dużego
Nowoczesne systemy wspierające pracę działów HR cieszą się coraz większym zainteresowaniem nie tylko w firmach o profilu produkcyjnym, lecz także w sektorze usług, handlu czy dystrybucji.
- Kiedyś systemy wspierające HRM były wdrażane wyłącznie w firmach dużych. Teraz coraz mniejsze podmioty inwestują w tego typu oprogramowanie. Oczywiście mniejsi przedsiębiorcy potrzebują też mniejszych systemów, ale oni również dostrzegają korzyści płynące z bardziej zaawansowanej funkcjonalności - mówi Tomasz Sokołowski.
Co dalej?Według opinii specjalistów tej branży wiele aplikacji wspomagających zarządzanie zasobami ludzkimi będzie się rozwijało w kierunku systemów jeszcze bardziej zintegrowanych ze środowiskiem informatycznym firmy, ale jednocześnie aplikacji łatwo parametryzowanych. Parametryzacja zagwarantuje możliwość prostego przystosowania aplikacji do zmieniających się przepisów, prowadzenia analiz, raportowania, które w większości przypadków będą mogły być realizowane samodzielnie przez użytkownika programu.
- Z jednej strony aplikacje te będą się rozwijać w kierunku bardziej zaawansowanego definiowania, a następnie rozbudowy metod pomiaru i zarządzania zespołami pracowniczym i np. określania wymaganych kompetencji, kwalifikacji, potencjału rozwojowego itp. Z drugiej strony w zakresie zarządzania systemy będą ułatwiać ilościowe i jakościowe planowanie potencjału pracowniczego, umożliwiać budowanie efektywnych systemów motywacyjnych realizujących zarówno cele organizacji, jak i indywidualne cele pracowników - twierdzi Anna Węgrzyn, opiekun merytoryczny projektu mHR z firmy BPSC.
Częściej systemy wspomagające HRM będą kierowane do małych firm z coraz większej liczby sektorów gospodarki.
- Systemy wspierające HRM będą trafiać do coraz mniejszych podmiotów, których wymagania bywają odmienne od tych, które artykułują wielkie przedsiębiorstwa. Dla mniejszych firm nie mają znaczenia rozbudowane statystyki i grupowe rozwiązania, tu dużą rolę odgrywa indywidualne podejście do każdego pracownika - mówi Tomasz Sokołowski. Wzrośnie też rola tzw. miękkich aspektów zarządzania personelem.
Zdaniem Pawła Przedpełskiego zasięg systemów wspomagających HRM obejmie sferę, w której w grę wchodzi np. psychologia zarządzania, zachowania grupowe, indywidualne cechy i uwarunkowania osobowościowe, aktywność pozasłużbowa personelu. Systemy te będą uwzględniały m.in. obszar edukacji czy modelowanie i planowanie rozwoju osobistego pracowników, wykorzystując ich hobby, pasje i zainteresowania niezwiązane z wykonywaną pracą.
Pożądane przez użytkowników cechy aplikacji wspomagającej HRM
Sprawne zarządzanie kadrami
Naliczanie wynagrodzeń
Zarządzanie czasem pracy
Narzędzia wspierające miękki HR - zarządzanie kompetencjami, rozwojem pracowników i rekrutację
Obsługa systemu szkoleń, w tym narzędzia łączące funkcje zarządzania kompetencjami z systemami e-learningowymi
Precyzyjna analiza umiejętności pracowników - pomiar efektywności podejmowanych działań kadrowych
Automatyzacja procesów - komunikacja elektroniczna
Najważniejsze korzyści z wdrożenia systemów wspierających HRM
Uproszczenie i skrócenie wszystkich działań związanych z zarządzaniem pracownikami
Optymalizacja zatrudnienia w dziale HR
Użycie narzędzi do planowania zatrudnienia, szkoleń, ścieżek rozwoju
Korzystanie z rozbudowanych systemów motywacyjnych
Redukcja zatrudnienia w całej organizacji i zwiększenie efektywności pracy
Ułatwienie przekazywania wiedzy i samokształcenia pracowników korzystających z rozwiązań intranetowych i e-learningowych
Możliwość korzystania z usług i narzędzi analitycznych
Zastosowanie rozwiązań samoobsługi pracowniczej: np. pozyskiwanie informacji o planie urlopowym, poziomie wykorzystania urlopu, terminach badań, obowiązkowych szkoleń, zgłaszania nieobecności
Integracja z MS Office, Outlook - przypominacze dla grupy pracowników o zbliżających się terminach badań, szkoleń, dostarczenia brakujących dokumentów itp.
Tomasz Kozłowski