Praca zdalna rozwinęła się w trakcie pandemii. Szczególnego znaczenia nabrało wobec tego zarządzanie zespołami rozproszonymi. Zjawisko to widoczne jest zwłaszcza w sektorze IT. Powoduje to konieczność nowego podejścia do zarządzania zespołami. Umiejętność sprawnego zarządzania projektami realizowanymi zdalnie staje się priorytetem. Na jakie czynniki należy w tym kontekście zwrócić uwagę?
Bez względu na wybraną metodologię, kluczowy dla zarządzania projektami jest dobry plan. Taki plan powinien obejmować zarówno zasoby techniczne, jak i ludzkie, klarowny podział obowiązków, harmonogram, a także określenie kamieni milowych do osiągnięcia na kolejnych etapach. Precyzyjny plan projektowy musi również uwzględniać analizę opłacalności przedsięwzięcia i sytuacje kryzysowe, które zawsze mogą wystąpić podczas dużych wdrożeń.
Skompletowanie właściwego zespołu jest równie istotne. Oczywiście, kompetencje poszczególnych osób są ważne, ale równie kluczowa jest umiejętność współpracy. Nie wszyscy członkowie zespołu efektywnie współpracują ze sobą we wszystkich projektach.
Maciej Kabaciński, szef pionu HR w firmie Quercus, specjalizującej się w wdrożeniach projektów SAP w obszarze HR, podkreśla, że odpowiednie połączenie osób o różnych umiejętnościach może przyczynić się do tworzenia mikrozespołów, które się doskonale uzupełniają, o ile oczywiście dobrze się rozumieją.
Maciej Kabaciński, szef pionu HR w firmie Quercus
Źródło zewnętrzne
Główne wyzwania: Komunikacja i monitorowanie postępów prac
Jednym z największych wyzwań w przypadku projektów realizowanych przez rozproszony zespół jest efektywna komunikacja, obejmująca burze mózgów, przydzielanie zadań, monitorowanie ich realizacji, rozwiązywanie problemów, itp. Ustalenie terminu spotkania online może być utrudnione, szczególnie jeśli członkowie zespołu pracują w różnych strefach czasowych. Narzędzia ułatwiające komunikację zdalnych zespołów są dostępne, ale według Macieja Kabacińskiego ważne jest, aby w trakcie projektu korzystać z sprawdzonych rozwiązań, aby uniknąć straty czasu na dostosowywanie się do nowych narzędzi.
Kolejnym wyzwaniem jest monitorowanie postępów prac, szczególnie w kontekście pracy zdalnej. Harmonogram projektu powinien być podzielony na etapy z konkretnymi zadaniami i terminami ich realizacji. W zespole rozproszonym trudniej jest na bieżąco monitorować postępy prac, co wymaga większego zaangażowania menedżera projektu. Dla efektywnej organizacji pracy zespołu istotne jest delegowanie konkretnych zadań z określonymi terminami realizacji.
Najbardziej wymagający etap: Przygotowanie koncepcji biznesowej
W przypadku projektów informatycznych z obszaru zasobów ludzkich, realizowanych na zlecenie doświadczonych firm, przygotowanie koncepcji biznesowej stanowi najtrudniejszy etap. Wymaga on przekształcenia procesów funkcjonujących w firmie na funkcje systemowe. Udany przebieg tego etapu zależy w dużej mierze od zaangażowania osób decyzyjnych, które muszą podejmować kluczowe decyzje w krytycznych momentach projektu. Mimo dostępności nowoczesnych narzędzi ułatwiających pracę nad koncepcją biznesową, decyzje ostateczne muszą być podejmowane przez odpowiednie osoby.
Zdaniem Macieja Kabacińskiego dobre wdrożenie projektu powinno być realizowane według praktyk zaciągniętych z określonej metodyki zarządzania projektami, jak np.: PRINCE, PMI, SPRINT. Uważa on, że nie ma uniwersalnej metodyki, która pasowałaby do każdego projektu, a na jej wybór mają wpływ takie czynniki, jak: czas, budżet, zespół, ale również doświadczenie, zakres wdrażanego rozwiązania.
Realizując projekt dla instytucji publicznej w rozliczeniu Fix Price – twierdzi Kabaciński – można stosować metodykę PRINCE z uwagi na potrzebę zaplanowania od samego początku czasu, zakresu i budżetu. Innym razem – jego zdaniem – realizując projekt z budżetem Time&Material, można pozwolić sobie na wytwarzanie oprogramowania etapami, wykorzystując metodyki SPRINT. O wyborze modelu prowadzenia projektu decydują również takie czynniki, jak: przewidywany czas realizacji oraz to, czy klient zakłada uruchomienie całości w ustalonym terminie, uwzględniając ryzyko otrzymania rozwiązania dostosowanego do jego stopnia znajomości systemu, czy woli skupić się na wdrażaniu poszczególnych etapów, jednocześnie ucząc się, jak działa system.
Podsumowując, wdrożenie projektu SAP w obszarze HR zawsze stanowi wyzwanie, zwłaszcza w kontekście presji czasu, oczekiwań klienta i stopnia skomplikowania rozwiązania. Kluczowe elementy sukcesu to solidna koncepcja biznesowa, precyzyjny plan oraz skuteczna komunikacja i monitorowanie postępów prac. Warto podkreślić, że projekt ma szanse powodzenia jedynie przy udziale doświadczonego i kompetentnego zespołu, który jest świadomy specyfiki zarządzania zespołem rozproszonym oraz umiejętnością zadaniowego rozliczania prac.