W jaki sposób ustalić wysokość ekwiwalentu za używanie i pranie odzieży roboczej

Ekwiwalent za używanie własnej odzieży oraz obuwia roboczego powinni Państwo ustalić w wysokości uwzględniającej ich aktualne rynkowe ceny. Natomiast ekwiwalent za pranie odzieży roboczej należy wypłacać w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika. Nie ma obowiązku przedstawienia przez pracownika faktur bądź rachunków poniesionych wydatków. Ekwiwalenty te przysługują nie tylko pracownikom, ale również zleceniobiorcom. Są one zwolnione z podatku dochodowego i składek. Mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu pracodawcy.

UZASADNIENIE

Przepisy podatkowe nie definiują pojęcia „ekwiwalent”. Jednak zgodnie z definicją słownikową ekwiwalent oznacza rzecz zastępującą inną rzecz o równej wartości, odpowiednik, równoważnik („Współczesny słownik języka polskiego” pod red. Bogusława Dunaja, Wydawnictwo Langenscheidt, Warszawa 2007).

Świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, są zwolnione z podatku dochodowego, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw (art. 21 ust. 1 pkt 11 updof). Ekwiwalenty za używanie własnej odzieży, jak również za pranie odzieży roboczej spełniają te warunki.

Ekwiwalent za używanie własnej odzieży i obuwia

Przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy, do których odwołuje się ustawodawca, są zawarte w dziale X Kodeksu pracy. Na ich podstawie pracodawca ma obowiązek nieodpłatnego zapewnienia pracownikom odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania określone w Polskich Normach:

• jeżeli odzież własna może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
• ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 237⁷ § 1 k.p.).

Pracodawca może jednak ustalić stanowiska, na których za zgodą pracowników będą oni używali własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 237⁷ § 2 k.p.). Pracownikowi, który wyrazi zgodę na używanie własnej odzieży oraz obuwia roboczego (i będzie ich faktycznie używał w pracy), pracodawca ma obowiązek wypłacać ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny (art. 237⁷ § 4 k.p.). Pracownik nie musi zatem przedstawiać faktury bądź rachunku na zakupioną odzież oraz obuwie robocze, których używa przy wykonywaniu pracy. W celu ustalenia wysokości tego ekwiwalentu należy ustalić bądź oszacować aktualną cenę zakupu odzieży roboczej lub obuwia roboczego na podstawie cen rynkowych.

Nie ma przeszkód, aby pracownikowi, który wcześniej zakupił taką odzież lub obuwie i posiada dokument potwierdzający wysokość dokonanego przez niego wydatku, wypłacić ekwiwalent w udokumentowanej wysokości.

WAŻNE!

Ekwiwalent za używanie własnej odzieży oraz obuwia roboczego należy ustalić w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny, tj. ustalić bądź oszacować ich cenę rynkową.

Możliwość przyznania ekwiwalentu nie dotyczy stanowisk, na których są wykonywane prace związane z bezpośrednią obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych albo prace powodujące intensywne brudzenie lub skażenie odzieży i obuwia roboczego środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi (art. 237⁷ § 3 k.p.).

Ekwiwalent za pranie odzieży

Pracownikom, którzy sami piorą odzież roboczą, przysługuje z tego tytułu ekwiwalent pieniężny. Wypłata tego ekwiwalentu jest możliwa, jeżeli zakład pracy nie ma możliwości zapewnienia prania odzieży roboczej. Wówczas czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika (art. 237⁹ § 3 k.p.).

WAŻNE!

Pracodawca może zlecić pranie odzieży roboczej pracownikowi, jeśli nie może zapewnić jej prania we własnym zakresie.

Aby określić wysokość ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej, pracownik nie musi dokumentować poniesionych wydatków fakturami lub rachunkami. Potwierdza to Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 6 sierpnia 2009 r. (sygn. ITPB1/ 415-407/09/PSZ): „Przepisy te nie wymagają, by pracodawca dokonywał zwrotu udokumentowanych wydatków ponoszonych przez pracowników. (...) Skoro zatem z przepisów Kodeksu pracy wynika, że to pracodawca jest zobowiązany do prania, konserwacji, naprawy, odpylania i odkażania stosowanych środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego, to – w ocenie tut. organu – wysokość ekwiwalentu wypłacanego pracownikowi może być ustalona także w sposób inny, niż tylko na podstawie dokumentów przedłożonych przez pracownika. Wypłacany pracownikowi ekwiwalent ma stanowić rekompensatę poniesionych przez niego kosztów. Wysokość kosztów może być ustalana we wzajemnym porozumieniu pracodawcy i pracownika. (...) Przepisy ustawy podatkowej nie stawiają szczególnych wymagań dla możliwości zwolnienia tego rodzaju ekwiwalentu z opodatkowania. Warunkiem zwolnienia jest wyłącznie to, by prawo do ekwiwalentu i zasady jego przyznawania wynikały z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy”.

