Czy wydatki na zakup odzieży roboczej są opodatkowane i oskładkowane

Świadczenie rzeczowe w postaci przekazania pracownikowi odzieży roboczej jest dla niego przychodem ze stosunku pracy. Świadczenie to jest zwolnione z podatku dochodowego i ze składek. Wydatki na ten cel stanowią dla Państwa koszty uzyskania przychodu i nie są wydatkami na reprezentację.

UZASADNIENIE

Obowiązek zapewnienia pracownikom nieodpłatnie środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego wynika z przepisów Kodeksu pracy. Pracodawca jest zobowiązany dostarczyć pracownikom nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informować ich o sposobach posługiwania się tymi środkami (art. 237⁶ § 1 Kodeksu pracy).

Przez pojęcie środków ochrony indywidualnej należy rozumieć wszelkie środki noszone lub trzymane przez pracownika w celu jego ochrony przed jednym lub większą liczbą zagrożeń związanych z występowaniem niebezpiecznych lub szkodliwych czynników w środowisku pracy, w tym również wszelkie akcesoria i dodatki przeznaczone do tego celu (§ 2 pkt 9 rozporządzenia w sprawie ogólnych przepisów bhp).

Do środków ochrony indywidualnej nie należy natomiast zaliczać:

• zwykłej odzieży roboczej i mundurów, które nie są specjalnie przeznaczone do zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony zdrowia pracownika,
• środków ochrony indywidualnej używanych przez wojsko, policję i inne służby utrzymania porządku publicznego,
• wyposażenia stosowanego przez służby pierwszej pomocy i ratownicze,
• środków ochrony indywidualnej stosowanych na podstawie przepisów prawa o ruchu drogowym,
• wyposażenia sportowego,
• środków służących do samoobrony lub do odstraszania,
• przenośnych urządzeń do wykrywania oraz sygnalizowania zagrożeń i naruszania porządku publicznego.

Pracodawca ma również obowiązek ustalić rodzaje środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, których stosowanie na określonych stanowiskach jest niezbędne w związku z wymaganiami ww. przepisów, oraz przewidywane okresy użytkowania odzieży i obuwia roboczego (art. 237⁸ § 1 Kodeksu pracy).

Środkiem ochrony indywidualnej są m.in. odzież i obuwie robocze spełniające wymagania określone w Polskich Normach, które pracodawca ma obowiązek dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie:

• gdy odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
• ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 237⁷ § 1 Kodeksu pracy).

Wartość ubioru i obuwia roboczego dostarczonego pracownikowi przez pracodawcę jest dla pracownika przychodem ze stosunku pracy. Za taki przychód uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12 ust. 1 updof). Jednak świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, są zwolnione z podatku, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub z przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw (art. 21 ust. 1 pkt 11 updof). Świadczenie polegające na przekazaniu pracownikowi odzieży roboczej jest zatem zwolnione z podatku (obowiązek jego zapewnienia wynika z przepisów Kodeksu pracy). Jego wartości nie należy zaliczać do przychodu pracownika.

Wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy nie jest również zaliczana do podstawy wymiaru składek (§ 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe).

WAŻNE!

Świadczenie rzeczowe w postaci przekazania pracownikowi odzieży roboczej na podstawie przepisów bhp jest zwolnione z podatku dochodowego i ze składek.

Wydatki na ten cel stanowią dla pracodawcy koszty uzyskania przychodu. Nie ma tu znaczenia, że ceny fartuchów dla pracowników działów produkcyjnych są wyższe niż poprzednio kupowane. Nie mają one bowiem charakteru reprezentacji (art. 16 ust. 1 pkt 28 updop). Natomiast ich wyższa cena może być uzasadniona np. lepszą jakością bądź dłuższym okresem używania.

Podstawa prawna

• art. 237 § 1, art. 237⁶ § 1, art. 237⁸ § 1 Kodeksu pracy,
• art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.),
• art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.),
• § 2 pkt 9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 2003 r. Nr 169, poz. 1650 ze zm.),
• § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.).