Obowiązkowo za 2008 r. informację ZUS IWA przekazują płatnicy, którzy byli płatnikami składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia 2008 r. i co najmniej jeden dzień stycznia 2009 r. Ponadto płatnicy zobowiązani do składania ZUS IWA to ci płatnicy, którzy zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych oraz byli wpisani do rejestru REGON 31 grudnia 2008 r.
O obowiązku złożenia informacji ZUS IWA decyduje opłacanie składek na ubezpieczenie wypadkowe. Oznacza to, że płatnik, który zatrudniał w 2008 r. miesięcznie 15 zleceniobiorców, którzy nie byli zgłoszeni do ubezpieczenia wypadkowego, oraz 5 pracowników nie ma obowiązku składania ZUS IWA za 2008 r.
Płatnik składek, który przez cały 2008 r. był zgłoszony w ZUS, musi w pierwszej kolejności ustalić, czy 31 grudnia 2008 r. był wpisany do rejestru REGON. Jeżeli płatnik spełnia ten warunek, to musi ustalić, czy liczba osób, którą zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego w 2008 r., wynosiła miesięcznie co najmniej 10 osób.
Kolejnym warunkiem jest nieprzerwane zgłoszenie płatnika w ZUS. Nieprzerwane zgłoszenie oznacza, że w każdym z miesięcy kalendarzowych 2008 r. przynajmniej jedna osoba ubezpieczona podlegała ubezpieczeniu wypadkowemu przynajmniej 1 dzień w miesiącu. Dlatego formularza ZUS IWA nie będzie przekazywał płatnik składek, który chociaż w jednym miesiącu danego roku nie będzie zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego ani jednej osoby.
Płatnik składek, który nie złoży do 31 stycznia 2009 r. formularza ZUS IWA albo gdy formularz będzie zawierał nieprawdziwe dane, jest zobowiązany złożyć brakujący formularz lub skorygować błędny dokument.
Jeśli jednak na skutek nieprzekazania formularza ZUS IWA lub podania w nim nieprawdziwych danych nastąpi zaniżenie wysokości obowiązującej płatnika stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe w roku składkowym trwającym od 1 kwietnia 2009 r. do 31 marca 2010 r., ZUS wyznaczy płatnikowi stopę procentową składki w wysokości 150% stopy procentowej ustalonej na podstawie prawidłowych danych na cały rok składkowy.
W przypadku gdy z powodu błędnie przekazanej lub nieprzekazanej informacji ZUS IWA płatnik będzie naliczał składkę wypadkową od zawyżonej stopy procentowej, to po ustaleniu prawidłowej wysokości składki powinien skorygować wcześniej przesłane dokumenty za rok składkowy trwający od 1 kwietnia 2009 r. do 31 marca 2010 r.