Ustawodawca nie określił górnej granicy ekwiwalentu ani nie odwołał się do przepisów, które miałyby regulować tę wysokość. Jednak nie może on istotnie odbiegać od wartości uwzględniającej nakład pracy na ten cel oraz aktualne koszty (energii, wody, środków piorących itp.). Potwierdził to Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 8 kwietnia 1998 r. (I SA/Lu 392/97), w którym stwierdził, że „ekwiwalent pieniężny za pranie i reperację odzieży wykonywanej przez pracowników we własnym zakresie powinien być ustalony w kwotach realnych uwzględniających nakład pracy na ten cel oraz aktualne koszty: energii, wody, środków piorących itp.”

Ekwiwalenty dla zleceniobiorców

Pracodawca ma obowiązek zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy również osobom fizycznym wykonującym pracę na innej podstawie niż stosunek pracy w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę, a także osobom prowadzącym w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę na własny rachunek działalność gospodarczą (art. 304 § 1 k.p.). W związku z tym ekwiwalent pieniężny za używanie własnej odzieży ochronnej i obuwia roboczego oraz ekwiwalent za pranie tej odzieży przysługuje m.in. zleceniobiorcom.

Przychody z tego tytułu dla zleceniobiorcy również są zwolnione z podatku dochodowego. Potwierdza to interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 28 kwietnia 2008 r. (sygn. ILPB1/415-77/08-2/TW): „jeżeli więc ekwiwalent pieniężny za używanie własnej odzieży ochronnej i obuwia roboczego oraz ekwiwalent za pranie tej odzieży został wypłacony pracownikowi na podstawie powyższych przepisów Kodeksu pracy, będzie korzystał ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W tym przypadku nie ma znaczenia, czy mamy do czynienia z wypłatą ekwiwalentu dla pracownika, z którym jest zawarta umowa na okres próbny, czy też wypłaca się świadczenie pieniężne pracownikowi, z którym podpisano umowę na czas nieokreślony. Obowiązki pracodawcy związane z przepisami bhp wobec osób, których stosunek zatrudnienia powstał w wyniku zawarcia umów o charakterze cywilnoprawnym, są takie same, jak wobec osób, które pozostają z nim w stosunku pracy”.

Składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne

Do podstawy wymiaru składek nie są wliczane ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, jak również za używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego, wypłacone zgodnie z przepisami (§ 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe). Jednak odnosi się to tylko do pracowników, a nie do zleceniobiorców (§ 1 ww. rozporządzenia). Trybunał Konstytucyjny w wyroku z 16 lutego 2010 r. (sygn. akt P 16/09; Dz.U. Nr 31, poz. 167) uznał, że jest to niezgodne z art. 92 ust. 1 Konstytucji RP. Jednocześnie TK orzekł, że przepis ten traci moc z upływem 12 miesięcy od dnia ogłoszenia wyroku w Dzienniku Ustaw. Tym samym pozostawił czas do odpowiedniej zmiany przepisów. Pojawia się jednak problem, czy do czasu wejścia w życie nowych przepisów dostosowujących rozporządzenie do powyższego wyroku należy zaliczać te świadczenia do podstawy wymiaru składek zleceniobiorców. Trzeba uznać, że do czasu nowelizacji rozporządzenia przepisy § 2 ust. 1 pkt 6 ww. rozporządzenia powinny być stosowane również w stosunku do zleceniobiorców i nie należy naliczać składek od przyznanych im świadczeń bhp. Będzie to bowiem zgodne z Konstytucją RP.

Podobne stanowisko zajęło Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej, które w uzasadnieniu do przygotowanego już projektu rozporządzenia (projekt z 28 kwietnia 2010 r.) dotyczącego zmiany tych przepisów stwierdziło, że: „Wyrok Trybunału Konstytucyjnego obala ostatecznie domniemanie konstytucyjności (legalności) kwestionowanego przepisu. Od momentu ogłoszenia tego wyroku organy stosujące zakwestionowany przepis aktu wykonawczego powinny uwzględniać możliwość odczytywania go w sposób zgodny ze standardem konstytucyjnym w granicach wyznaczonych przez odpowiednie regulacje ustawowe przede wszystkim zawarte w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych. Zatem niezbędna jest pilna nowelizacja rozporządzenia. Przewiduje się wejście w życie projektowanego rozporządzenia pierwszego dnia miesiąca następującego po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia”. Projekt ten zawiera propozycję objęcia działaniem § 2–4 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. również osób wykonujących pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia. Na dzień przekazania niniejszej publikacji do druku projekt ten jest w fazie uzgodnień międzyresortowych i konsultacji społecznych. Treść i uzasadnienie tego projektu są dostępne na stronach Ministerstwa Pracy i Polityki Socjalnej.

Koszty uzyskania przychodu dla pracodawcy

Kosztami uzyskania przychodu dla pracodawcy są koszty poniesione w celu uzyskania przychodu oraz koszty związane z zachowaniem bądź zabezpieczeniem źródła przychodów (art. 15 ust. 1 updop). Przysługujące zatem na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, za używanie odzieży i obuwia stanowią dla pracodawcy koszty uzyskania przychodu. Poniesienie tych wydatków przez pracodawcę wynika z jego obowiązków uregulowanych przepisami prawa pracy i tym samym są one niezbędne do zachowania jego źródła przychodu.

Podstawa prawna

• art. 237⁶ § 1, § 2, art. 237⁷ § 3, § 4, art. 237⁹ § 3, art. 304 § 1 Kodeksu pracy,
• art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.),
• art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.),
• § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.).