Co do zasady, urlop wypoczynkowy jest udzielany pracownikom zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów jest zaś ustalany przez pracodawcę w oparciu o wnioski pracowników oraz z uwzględnieniem konieczności zapewnienia normalnego toku pracy w zakładzie pracy. Zaznaczenia wymaga fakt, iż pracodawca nie ma obowiązku uwzględnienia wniosków pracowników, gdy te mogłyby naruszyć normalny tok pracy w zakładzie pracy. Dodatkowo obowiązku tworzenia planu urlopów pozbawieni są pracodawcy, u których działająca zakładowa organizacja związkowa wyraziła zgodę na nieustalenie planu oraz pracodawcy, u których zakładowa organizacja związkowa nie działa. W przypadku braku obowiązku sporządzania planu urlopów, pracodawcy ustalają termin urlopu wypoczynkowego indywidualnie z każdym z pracowników. W praktyce planu urlopów ustala się w zakładzie pracy do dnia 31 grudnia, gdyż wraz z nowym rokiem, pracownik nabywa prawo do urlopu.
Kodeks pracy dopuszcza możliwość przesunięcia terminu zaplanowanego już urlopu wypoczynkowego. Okoliczności uzasadniające przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego można podzielić na okoliczności obligatoryjne i fakultatywne.
Skutki niewykorzystania urlopu w terminie
Obligatoryjne przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego
Pracodawca jest zobowiązany do przesunięcia terminu urlopu wypoczynkowego w przypadku usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, a więc de facto w przypadku, gdy pracownik nie ma realnej szansy na skorzystania z wypoczynku. Usprawiedliwiona nieobecność w pracy, warunkująca powstanie po stronie pracodawcy obowiązku przesunięcia terminu urlopu wypoczynkowego pracownika, może być podyktowana między innymi czasowa niezdolnością do pracy spowodowana choroba, odosobnieniem spowodowanych choroba zakaźną, urlopem macierzyńskim lub wezwaniem na ćwiczenia wojskowe czy urlopem okolicznościowym.
Fakultatywne przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego
Pracodawca może przesunąć termin urlopu wypoczynkowego ze względu na zaistnienie szczególnych potrzeb pracodawcy, w których nieobecność pracownika mogłaby spowodować poważne zakłócenia toku pracy. Przykładem wskazanych okoliczności uzasadniających przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego jest wystąpienie awarii i potrzeba usunięcia ich skutków. Pracodawca może również przesunąć termin urlopu wypoczynkowego na wniosek pracownika, uzasadniony ważnymi okolicznościami. Do ważnych okoliczności występujących po stronie pracownika, a uzasadniających przesunięcie terminu urlopu okolicznościowego zaliczyć można zarówno okoliczności dotyczące sytuacji rodzinnej, osobistej, czy o charakterze obiektywnym. Okoliczności te nie zostały wskazane przez ustawodawcę wprost, dlatego podlegają one samodzielnej ocenie pracodawcy.