Jeżeli pracodawca zatrudnia co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, to zasadniczo ciąży na nim obowiązek dokonywania miesięcznych wpłat na PFRON, w wysokości kwoty stanowiącej iloczyn 40,65 proc. przeciętnego wynagrodzenia i liczby pracowników odpowiadającej różnicy między zatrudnieniem zapewniającym osiągnięcie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości 6 proc. a rzeczywistym zatrudnieniem osób niepełnosprawnych. Z wpłat zwolnieni są pracodawcy, u których wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynosi co najmniej 6 proc.
Osobą niepełnosprawną jest osoba posiadająca ubytek stanu zdrowia oraz orzeczenie o zakwalifikowaniu do jednego z trzech stopni niepełnosprawności. Obowiązek i wysokość wpłat na PFRON są uzależnione od rzeczywistego zatrudnienia osób niepełnosprawnych, jednak pracodawca zawiera (lub zmienia) stosunek pracy z osobą niepełnosprawną, a więc z osobą o orzeczonej niepełnosprawności, w sytuacji gdy obie strony są świadome istnienia niepełnosprawności pracownika (wynika to z okazanego orzeczenia, składanego do akt osobowych). Natomiast brak przedłożenia orzeczenia o niepełnosprawności uniemożliwia nawiązanie stosunku pracy z osobą niepełnosprawną - mimo że ta osoba może być faktycznie niepełnosprawna. Jeżeli zaś dana osoba była zatrudniona jako pełnosprawna, to nie można żądać zmiany jej statusu za wcześniejszy okres, gdyż według ówczesnych okoliczności była osobą zatrudnioną prawidłowo.