W planie urlopów należy uwzględnić nie tylko urlopy, do których pracownicy nabywają prawo z początkiem roku kalendarzowego, lecz także urlopy pierwsze, do których nabędą prawo w trakcie roku kalendarzowego, jak również urlopy bieżące i zaległe. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikowi „na żądanie”.
Przepisy prawa pracy nie regulują kwestii okresu, który obejmuje plan urlopów. Stąd też nie ma przeciwwskazań, aby taki plan obejmował część roku kalendarzowego, np. półrocze lub kwartał, chociaż zwykle pracodawcy ustalają plan urlopów na okres roku kalendarzowego.
Obowiązek przygotowania planu urlopów nie musi dotyczyć wszystkich pracodawców. Pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę. Planu nie ustala także pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem, biorąc przy tym pod uwagę wniosek pracownika i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.