Pracownik może zwrócić się do pracodawcy o wypłatę części wynagrodzenia na poczet przyszłego wynagrodzenia. Taka przedterminowa wypłata zwyczajowo nazywana jest zaliczką, jednak nie jest ona tożsama z zaliczką pieniężną, o której mowa w Kodeksie pracy. Sąd Najwyższy w wyroku z 24 lipca 2001 r. (I PKN 552/00) stwierdził, że to wynagrodzenie zaliczkowe nie jest zaliczką w rozumieniu art. 87 § 1 pkt 3 k.p. Oznacza to, że w stosunku do przedterminowej wypłaty części wynagrodzenia nie mają zastosowania zasady dokonywania potrąceń z wynagrodzenia, które wspomniany przepis reguluje.
Wypłata pracownikowi części wynagrodzenia na poczet wynagrodzenia przyszłego jest częściowym spełnieniem przez pracodawcę świadczenia przed terminem jego wymagalności. Wypłacone kwoty podlegają zarachowaniu na poczet wynagrodzenia należnego za okres obrachunkowy, a w terminie wypłaty wynagrodzenia nie dochodzi do potrącenia z wynagrodzenia, ale do wypłacenia jego części uzupełniającej – do pełnej kwoty.
Pracownik nie jest zobowiązany do zwrotu i rozliczenia zaliczki na poczet wynagrodzenia.
Wniosek o zaliczkę
Wypłacenie zaliczki na poczet przyszłego wynagrodzenia należy odpowiednio udokumentować. Z tego powodu pracodawca powinien zażądać od pracownika wniosku o taką wypłatę. Należy zwrócić uwagę, aby z wniosku o zaliczkę jednoznacznie wynikało, że dotyczy on zaliczki na poczet wynagrodzenia. Taka informacja ma bowiem istotne znaczenie dla obowiązków składkowo-podatkowych.
WAŻNE!
We wniosku o zaliczkę należy także wskazać, czy podana w nim kwota jest kwotą brutto czy netto. Ma to praktyczny wymiar, gdyż często zdarza się, że ustalając z pracodawcą wysokość zaliczki, pracownik ma na myśli kwotę netto, natomiast pracodawca jest przekonany, że chodzi o kwotę brutto. Ustalając tę kwestię w prosty sposób, można uniknąć późniejszych niejasności i nieporozumień.
Następnie wniosek o wypłatę części wynagrodzenia na poczet wynagrodzenia przyszłego powinien zostać zaakceptowany przez pracodawcę lub inną osobę upoważnioną do takiej czynności. Taka zgoda jest konieczna, zaliczka stanowi bowiem w istocie część wynagrodzenia wypłaconą wcześniej, przed terminem wypłaty obowiązującym w danym zakładzie pracy.
Rozliczanie zaliczki
Pracownik, który otrzymał zaliczkę na poczet wynagrodzenia, w dniu wypłaty otrzyma kwotę wynagrodzenia pomniejszoną o już wypłaconą jego część. Pomniejszenie nie stanowi jednak zwrotu ani rozliczenia zaliczki uprzednio wypłaconej na poczet wynagrodzenia. Wypłaconą część pracownik zachowuje bowiem dla siebie i dysponuje nią swobodnie, co nie następuje w przypadku zaliczek pieniężnych przeznaczonych do wydania na pokrycie kosztów poniesionych na rzecz pracodawcy, o których mowa w art. 87 k.p.
WAŻNE!
Otrzymanie przez pracownika zaliczki na poczet wynagrodzenia powoduje konieczność jej opodatkowania i oskładkowania.
W myśl art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń.
W szczególności za dochód uznaje się:
- wynagrodzenia zasadnicze,
- wynagrodzenia za godziny nadliczbowe,
- różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop,
- wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Chociaż w powołanym przepisie zaliczka na poczet wynagrodzenia nie została wymieniona wprost jako przychód ze stosunku pracy, to jednak wydaje się, że należy ją tak potraktować. Podstawą wypłaty tej zaliczki jest bowiem łączący pracownika i pracodawcę stosunek pracy. Przytoczona definicja wskazuje natomiast, że za przychód ze stosunku pracy należy uznać m.in. wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne. Co za tym idzie, zaliczka na poczet wynagrodzenia, z chwilą wypłacenia lub postawienia do dyspozycji pracownika, staje się przychodem, który podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym.
Tak więc zaliczkę na poczet wynagrodzenia jako przychód należy uwzględnić w podstawie wymiaru składek ZUS oraz opodatkować w miesiącu jej wypłaty. Przychód u pracownika do celów podatkowo-składkowych powstaje bowiem w momencie jego wypłaty lub postawienia do dyspozycji.
Sposób rozliczenia zaliczki na poczet wynagrodzenia zależy od terminu jej wypłaty oraz terminu płatności wynagrodzenia. Zachodzą tutaj 2 sytuacje: wypłata zaliczki następuje w tym samym miesiącu co termin płatności pensji albo wypłata zaliczki następuje w miesiącu wcześniejszym w stosunku do terminu wypłaty.
Jeśli zaliczka na poczet przyszłego wynagrodzenia jest wypłacana pracownikowi w tym samym miesiącu co wynagrodzenie, wówczas rozlicza się ją razem z tym wynagrodzeniem.
Jeśli jednak zaliczka na poczet przyszłego wynagrodzenia pracownika jest wypłacona w miesiącu wcześniejszym niż to wynagrodzenie, wówczas rozlicza się ją w miesiącu wcześniejszym, a w kolejnym miesiącu następuje rozliczenie wynagrodzenia pomniejszonego o kwotę wcześniej rozliczonej zaliczki.
Przykład
Grzegorz B. 10 lutego zwrócił się do pracodawcy z wnioskiem o udzielenie zaliczki w wysokości 1500 zł brutto na poczet wynagrodzenia. Pracodawca zgodził się i 13 lutego pracownik otrzymał zaliczkę na poczet wynagrodzenia za luty. 27 lutego, w dniu wypłaty, Grzegorz B. otrzymał lutowe wynagrodzenie pomniejszone o kwotę udzielonej mu zaliczki.
Nadpłata wynagrodzenia
Od zaliczki na poczet wynagrodzenia trzeba odróżnić nadpłacone wynagrodzenie. Zasady rozliczania nadpłaconego wynagrodzenia różnią się od zasad rozliczania zaliczki.
Przypuśćmy, że pracodawca dokonał omyłkowej nadpłaty wynagrodzenia, do czego nie było podstaw faktycznych i prawnych, a nadpłata nie może być potraktowana jako zaliczka pieniężna w rozumieniu art. 87 § 1 pkt 3 k.p. W takiej sytuacji pracodawca powinien, zgodnie z art. 91 k.p., uzyskać od pracownika pisemną zgodę na potrącenie tej nadpłaty.
Pracodawca może także wystąpić do sądu z powództwem cywilnym o zwrot nadpłaty jako nienależnego świadczenia w celu uzyskania tytułu wykonawczego uprawniającego do dokonania potrącenia. Uprawnienie takie przysługuje na mocy art. 410 k.c. w zw. z art. 300 k.p.
Podstawa prawna:
- art. 87 § 1 pkt 3, art. 91, 300 Kodeksu pracy,
- art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.),
- art. 410 Kodeksu cywilnego.
Orzecznictwo:
- wyrok SN z 24 lipca 2001 r. (I PKN 552/00, OSNP 2003/12/291).