Podczas kontroli w zakresie czasu pracy, pracodawca powinien udostępnić inspektorowi pracy niezbędną dokumentację związaną ze stosunkiem pracy.
Pracodawca powinien zatem udostępnić takie dokumenty, jak:
- zbiory przepisów zakładowych:
– regulamin pracy lub układ zbiorowy (jeżeli obowiązuje danego pracodawcę),
– obwieszczenie – w przypadku pracodawcy, u którego nie obowiązuje układ zbiorowy pracy i nie ma też obowiązku tworzenia regulaminu pracy,
Kontrola ZUS >>
- listy obecności i inne dokumenty, które służą do rejestracji czasu pracy (np. wydruki wejść i wyjść pracowników rejestrowanych w czytnikach kart elektronicznych – jeśli ten sposób potwierdzania przybycia i obecności w pracy jest przyjęty u danego pracodawcy; powinno to wynikać z zapisów regulaminu pracy lub u pracodawców, którzy nie mają obowiązku tworzenia regulaminu – z informacji o warunkach zatrudnienia),
- ewidencja czasu pracy łącznie z wnioskami o udzielenie czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych,
- akta osobowe, w których przechowywane są oświadczenia o korzystaniu lub nieskorzystaniu przez pracownika będącego rodzicem lub opiekunem z uprawnień, np.:
– zgoda (lub jej brak) na wykonywanie pracy ponad 8 godzin, pracy w porze nocnej i w godzinach nadliczbowych lub w systemie przerywanego czasu pracy przez pracownika opiekującego się dzieckiem w wieku do 4 lat,
– wnioski o wprowadzenie skróconego i weekendowego systemu czasu pracy,
– wnioski o zastosowanie indywidualnego rozkładu czasu pracy, - harmonogramy czasu pracy, które pracodawca powinien tworzyć dla pracowników zatrudnianych w różnych dniach i godzinach (tj. dla pracujących w systemie równoważnego czasu pracy czy na zmiany); są one źródłem informacji dla inspektora o tym, czy pracodawca planuje czas pracy pracowników w sposób zgodny z przepisami prawa pracy,
- umowy o pracę, w których inspektor może sprawdzić wymiary etatów pracowników, a w odniesieniu do pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy może zweryfikować, czy w umowach określono dodatkowo limit godzin ponadwymiarowych, natomiast w razie stosowania w firmie systemu skróconego tygodnia pracy lub weekendowego systemu czasu pracy – czy wprowadzono je w umowach o pracę,
- druki delegacji służbowych, które pozwalają na weryfikację czasu podróży służbowych odbywanych przez pracowników,
- regulamin organizacyjny – w celu ustalenia, których pracowników należy zakwalifikować jako kierowników
- wyodrębnionych komórek organizacyjnych,
- regulamin wynagradzania, listy płac oraz umowy o pracę – aby zweryfikować prawidłowość ustalania wynagrodzenia za godziny nadliczbowe i za pracę w porze nocnej,
- wykaz prac szczególnie niebezpiecznych lub związanych z dużym wysiłkiem fizycznym lub umysłowym – jeśli w firmie są pracownicy „nocni”.